信息化在辦公領域的運用分析

王燕 周曉晨 孫黎

摘 要：辦公信息化促進了工作方式的轉變和辦公效率的飛躍，將成為未來辦公發(fā)展新趨勢。文章針對計算機信息技術在辦公信息化上的運用進行了論述。通過查閱資料，對信息化辦公的發(fā)展過程和現狀進行了分析，總結現代信息化辦公的四大功能及其重要性和現階段存在的問題矛盾以及解決措施。

關鍵詞：計算機；信息化辦公；信息化建設；OA系統(tǒng)

計算機的誕生對全人類引發(fā)了巨大的深遠影響和作用，伴隨著信息技術的持續(xù)發(fā)展和進步，移動互聯(lián)網技術已經漸漸滲入到人們日常學習、生活和工作的各個方面。近年來計算機科學技術已經逐漸實現了平民化，高校、政企業(yè)單位等都與計算機不可分割，然而計算機的完善與技術的進步也在不停推進著工作高效化和信息自動化水平的提升。在辦公領域中計算機技術的廣泛運用有助于達到正規(guī)化、序列化的操作，有利于協(xié)同作業(yè)，提高決策能力，積極推動了辦公高效化發(fā)展并產生了良好效果。

辦公自動化（Office Automation，OA）系統(tǒng)是20世紀70年代中后期西方歐美國家急速成長起來的一種較全面和綜合性技術手段。經過我國改革政策開放以后，我國社會經濟進入高速上升階段，科學信息技術也開啟了激流勇進的時代，增強單位競爭力和提高當代化企業(yè)的應變管理和長遠發(fā)展能力，促使信息化辦公躋身快速成長隊列。我國的OA成長至今日，最開始從支持針對單機附帶辦公產物，成長為面對企業(yè)級別運用的重要辦公工具，其發(fā)展過程大致分為以下3個階段。

（l）傳統(tǒng)的數據操作辦公系統(tǒng)。其以數據結構規(guī)范化為保存和管理操作對象，突出對于數據的推算和統(tǒng)計水平，提高了文件管理能力。

（2）以作業(yè)流為核心的信息化系統(tǒng)。這一階段的信息化辦公完成了圍繞作業(yè)流為中心。這種模式完全改進了前期信息辦公的缺陷問題，以數據庫文件管理、電子郵件、索引功能、小組共同作業(yè)等作為支持。其包含了許多便捷方法或模板，它以網絡技術為基礎，完成了對人員、工作事物、資料文檔和大小會議的管理信息化。提高了個人辦公效率，提升辦公質量。

（3）以科學知識為主導的辦公信息化平臺。它核心是知識管理。其本身是一個系統(tǒng)性的項目，目的是協(xié)助單位發(fā)掘潛在的價值、定位到具有專業(yè)知識的人員、傳播知識、高效運用知識。OA軟件系統(tǒng)經歷長期的成長日趨完善，作用也從原來的行政化信息辦公處理，逐漸拓展到各個處理活動步驟，發(fā)展為部門作業(yè)信息辦公化的不可分割組成部分。第三代OA的突出特點是信息科學技術、有效共同享用資源，即時通信等完美結合。

1 信息技術與辦公自動化

1.1信息技術概述

信息是一個廣義的總述，人類對于信息技術的認識有著差異，其運用目標和想法也有差別，因此對其的定義也有很大程度上的區(qū)別。信息技術包含的內容廣而深且復雜，一來信息技術是一個科學專業(yè)的課程，另外，信息技術也包含在現實操作途徑中的開拓與使用。隨著計算機技術的普通化，人們的生活豐富性已與互聯(lián)網技術密不可分。使用計算技術可以幫助我們完成各類信息的傳遞處理，如文本、圖片、音視頻等，也能完成對相關程序的必要管控。人員借助信息平臺可以學習技術、提高認識、操作系統(tǒng)、處理數據等。

