規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的應(yīng)用

趙航

摘要：檔案工作是適應(yīng)社會(huì)實(shí)踐的需要產(chǎn)生的，各機(jī)關(guān)單位在工作和生產(chǎn)活動(dòng)中形成很多文件，各項(xiàng)工作的繼續(xù)和發(fā)展，需要對(duì)這些文件進(jìn)行管理。檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要保證，建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度對(duì)社會(huì)十分重要，在行政事業(yè)單位中，檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是事業(yè)單位檔案管理的關(guān)鍵，是行政事業(yè)單位協(xié)調(diào)、掌握、高效管理運(yùn)行的有效保障。本文對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要性與現(xiàn)狀

檔案管理工作對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的作用是對(duì)優(yōu)秀人才的發(fā)掘和員工的發(fā)展，人事檔案是記錄及發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才的重要途徑，通過(guò)對(duì)員工的檔案查詢(xún)，對(duì)個(gè)人素養(yǎng)和能力做出準(zhǔn)確的判斷，幫助各部門(mén)對(duì)員工的評(píng)價(jià)，并根據(jù)單位的實(shí)際需求對(duì)人員進(jìn)行調(diào)查，提高人事的工作效率。檔案管理工作對(duì)提高員工工作的積極性和工作質(zhì)量有重要的意義，我國(guó)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作量越來(lái)越大，工作難度越來(lái)越高，過(guò)去的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代化管理環(huán)境，需要推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

二、檔案規(guī)范化管理存在的問(wèn)題

1.領(lǐng)導(dǎo)對(duì)管理工作認(rèn)識(shí)不夠

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)工作的重視程度對(duì)工作的開(kāi)展產(chǎn)生著直接的影響，因此要想加快檔案管理規(guī)范化進(jìn)程，就必須得到機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作的支持[1]。但是當(dāng)前我國(guó)部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，一般不會(huì)采取一定的措施加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)，在一定程度上造成工作人員的積極性相對(duì)較低，對(duì)檔案管理規(guī)范化建設(shè)產(chǎn)生不良影響。

2.部門(mén)歸檔立卷制度貫徹不到位

部門(mén)歸檔立卷工作也在檔案規(guī)范化管理中發(fā)揮著重要的作用，只有機(jī)關(guān)事業(yè)單位相關(guān)部門(mén)都積極貫徹檔案歸檔立卷制度，才能夠在制度的約束下提升檔案管理工作的規(guī)范化程度，促使檔案資源的利用率得到相應(yīng)的提升。但是在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段我國(guó)部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位相關(guān)部門(mén)的歸檔立卷工作沒(méi)有在制度的規(guī)范下執(zhí)行，歸檔立卷效果較差，不利于檔案管理工作的優(yōu)化開(kāi)展。

3.檔案管理制度不健全

檔案管理制度的確立是檔案規(guī)范化管理的重要保障，只有具備健全的管理制度才能夠促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作得到良好的發(fā)展，進(jìn)而全面推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程。但是當(dāng)前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理制度還不夠健全，工作人員對(duì)管理制度的執(zhí)行效果也不夠理想，對(duì)檔案管理工作質(zhì)量的提升產(chǎn)生了一定的不良影響。

4.檔案利用手續(xù)繁瑣，不能滿(mǎn)足社會(huì)需要

相關(guān)調(diào)查研究顯示，當(dāng)前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作內(nèi)容相對(duì)繁雜，具體管理手續(xù)過(guò)于繁瑣，各項(xiàng)檔案的管理需要浪費(fèi)大量的人力和物力，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足新時(shí)期檔案管理工作的發(fā)展需求。因此要想實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還應(yīng)該注意簡(jiǎn)化檔案使用手續(xù)，為管理工作的優(yōu)化開(kāi)展創(chuàng)造條件。

5.檔案信息化管理程度較低

新時(shí)期隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及其在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。但是當(dāng)前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化程度偏低，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的辦公室自動(dòng)化，對(duì)檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)產(chǎn)生不良影響，也限制了檔案管理質(zhì)量的提升，不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展。

三、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的對(duì)策分析

1.完善制度，加強(qiáng)檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)和宣傳工作

工作的開(kāi)展需要有制度的保證，根據(jù)國(guó)家規(guī)定建設(shè)符合事業(yè)單位需求的檔案管理制度，能更好發(fā)揮制度的規(guī)范作用，運(yùn)用制度來(lái)約束員工的行為規(guī)范，體現(xiàn)制度的權(quán)威性與執(zhí)法的嚴(yán)肅性。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度，決定了檔案管理制度是否可以更好執(zhí)行，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理工作，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題能夠及時(shí)解決，完善檔案管理制度，提升制度落實(shí)的效果。檔案管理制度的有效落實(shí)，還需要加大宣傳力度，提高全體職工對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，在日常工作中注重?cái)?shù)據(jù)資料的保存、整理和存檔。

