大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下企業(yè)檔案工作的思考

馮淑嬋

摘 要：大數(shù)據(jù)不僅變革了公共衛(wèi)生、商業(yè)領(lǐng)域，它更是改變了人們的思維方式，顛覆了人們使用數(shù)據(jù)的方式，引起人們對(duì)數(shù)據(jù)前所未有的重視。本文嘗試從大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)檔案工作的影響入手，探討企業(yè)檔案工作應(yīng)采取的應(yīng)對(duì)之策，為企業(yè)提供更好的服務(wù)，發(fā)揮檔案的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；企業(yè)檔案工作；影響；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2018）08-0242-02

1 前言

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，計(jì)算機(jī)分析海量數(shù)據(jù)的能力越來越強(qiáng)，數(shù)據(jù)已經(jīng)成為了一種商業(yè)資本，一項(xiàng)重要的經(jīng)濟(jì)投入，可以創(chuàng)造新的經(jīng)濟(jì)利益。企業(yè)檔案作為數(shù)據(jù)的主要組成部分，在新形勢(shì)新環(huán)境下，企業(yè)檔案工作者應(yīng)采取何種新的管理方式，讓企業(yè)檔案管理水平更上一層，為企業(yè)發(fā)展大數(shù)據(jù)奠定良好基礎(chǔ)，是我們亟需探討的課題。

2 大數(shù)據(jù)的含義和作用

2.1 大數(shù)據(jù)的含義

大數(shù)據(jù)，顧名思義，就是信息爆炸時(shí)代產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)，無法在一定時(shí)間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，需要加工處理后才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。

2.2 大數(shù)據(jù)的作用

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨使人類第一次有機(jī)會(huì)和條件，在非常多的領(lǐng)域和非常深入的層次獲得和使用全面數(shù)據(jù)、完整數(shù)據(jù)和系統(tǒng)數(shù)據(jù)，深入探索現(xiàn)實(shí)世界的規(guī)律，獲取過去不可能獲取的知識(shí)，得到過去無法企及的商機(jī)。大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，使得通過數(shù)據(jù)分析獲得知識(shí)、商機(jī)和社會(huì)服務(wù)的能力從以往局限于少數(shù)象牙塔之中的學(xué)術(shù)精英圈子擴(kuò)大到了普通的機(jī)構(gòu)、企業(yè)和政府部門。大數(shù)據(jù)之所以可能成為一個(gè)“時(shí)代”，在很大程度上是因?yàn)檫@是一個(gè)可以由社會(huì)各界廣泛參與，不僅僅是少數(shù)專家學(xué)者的研究對(duì)象。數(shù)據(jù)被稱為“新的石油”，越來越多的政府、企業(yè)等機(jī)構(gòu)開始意識(shí)到數(shù)據(jù)正在成為組織最重要的資產(chǎn)，數(shù)據(jù)分析能力正在成為企業(yè)的核心競(jìng)爭力。可以說，誰搶占了數(shù)據(jù)的高地，誰就能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭中脫穎而出。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)企業(yè)檔案工作的影響

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)各行各業(yè)都產(chǎn)生了較大的影響，企業(yè)檔案工作也不例外。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)企業(yè)檔案工作的影響是機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，無論是機(jī)遇還是挑戰(zhàn)，只有掌握形勢(shì)，才能主動(dòng)出擊，應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的考驗(yàn)。

