現(xiàn)階段石油企業(yè)檔案數(shù)字化管理問題研究

張雨

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 隨著社會(huì)信息技術(shù)的快速發(fā)展，石油企業(yè)的檔案管理工作既有機(jī)遇也有挑戰(zhàn)，現(xiàn)階段新形勢下，如何解決石油企業(yè)檔案數(shù)字化管理中的問題，促使石油企業(yè)檔案數(shù)字化管理體系更加完善和健全，是當(dāng)前石油企業(yè)的一大工作任務(wù)，因此，本文就現(xiàn)階段石油企業(yè)檔案數(shù)字化管理問題作一研究。

關(guān)鍵詞 石油企業(yè) 檔案數(shù)學(xué)化 管理問題

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各行各業(yè)都在應(yīng)用數(shù)字化，數(shù)字化已經(jīng)遍及人們生活的方方面面。所謂檔案數(shù)字化就是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將紙質(zhì)、聲像等傳統(tǒng)的檔案文獻(xiàn)轉(zhuǎn)化為數(shù)字的形式，讓檔案信息變得網(wǎng)絡(luò)化和智能化，方便人們進(jìn)行檔案資源的儲(chǔ)存、查閱和利用。檔案數(shù)字化是社會(huì)信息技術(shù)發(fā)展的必然趨勢，有助于石油企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，降低檔案管理成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

一、企業(yè)檔案管理的主要內(nèi)容

所謂檔案，就是企業(yè)在發(fā)展過程中，借用文字、圖表、數(shù)字、聲像等形式將企業(yè)的黨政、設(shè)備、會(huì)計(jì)、人事、生產(chǎn)等方方面面的有價(jià)值的資料的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，從而形成檔案。檔案作為一種信息資源，是對過去活動(dòng)的歷史記錄，同時(shí)對于未來的發(fā)展也有重要的參考價(jià)值，在石油企業(yè)的發(fā)展中，檔案對于未來的決策具有十分重要的參考意義。鑒于此，石油企業(yè)必須重視企業(yè)檔案的管理，現(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)應(yīng)該充分利用檔案資源，發(fā)揮其對石油開采的最大作用，為企業(yè)改革和政策的推行提供一定的理論依據(jù)，促進(jìn)石油企業(yè)科學(xué)管理水平的和現(xiàn)代化發(fā)展的不斷進(jìn)步。

二、石油企業(yè)檔案數(shù)字化管理中存在的問題

（一）石油企業(yè)對檔案數(shù)字化管理的重視有待加強(qiáng)

長期以來，提升經(jīng)濟(jì)效益一直是石油企業(yè)發(fā)展的首要目標(biāo)和根本任務(wù)，檔案管理工作在企業(yè)工作中并不占重要位置。因此，石油企業(yè)檔案數(shù)字化管理明顯滯后。雖然有些企業(yè)建立了數(shù)字化檔案，但是由于缺乏資金和專業(yè)人員，導(dǎo)致檔案數(shù)字管理處于停滯不前的狀態(tài)。計(jì)算機(jī)只是企業(yè)用來搜集資料的工具，其重要作用并沒有被充分利用起來。

（二）檔案數(shù)字管理化缺乏標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范體系

石油企業(yè)檔案進(jìn)行了數(shù)字化的管理之后，在檔案的保管、查詢、使用等方面都發(fā)生了重大的改變，傳統(tǒng)的檔案管理方式和理念已無法適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需求和發(fā)展。因此，石油企業(yè)必須根據(jù)當(dāng)前發(fā)展?fàn)顩r，制定一系列的符合當(dāng)前企業(yè)數(shù)字化管理需求的新標(biāo)準(zhǔn)。但由于企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)并未落實(shí)，實(shí)際的檔案管理只是按照檔案管理者的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，由于管理者有時(shí)并不完全明確自身責(zé)任，不清楚一些工作流程，這就嚴(yán)重影響了檔案數(shù)字化的規(guī)范發(fā)展。

（三）石油企業(yè)檔案數(shù)字化管理技術(shù)不成熟

對于石油企業(yè)而言，檔案管理的數(shù)字化軟件的規(guī)范性和適應(yīng)性較差，很多軟件之間存在不兼容的問題，當(dāng)各種軟件同時(shí)應(yīng)用的時(shí)候，會(huì)出現(xiàn)無法讀取數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。同時(shí)，由于電腦的儲(chǔ)存空間有限，無法長時(shí)間對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行保管，這就需要一定的載體來保存檔案數(shù)據(jù)。硬盤是首要的選擇，但其壽命也有限，因此，如何長久的保存檔案數(shù)據(jù)又是一個(gè)問題。

三、完善石油檔案數(shù)字化管理的對策

（一）檔案管理方式的現(xiàn)代化

石油檔案管理的現(xiàn)代化主要指的是檔案管理思想的現(xiàn)代化管理手段的現(xiàn)代化等，具體來說，就是石油企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理，能夠采取一系列的措施增強(qiáng)企業(yè)各部門的檔案意識(shí)，明確企業(yè)各部門與檔案部門之間的關(guān)系，靈活的運(yùn)用材料，發(fā)揮檔案利用的作用，使檔案信息庫發(fā)揮出充分的作用，提高對企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案的管理信息系統(tǒng)應(yīng)該充分考慮將辦公自動(dòng)化與檔案管理充分融合起來，運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化與現(xiàn)代化同步發(fā)展。此外，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的日益發(fā)展和完善，檔案管理應(yīng)該通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案分類和共享，有效的降低檔案所占空間，并實(shí)現(xiàn)方便、快捷、準(zhǔn)確的檢索，有效的提高企業(yè)的檔案的信息的傳輸和處理效率。

（二）健全檔案管理體系，完善管理制度

眾所周知，檔案的數(shù)量大、門類多、專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣、收集難度大及利用率高，這些特征都需要檔案管理者秉承科學(xué)、高校的管理理念開展工作。實(shí)際的檔案管理中，管理人員要聽過分層的方法，將企業(yè)檔案分為領(lǐng)導(dǎo)、管理與整理三個(gè)層次，確定專人負(fù)責(zé)各層次的工作。同時(shí)要加大企業(yè)對檔案管理的投入，提供完善的基礎(chǔ)設(shè)施，保證檔案管理工作有序良好開展，并且要組織企業(yè)檔案精神會(huì)議，強(qiáng)化企業(yè)整體對檔案管理的重視。對于檔案管理制度，要明確規(guī)定檔案歸檔的范圍、移交的時(shí)間等，保證檔案資料的完整性，運(yùn)用獎(jiǎng)懲的制度，激發(fā)員工檔案管理的積極性，提高檔案管理的效果。

四、結(jié)語

綜上所述，石油企業(yè)檔案數(shù)字化管理是促進(jìn)石油企業(yè)更好發(fā)展的重要支撐，因此，石油企業(yè)要重視檔案數(shù)字化管理，保持一定的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，采取積極的措施，保證檔案信息的安全性和完整性，保證石油企業(yè)的更好發(fā)展。

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