關(guān)于機(jī)關(guān)檔案管理工作存在問題及改進(jìn)措施的思考

趙輝

摘 要：機(jī)關(guān)檔案具體指由各種執(zhí)行代議機(jī)關(guān)制定的法律和決定，管理國(guó)家內(nèi)政、外交、軍事等方面形成的文字、圖表、聲像等形式的行政事務(wù)文件等。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，檔案資源日益成為一種重要的戰(zhàn)略性資源而受到相關(guān)各方重視，檔案管理工作也被提出了越來越高的要求。為適應(yīng)新時(shí)期工作的需要，找出當(dāng)前檔案管理工作存在的不足并加以解決，是機(jī)關(guān)檔案管理工作的重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；管理；問題；措施

檔案工作就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作服務(wù)的工作，機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分；是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件的性質(zhì)；既是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的重要工作，又是整個(gè)檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。然而，本人在日常的業(yè)務(wù)工作中卻發(fā)現(xiàn)，相當(dāng)一部分機(jī)關(guān)的檔案管理工作明顯滯后于其他工作。筆者結(jié)合自身工作體會(huì)就目前機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問題，及對(duì)于改進(jìn)提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的意見，淺顯地談一些思考。

一、檔案工作還未引起足夠重視

當(dāng)前，盡管全社會(huì)對(duì)檔案和檔案工作的重視程度越來越高，檔案意識(shí)越來越趨于自覺，國(guó)家也頒布實(shí)施了《檔案法》為檔案管理工作提供了較充分的法律依據(jù)。但個(gè)別部門里任然存在對(duì)檔案工作不夠重視，有些部門對(duì)檔案法制意識(shí)相對(duì)淡薄，未能對(duì)檔案工作所需的人、財(cái)、物和檔案整理歸檔時(shí)間給予充分的保證。雖然有的把檔案工作列入了年度工作計(jì)劃，形式上也安排了專人負(fù)責(zé)抓落實(shí)，但真正把檔案管理工作作為部門工作有效機(jī)制來抓還存在較大缺陷。

二、檔案保管基礎(chǔ)條件存在較大差距

隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，大多數(shù)部門檔案保管條件有了明顯改善，但部分機(jī)關(guān)的檔案保管條件仍顯得比較落后，達(dá)不到安全標(biāo)準(zhǔn)，與整齊、規(guī)范、統(tǒng)一、便捷的工作要求。有的機(jī)關(guān)單位檔案室雖然曾經(jīng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，但在達(dá)標(biāo)后漸漸變成了雜物室，設(shè)施設(shè)備老化，不能適應(yīng)起碼的要求；有的機(jī)關(guān)基本沒有專門檔案室，文件資料要么散存在各科室，要么打包堆放在雜屋間，普遍存在設(shè)備不齊全。主要是主觀上對(duì)檔案和檔案工作重視不夠、認(rèn)識(shí)不足，貫徹落實(shí)檔案法規(guī)缺乏自覺性。

而那些沒有檔案室的單位，文件資料要么散存在辦公室和各科室，要么打包堆放在雜屋間，鼠咬蟲蛀損害嚴(yán)重；有的盡管有機(jī)關(guān)檔案室，但設(shè)備不齊全，檔案柜五花八門不統(tǒng)一，比較零亂。

三、檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)相對(duì)較低

檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，還是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性要求很高的工作，檔案人員不僅要有良好的思想道德素養(yǎng)，而且還要具備較強(qiáng)地專業(yè)素質(zhì)，只有這樣才能勝任檔案管理工作。雖然檔案行政管理部門在檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)上也做了大量的工作，取得了較好的成效，機(jī)關(guān)檔案干部隊(duì)伍的平均水平有了明顯的提高。但是，有的機(jī)關(guān)根本沒有落實(shí)專檔案人員，檔案業(yè)務(wù)工作歸口于機(jī)關(guān)辦公室，工作職責(zé)不明確，檔案管理基本處于癱瘓半癱瘓狀態(tài)；有的單位檔案人員一崗兼多職，疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒有時(shí)間和精力從事檔案管理工作；有的單位檔案人員因業(yè)務(wù)變動(dòng)頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，檔案平時(shí)疏于管理，應(yīng)對(duì)檢查敷衍了事，檔案進(jìn)入柜后不會(huì)查閱利用。

上述這些問題的存在，不僅嚴(yán)重滯約了機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展，也影響了檔案工作正常職能的發(fā)揮。機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化開展，既是時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是檔案工作維護(hù)好、保管好、服務(wù)好主要職能的體現(xiàn)。本人認(rèn)為，要改變機(jī)關(guān)檔案管理的這種現(xiàn)狀，改進(jìn)和提高檔案管理工作應(yīng)采取以下措施：

四、提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，是做好檔案工作的關(guān)鍵

首先是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一定要重視、關(guān)心、支持檔案工作，進(jìn)一步提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作價(jià)值的認(rèn)識(shí)程度，決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度，在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。提高對(duì)檔案工作的重視，是規(guī)范檔案工作的需要，也是時(shí)代發(fā)展的需要。二是要強(qiáng)檔案宣傳力度，利用各種有效載體抓好《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的宣傳教育。通過宣傳，擴(kuò)大檔案工作的影響力，提高全社會(huì)檔案法制意識(shí)，使廣大干部職工充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，落實(shí)好依法執(zhí)政、依法治檔的工作機(jī)制。

五、加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施投入，改善檔案保管條件，實(shí)施規(guī)范化管理

檔案利用的基礎(chǔ)在于保管。機(jī)關(guān)檔案室必須嚴(yán)格按照《檔案法》等法規(guī)檔案保管標(biāo)準(zhǔn)要求，改善保管條件。一是要進(jìn)一步加大對(duì)本機(jī)關(guān)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施的投入，嚴(yán)格按檔案管理“十防”標(biāo)準(zhǔn)要求，不斷完善檔案室的保管條件，盡可能的改變檔案室雜、亂、差的問題，做到檔案室統(tǒng)一、整齊、規(guī)范。二是要完善制度，建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)。建立一支有分管領(lǐng)導(dǎo)、各科室主管負(fù)責(zé)人、部門檔案員組成的檔案管理隊(duì)伍，切實(shí)做到職責(zé)明確、責(zé)任到人、制度落實(shí)，以便本單位有關(guān)職能科室檔案整理歸檔有章可循，確保本單位檔案管理工作正常開展。

六、提高檔案人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)和運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理方法管理檔案的技能。檔案管理工作者一定要結(jié)合自己的崗位工作，掌握并熟練運(yùn)用檔案管理數(shù)字化、信息化技術(shù)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化知識(shí)。一是提高認(rèn)識(shí)水平，強(qiáng)化繼續(xù)教育是前提。發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問題很多，首先，要解決思想認(rèn)識(shí)問題。必須充分認(rèn)識(shí)到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，認(rèn)識(shí)檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高，通過各種形式對(duì)檔案管理人員進(jìn)行《檔案法》和國(guó)家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使他們充分認(rèn)識(shí)到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺性，為提高效率創(chuàng)造條件。其次，必須真正啟動(dòng)檔案人才工程，培養(yǎng)世紀(jì)人才，將檔案管理工作者的繼續(xù)教育列入重要的議事日程；二是要加強(qiáng)制度建設(shè)，建立運(yùn)行機(jī)制是關(guān)鍵。首先要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度，把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制，加強(qiáng)對(duì)檔案材料的控制、積累并進(jìn)行檢查考核，做到獎(jiǎng)罰分明。

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