2.增加投入，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

在傳統(tǒng)管理中，手錄檔案已經(jīng)不能夠滿(mǎn)足檔案管理人員和職工的需求。在新形勢(shì)下運(yùn)用計(jì)算機(jī)、掃描儀器等進(jìn)行數(shù)據(jù)儲(chǔ)存，把文字、圖片、聲像等轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案搜索技術(shù)進(jìn)行管理，可以提升檔案信息的利用率，讓檔案數(shù)據(jù)得到共享。在事業(yè)單位內(nèi)增加互聯(lián)網(wǎng)模式的檔案管理設(shè)備，讓檔案管理逐漸信息化。在檔案轉(zhuǎn)變成信息化的同時(shí)也需要注意隱患，一些事業(yè)單位在建設(shè)中存在載體易損和系統(tǒng)被攻擊的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案遺失。所以要建設(shè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)防盜預(yù)警，當(dāng)檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，可以盡快恢復(fù)運(yùn)行。在檔案信息化管理中也需要把檔案進(jìn)行備份，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)檔案管理人才，對(duì)檔案管理系統(tǒng)每日進(jìn)行檢查維修。

3.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理要有保密性，對(duì)于檔案管理人員必須要有極高的政治責(zé)任感與工作職責(zé)感。事業(yè)單位要選擇有超高的政治責(zé)任感與工作職責(zé)感的員工進(jìn)行檔案管理工作，并且要經(jīng)常組織政治思想方面的培訓(xùn)。檔案管理信息化后，也需要管理人員自身素質(zhì)有所提升，熟練掌握計(jì)算機(jī)等操作要求、檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)等。

4.加強(qiáng)法律宣傳，搞好保密工作

檔案中涉及到了事業(yè)單位工作人員的各項(xiàng)隱私信息，因此事業(yè)單位在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，應(yīng)對(duì)檔案的管理工作給予足夠的重視，避免因檔案管理不善而造成事業(yè)單位員工隱私信息外泄的情況。首先，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)法律的宣傳，使得檔案管理人員可以對(duì)檔案管理的重要性產(chǎn)生認(rèn)識(shí)，提高檔案管理的規(guī)范程度。其次，檔案管理人員應(yīng)在檔案保密工作上下工夫，制定出有效的檔案保密條款，對(duì)于檔案的取閱，檔案信息的公布等進(jìn)行嚴(yán)格的控制，以此減少檔案信息外泄的情況。最后，有關(guān)檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀的過(guò)程中，應(yīng)保障銷(xiāo)毀的徹底性，要在多人監(jiān)督的情況下進(jìn)行粉碎銷(xiāo)毀或者燃燒銷(xiāo)毀，杜絕一切可能造成檔案信息外流的機(jī)會(huì)。

5.完善檔案室建設(shè)，注重服務(wù)質(zhì)量

紙質(zhì)檔案需要一定的存放空間，檔案越多占有的空間面積越大，同時(shí)由于紙質(zhì)檔案容易受到外界因素影響，經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生發(fā)霉，受潮的現(xiàn)象。因此有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案的存放地點(diǎn)進(jìn)行合理的選擇，建立起符合存放要求的檔案室，完善檔案室的建設(shè)，避免檔案因存放不當(dāng)造成檔案的損壞。除此之外，檔案室管理人員的工作能力也與檔案存放的質(zhì)量有著密切的關(guān)系，因此有關(guān)檔案管理人員應(yīng)積極的學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，吸取周?chē)ぷ魅藛T的工作經(jīng)驗(yàn)，注重提高服務(wù)的質(zhì)量，使得事業(yè)單位檔案管理工作可以取得長(zhǎng)足的進(jìn)步。

6.建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)信息管理

紙質(zhì)的檔案在存放以及查閱等方面都存在著一定的局限性，因此隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，建立電子檔案成為了事業(yè)單位檔案管理的主要工作。在進(jìn)行工在的過(guò)程中，有關(guān)管理人員通過(guò)信息錄入的方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案存放在計(jì)算機(jī)中，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與各部分進(jìn)行連通，方便各部分的查閱，有效的提高了檔案管理工作的速度，促進(jìn)了事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的進(jìn)程。

結(jié)語(yǔ)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作對(duì)單位自身的發(fā)展運(yùn)營(yíng)和員工個(gè)人的職業(yè)生涯規(guī)劃都有十分重要的作用，對(duì)于事業(yè)單位檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)應(yīng)從事業(yè)單位工作實(shí)際出發(fā)，結(jié)合現(xiàn)代思想理念，將檔案管理向著科學(xué)化、合理化的方向推進(jìn)，加強(qiáng)檔案管理，完善保密制度，建立電子檔案等方式，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的提高。

參考文獻(xiàn)

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[3]周知勇.加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的思考[J].云南檔案，2015（12）：21-23.

（作者單位：吉林省梨樹(shù)縣機(jī)構(gòu)編制電子政務(wù)中心）