如何推動(dòng)檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

馬叢容

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 檔案作為人們社會(huì)生活中直接形成的、有價(jià)值的歷史記錄，承載著文件的記錄性，再現(xiàn)過(guò)去的真實(shí)面貌。傳統(tǒng)管理文件的方法在面對(duì)越來(lái)越復(fù)雜的、多樣的檔案時(shí)已經(jīng)不再適用，新時(shí)代背景下要求高效的、科學(xué)的檔案管理形式，從而提高人才利用率，促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步。將檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理是現(xiàn)階段行業(yè)工作的新要求。本文就如何將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化提出了幾點(diǎn)建議，希望可以對(duì)檔案管理的優(yōu)化有所啟示。

關(guān)鍵詞 檔案管理 標(biāo)準(zhǔn)化 規(guī)范化

檔案的管理?yè)碛兄?dú)特的程序，他要求檔案管理的相關(guān)工作人員積極收集整理獲得的材料，與專(zhuān)業(yè)的電子技術(shù)人員一起建立一個(gè)具有收集、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、修復(fù)等多功能于一體的檔案管理系統(tǒng)，完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)保證了檔案的真實(shí)性、實(shí)用性、完整性、安全性。在檔案管理的不同階段都應(yīng)以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化作為工作的基本原則，適應(yīng)社會(huì)的多樣要求，增加國(guó)家的文化實(shí)力，提高人才的利用率，促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。

一、建立先進(jìn)的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)

新時(shí)代的檔案管理要求標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，這是傳統(tǒng)的管理方法所不能滿(mǎn)足的，為適應(yīng)社會(huì)要求，需要建立完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)?，F(xiàn)在已經(jīng)存在一些電子形式的檔案管理模式，但由于其自身設(shè)置的不完全性，以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的多變性而不能良好的適用于工作中，這就要求開(kāi)發(fā)者們?cè)O(shè)計(jì)出更加先進(jìn)的系統(tǒng)，不僅在日常工作中可以將檔案的收集、保存、查詢(xún)囊括其中，更應(yīng)該擁有強(qiáng)大的自我保護(hù)及備份功能，不受網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的侵害。例如最近比較猖狂的勒索病毒，如果沒(méi)有完備的系統(tǒng)設(shè)置，那么一旦數(shù)據(jù)庫(kù)感染病毒，全部的檔案無(wú)法調(diào)出，不僅會(huì)對(duì)工作造成巨大影響，信息的泄露所造成的損失更是無(wú)法估量的，完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化所必不可少的一項(xiàng)重要舉措。

二、完善檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)

在弘揚(yáng)法治社會(huì)的今天，依法治國(guó)、依法辦事早已成為主旋律，那么在檔案管理工作中，擁有健全的法律法規(guī)依然十分重要，只有建立完善的檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，在檔案管理的工作中才能依法的、有效的實(shí)行各項(xiàng)工作，保障人們權(quán)益，避免那些鉆法律空擋的不法行為。法律法規(guī)的建立需要社會(huì)各界的共同努力，不同領(lǐng)域的不同檔案管理，法規(guī)的要求都應(yīng)細(xì)化再細(xì)化，盡可能做到面面俱到，同時(shí)還應(yīng)在實(shí)施的過(guò)程中做到良好的監(jiān)督與修訂，而不是法規(guī)建立后就隨意使用，法規(guī)的有效實(shí)行和及時(shí)更新往往比法規(guī)的建立更加困難，它是一個(gè)長(zhǎng)期堅(jiān)持的過(guò)程，只有檔案管理者在日常工作中知法、守法，才能適應(yīng)不同社會(huì)條件下的不同要求。

三、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理的工作人員作為檔案管理工作的實(shí)行主體，在建立先進(jìn)管理數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí)，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)十分必要。在工作中，熟練的運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)的各項(xiàng)功能進(jìn)行檔案的管理、調(diào)取、備份，在使用的同時(shí)做到后期的維護(hù)，出現(xiàn)問(wèn)題可以在第一時(shí)間提出有建設(shè)性的方案，不會(huì)因?yàn)槌绦虻膯?wèn)題而影響正常工作等等都是工作中所需要的。當(dāng)今時(shí)代，檔案管理作為一個(gè)一直存在但知識(shí)內(nèi)容更新飛快的行業(yè)，要求從事這項(xiàng)工作的人員在原有相關(guān)知識(shí)的基礎(chǔ)上，適應(yīng)社會(huì)要求，吸收更加先進(jìn)的知識(shí)，同時(shí)所在單位也應(yīng)定期對(duì)員工進(jìn)行崗位培訓(xùn)，做到知識(shí)的及時(shí)更新，可以制定競(jìng)聘崗位等一些促進(jìn)學(xué)習(xí)的制度，使行業(yè)流入新鮮血液的同時(shí)激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化添磚加瓦。

四、加強(qiáng)檔案管理人員的規(guī)范管理

檔案管理的工作人員是將管理工作做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的直接實(shí)踐者，他們?cè)趯?shí)際工作中的行為，直接影響著行業(yè)的整體水平。為保障檔案管理的工作質(zhì)量，提高工作效率，嚴(yán)格的工作人員管理規(guī)范必不可少。不同行業(yè)對(duì)于不同檔案的管理要求不盡相同，這就需要領(lǐng)導(dǎo)者在各自行業(yè)需求的基礎(chǔ)上，針對(duì)不同的特點(diǎn)制定適用于各自領(lǐng)域的不同工作規(guī)范，做到規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)用。相關(guān)制度的建立使檔案管理工作更加的科學(xué)、安全。制定方案后還需跟進(jìn)后續(xù)的學(xué)習(xí)、實(shí)施情況，規(guī)定獎(jiǎng)懲制度，使工作人員深刻了解自己的工作內(nèi)容，工作制度，嚴(yán)格遵守。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，檔案作為記錄個(gè)人歷史經(jīng)歷的獨(dú)特文件，無(wú)論是對(duì)國(guó)家、對(duì)單位還是對(duì)個(gè)人，都是十分重要的，對(duì)檔案管理提出新要求，形成規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理形式，對(duì)推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展、單位的進(jìn)步、個(gè)人的前程都具有重要意義。檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化需要從管理系統(tǒng)、法律法規(guī)、管理人員，工作制度等各個(gè)方面做出努力。做到科學(xué)、實(shí)用，與時(shí)俱進(jìn)。最大限度的讓檔案管理工作在社會(huì)進(jìn)步中發(fā)光發(fā)熱。

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