3.1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下企業(yè)檔案工作面臨的機(jī)遇

（1）企業(yè)檔案的重要性顯著加強(qiáng)。大數(shù)據(jù)的核心是預(yù)測(cè)，通過把數(shù)學(xué)算法運(yùn)用到海量的數(shù)據(jù)上來預(yù)測(cè)事情發(fā)生的可能性。大數(shù)據(jù)為我們認(rèn)識(shí)世界提供了一種全新的方法，未來企業(yè)的決策行為將日益基于數(shù)據(jù)分析做出，而不是像過去更多憑借經(jīng)驗(yàn)和直覺做出。在不久的將來，世界許多現(xiàn)在單純依靠人類判斷力的領(lǐng)域都會(huì)被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所改變甚至取代。例如麥當(dāng)勞、肯德基等旗艦專賣店的位置都是建立在數(shù)據(jù)分析基礎(chǔ)之上的精準(zhǔn)選址；電商如卓越亞馬遜、淘寶等則通過對(duì)海量數(shù)據(jù)的掌握和分析，為用戶提供更加專業(yè)化和個(gè)性化的服務(wù)。但是，實(shí)施大數(shù)據(jù)策略的前提是有“海量的數(shù)據(jù)”，數(shù)據(jù)的規(guī)模越大，能從中挖掘的價(jià)值就越多。企業(yè)檔案記錄了企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等大量數(shù)據(jù)，是企業(yè)數(shù)據(jù)不可或缺的重要組成部分，而且企業(yè)檔案的真實(shí)性、可靠性最高，可大大提高企業(yè)數(shù)據(jù)分析的準(zhǔn)確性，更加彰顯了企業(yè)檔案在企業(yè)中的重要性。

（2）企業(yè)檔案的利用效率將大大提高。無處不在的信息感知和采集終端為我們采集了海量的數(shù)據(jù)，以云計(jì)算為代表的計(jì)算技術(shù)的不斷進(jìn)步，為我們提供了強(qiáng)大的計(jì)算能力，這就讓人類分析海量數(shù)據(jù)的能力成為了現(xiàn)實(shí)。大數(shù)據(jù)與云計(jì)算是一個(gè)問題的兩面：一個(gè)是問題，一個(gè)是解決問題的方法。借助大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對(duì)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘分析，將大大提高企業(yè)檔案的利用效率，釋放出檔案更多潛在的價(jià)值。同時(shí)，通過分析用戶的查詢數(shù)據(jù)，掌握用戶的檔案需求，從而更有針對(duì)性的優(yōu)化檔案的管理，提高檔案服務(wù)水平。

3.2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下企業(yè)檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

（1）大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)企業(yè)檔案管理提出了更高要求。巨量的數(shù)據(jù)是大數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)，這就要求企業(yè)應(yīng)盡可能多地收集檔案數(shù)據(jù)，當(dāng)數(shù)據(jù)規(guī)模足夠大時(shí)，量變引起質(zhì)變，才能從海量的數(shù)據(jù)中發(fā)掘?qū)毑亍Ｄ壳?，企業(yè)辦公越趨于無紙化，各類系統(tǒng)、郵件產(chǎn)生了大量的電子檔案，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案只是占很少一部分。如何更好地收集企業(yè)產(chǎn)生的電子檔案是企業(yè)檔案工作者面臨的難題，主要原因有二：一方面企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)都是孤立的，不具備接口連接企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)無法整合到一起；另一方面企業(yè)電子文件歸檔管理滯后，沒有制定相應(yīng)的規(guī)章制度予以規(guī)范管理，難以確保電子文件的真實(shí)、完整、可靠、可用性。

（2）大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)企業(yè)檔案管理人員提出了更高要求。大數(shù)據(jù)是技術(shù)進(jìn)步的產(chǎn)物，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，企業(yè)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)越來越多，對(duì)檔案信息的利用需求、方式越來越多元，原有的檔案管理模式已不適用，而檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，對(duì)企業(yè)檔案管理者的管理理念、理論、專業(yè)能力、檔案數(shù)據(jù)的收集、分析、處理技術(shù)等都提出了更高的要求。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下企業(yè)檔案工作的管理對(duì)策

