談科研院所外事工作的信息化管理

郗炯

中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 外事工作信息化，就是外事工作以人工管理方式向以數(shù)字化信息為主要形式給管理者提供服務(wù)和幫助的轉(zhuǎn)變過程。外事工作信息化管理既有優(yōu)勢，也有弊端，需要采取一些措施來改進(jìn)完善。

關(guān)鍵詞 科研院所 外事工作 信息化管理

隨著進(jìn)入全球經(jīng)濟(jì)一體化時(shí)代，科研院所的科研生產(chǎn)任務(wù)不斷增加，國際交流與合作也隨之增多。因此，科研院所的外事管理工作已經(jīng)成為科研生產(chǎn)管理環(huán)節(jié)的重要組成部分，其工作質(zhì)量的好壞，直接關(guān)系到科研院所的形象、聲譽(yù)和國際地位。外事工作服務(wù)于科研院所的中心工作，為中心工作提供各種支持。為更好地服務(wù)于中心工作，科研院所可以運(yùn)用信息化管理的手段，構(gòu)建外事信息管理系統(tǒng)，使其能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地搜集、分析和利用外事工作中的信息數(shù)據(jù)，從而進(jìn)行快速地業(yè)務(wù)處理和事件決策。

一、外事工作信息化管理的優(yōu)勢

外事工作信息化管理過程，是對因公出國派遣、邀請外國人來華、外事檔案管理等具體業(yè)務(wù)進(jìn)行需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、信息搜集、錄入、篩選和數(shù)據(jù)處理，使之產(chǎn)生相應(yīng)的可直接利用的外事信息，供外事管理工作者使用的過程。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公相比有如下幾點(diǎn)優(yōu)勢：

（一）可以提高外事管理工作的效率

科研院所的外事工作信息化管理主要是將因公出國派遣、外事接待、智力引進(jìn)等日常業(yè)務(wù)和科研生產(chǎn)項(xiàng)目相結(jié)合，集中于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進(jìn)行分析和處理。只需用戶進(jìn)行簡單的信息輸入，便達(dá)到信息快速交換和共享的目的，不再需要管理人員重復(fù)地勞動。同時(shí)后期數(shù)據(jù)的整理匯總，系統(tǒng)也會提供智能化的功能，可為事件決策提供有力依據(jù)。這些功能不僅可以節(jié)省時(shí)間，同時(shí)也降低了管理者以往大量信息輸入輸出時(shí)的出錯(cuò)率。與傳統(tǒng)的人工管理方式相比，信息化管理的方式明顯提高了工作效率。

（二）可以增強(qiáng)外事信息的有效性

外事管理過程中，外事檔案數(shù)據(jù)會不斷積累。傳統(tǒng)的檔案處理模式幾乎全是手工模式，從文件資料的形成到文獻(xiàn)信息的再檢索，時(shí)間較長，容易造成信息失效，甚至是信息流失，這樣嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。這樣也使得外事檔案的記錄、歸類、匯總以及后期的查閱，都會變得越來越困難。外事工作的信息化過程，利用了信息系統(tǒng)準(zhǔn)確而快捷地對各種外事信息進(jìn)行加工處理，以滿足工作需求。這樣不僅縮短了工作周期，也促進(jìn)了外事資源的整合，增強(qiáng)了外事信息的有效性。

（三）可以提高外事服務(wù)的質(zhì)量

外事管理工作具有一定的服務(wù)性質(zhì)，并且在整個(gè)涉外活動周期都有所體現(xiàn)。外事工作的信息化管理，可以利用信息系統(tǒng)，詳細(xì)地規(guī)劃設(shè)計(jì)外事工作指導(dǎo)方案，梳理并優(yōu)化外事工作全過程，簡化手續(xù)流程、縮短辦理周期，從而提供細(xì)致規(guī)范、優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)質(zhì)量。通過信息化的手段，可以及時(shí)地為涉外活動人員提供出行指南及安全保密措施，并將外事政策方針和知識文化滲透在日常工作中，主動地為涉外活動人員搜集篩選有價(jià)值的信息和更加直觀清晰、方便快捷的工作指引。同時(shí)，可以充分利用信息系統(tǒng)，建立外事工作溝通機(jī)制和平臺，為外事活動和外事交流打造新窗口，為外事管理部門樹立新形象。

二、外事工作信息化管理的弊端

（一）外事管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)滯后

目前的外事管理工作程序和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)未能與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)特點(diǎn)很好結(jié)合。在外事工作中的很多方面，都很難找到統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，這樣有可能導(dǎo)致信息系統(tǒng)后臺管理時(shí)出現(xiàn)混亂。

（二）軟件系統(tǒng)自身的局限性

外事管理信息系統(tǒng)在與辦公自動化、科研任務(wù)等其他信息系統(tǒng)集成時(shí)，需要留有大量接口。然而外事工作程序經(jīng)常發(fā)生變化，尤其是出國辦理這項(xiàng)業(yè)務(wù)中，其所需內(nèi)容會經(jīng)常發(fā)生變化。一旦業(yè)務(wù)需求發(fā)生變化，就涉及到軟件系統(tǒng)的二次開發(fā)問題，同時(shí)也涉及到數(shù)據(jù)庫的操作問題，由此可能會引發(fā)一系列的系統(tǒng)安全問題。

三、完善外事工作信息化管理的舉措

（一）提升外事管理標(biāo)準(zhǔn)化水平

外事管理信息化離不開標(biāo)準(zhǔn)化。要搞信息化管理，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，資源共享，標(biāo)準(zhǔn)必須做好。信息化人員、標(biāo)準(zhǔn)化人員和外事管理人員應(yīng)該更多地共同參與管理、規(guī)劃等工作，及時(shí)掌握外事發(fā)展動態(tài)和對信息化標(biāo)準(zhǔn)的需求，建立健全外事管理機(jī)制，規(guī)范統(tǒng)一外事信息數(shù)據(jù)，逐步形成外事工作的信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系，提高外事管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，加大信息化建設(shè)的投入，以滿足整個(gè)外事工作信息化管理的需要。

（二）加強(qiáng)外事管理人才培養(yǎng)

要使科研院所的的外事工作信息化管理與科研任務(wù)工作緊密結(jié)合起來，科研院所就必須重視外事管理人才工作能力的培養(yǎng)和職業(yè)素質(zhì)的提高。外事管理人才必須具備專業(yè)化的知識水平、先進(jìn)的管理思想和規(guī)范化的管理手段，這樣才能順應(yīng)科研院所外事工作的發(fā)展趨勢。因此，科研院所要不斷加強(qiáng)外事管理人才的外語能力培訓(xùn)、科學(xué)技術(shù)培訓(xùn)和管理能力的培訓(xùn)，使其熟練掌握多種業(yè)務(wù)技能和管理技術(shù)，成為滿足單位發(fā)展的復(fù)合型人才。

搞好科研院所外事工作信息化建設(shè)，不僅可以促進(jìn)科研院所外事管理水平的提升，也可以為科研生產(chǎn)過程提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和寶貴的資料。同時(shí)，也為科研院所的國際交流與合作起到了很好的推動作用。

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