（1）企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)盡可能全部保留。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)據(jù)的規(guī)模顯得尤為重要。大數(shù)據(jù)技術(shù)就是通過對(duì)過去的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，預(yù)測(cè)行業(yè)未來的發(fā)展趨勢(shì)和走向，數(shù)據(jù)越多，預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性越高。雖然數(shù)據(jù)存儲(chǔ)必然加大企業(yè)的成本，但這一舉措是值得的。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)不是包袱，而是等待人們挖掘的財(cái)富。企業(yè)檔案工作者應(yīng)該開創(chuàng)新思路，從傳統(tǒng)的管理模式跳出來，重新認(rèn)識(shí)檔案價(jià)值、重新審視紙張時(shí)代形成的檔案鑒定觀、價(jià)值觀，以包容的心態(tài)，盡可能保留企業(yè)形成的所有檔案數(shù)據(jù)，為企業(yè)在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，奠定良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

（2）所有紙質(zhì)檔案均應(yīng)數(shù)字化。有些企業(yè)檔案管理者認(rèn)為十年以前的檔案沒什么價(jià)值，不需要數(shù)字化處理。但事實(shí)證明，大量過往的文件也有重大的利用價(jià)值。19世紀(jì)中葉，莫里通過分析舊的航海日志數(shù)據(jù)，提取出有用的數(shù)據(jù)，為當(dāng)時(shí)的海員提供了更有效的航海路線，他所繪制的圖表幫助商人們節(jié)省了一大筆錢，因?yàn)楹胶Ｂ烦虦p少了三分之一左右。龐大的數(shù)據(jù)庫有著小數(shù)據(jù)庫所沒有的價(jià)值，莫里中校是最早發(fā)現(xiàn)這一點(diǎn)的人之一。大數(shù)據(jù)的核心就是挖掘出龐大的數(shù)據(jù)庫獨(dú)有的價(jià)值。就像奧倫·埃齊奧尼對(duì)Farecast所做的事情一樣，用航空業(yè)過去的價(jià)格信息催生了一個(gè)大有賺頭的新公司。因此，企業(yè)過去形成的數(shù)據(jù)猶如待挖掘的寶藏，如果與現(xiàn)在、未來產(chǎn)生的數(shù)據(jù)整合在一起，也許會(huì)有驚人的發(fā)現(xiàn)。為此，企業(yè)檔案管理者應(yīng)該擁有大數(shù)據(jù)的思維，企業(yè)所有的紙質(zhì)檔案均應(yīng)數(shù)字化。

（3）提高檔案管理人員專業(yè)水平。很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作無非就是把文件整理好，提供查借閱就行，不需太多技術(shù)含量，隨便找個(gè)人管理就行，不一定非要檔案管理專業(yè)人員，這種想法是不合時(shí)宜的。企業(yè)檔案工作者不僅僅是企業(yè)檔案的保管者，更是企業(yè)檔案價(jià)值的挖掘者、發(fā)現(xiàn)者，企業(yè)檔案工作者的專業(yè)水平?jīng)Q定了企業(yè)檔案管理服務(wù)的質(zhì)量，尤其是在當(dāng)下計(jì)算機(jī)技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)期，對(duì)企業(yè)檔案管理者的要求只會(huì)越來越高，因此，企業(yè)更應(yīng)該重視檔案管理人員的培養(yǎng)，定期對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，讓其具備與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)的檔案專業(yè)技能，及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案管理者的專業(yè)化水平。同時(shí)，作為企業(yè)檔案工作者，應(yīng)該化被動(dòng)為主動(dòng)，加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營管理、電子文件管理、計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)等方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，形成一個(gè)既有全面的檔案理論知識(shí)，又有計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才。

5 結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代給企業(yè)檔案工作帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，但無論時(shí)代背景如何變化，企業(yè)檔案工作者的使命始終如一，那就是以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。企業(yè)檔案工作者只有順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，不斷提高自己的專業(yè)水平，用大數(shù)據(jù)的眼光和思維來管理企業(yè)檔案，守護(hù)好企業(yè)形成的檔案數(shù)據(jù)，并加大開發(fā)利用檔案信息資源，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值，才能真正的為企業(yè)服務(wù)。

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