1.2辦公自動化概述

辦公自動化，是信息技術和現代化辦公相結合的新型辦公模式。平常見到的自動化辦公包含在以往辦公單位中添加的新設施，與此同時，添加的新技術也屬于辦公自動化的方面。自動化辦公的運用，調整管理機制，提升工作效率時，加強協(xié)作作業(yè)水平，增強決策的落實力度，最終實現各個部門的作業(yè)效率得到質的飛躍。伴隨著當今社會的持續(xù)進步以及科學技術的逐漸提升，計算機技術在信息化辦公上的運用日趨成熟和完善，而且擁有著不可分割的重要地位。一來信息技術的合理運用可以為辦公員工提供簡便化、自動化的作業(yè)操作環(huán)境。另外自動化辦公能很大程度上提升工作效率和效果，增強決策和辦公水平。

2 信息化辦公的功能及其重要性

信息化辦公是一個包含文本處理、數據加工、辦公業(yè)務操作、信息管理系統(tǒng)和決策支持在內的一個全面一體化新型辦公系統(tǒng)。其主要功能有以下幾方面。

2.1文本處理操作

文本處理工作是辦公室的重要工作當中的一項，傳統(tǒng)的處理手段都是依托于紙、筆，不同人員的反復修改、校對，費時費力。利用新型信息化辦公，通過計算機可以編輯、排版、打印、存儲、復制和自動校對等輕松操作，簡化工作量，提高工作效率。

2.2對數據處理加工

數據處理是通過對數據的采集、保存、處理、運算和傳遞等操作的總稱。其意義是從海量的初始化的數據中提取、分析出對于有價值的信息，為下一步行動和決策提供參考和依據。

2.3信息查詢功能

當今是大數據時代，科學計算機可以快速、高效、批量記錄、存儲、分類、檢索和閱讀各種信息資料。從眾多的數據庫中檢索出所需要的資料可能僅需要幾秒鐘的時間，這不是人工所能比擬的。

2.4網絡通信功能

如今互聯(lián)網快速的成長和完善，是網絡信息時代的集中表現。網絡通信的不斷迭代，現代化網絡技術的廣泛運用，使地球村得以實現。通過計算機網絡可以實現把整個部門關聯(lián)起來，打破時間和空間上的限制，繼而實現資源的共享，提高辦公系統(tǒng)穩(wěn)定性，分散協(xié)調工作。 伴隨著計算機技術日趨成熟和不斷完善，信息技術已經運用到各行各業(yè)中，并且實現著舉足輕重的作用和意義?，F代信息化辦公可以更好地促進辦公高效化，規(guī)范化，集成化，構建信息化辦公平臺，能夠達到更好的交流和溝通，明確職責和分工內容，進而提高辦事效率。

3 信息化建設過程現存的問題及應對措施

3.1對于現代化信息技術認知不足，隊伍專業(yè)素質參差不齊

由于隊伍建設中人員情況不一樣，對于信息化、網絡化認識不夠全面，對于信息化辦公的認可程度也各有所見，相對于喜歡接受新鮮事物的青年工作者，年長的人員對于信息化的接納和認知都遠不如前者，具體的操作也略顯生疏，信息化辦公往往得不到很好的運用和全面的執(zhí)行，造成效率低下和消耗資源過多的局面。

3.2信息化設備陳舊落后，軟硬件跟不上，缺乏維護

信息化辦公需要依托于科學的軟件和硬件設備，包括完善的系統(tǒng)、暢通的網絡和專業(yè)的維護和解決問題的人員。沒有這些基礎條件，信息化辦公就不能得到很好的運用，因設備原因跟不上發(fā)展需求反而可能南轅北轍，因此，需要軟硬件更加兼容，達到信息化辦公所需的基礎條件。

3.3信息辦公方式和制度有待完吾 網絡信息化辦公室建設的整體模式有待完善也是現階段出現的重要問題。因為辦公室有著固定的處理方向，新添加的信息化技術不能全面發(fā)揮其優(yōu)勢，再加上辦公室信息化建設程度不同，造成信息缺少貫徹和兼容性。

3.4信息安全和人為操作不當造成的安全隱患

信息化辦公固然安全方便，可是安全相關問題亦不容小看。人員安全意識淡薄，網絡環(huán)境愈發(fā)復雜，安全問題日趨嚴重，加之缺乏全面系統(tǒng)的安全防護體系，讓信息化辦公暴露在危險的處境下，繼而有可能造成操作系統(tǒng)癱瘓不能正常工作和數據資源的泄露呈現不可挽回的重大損失。還有一部分來自于人員的操作不當，沒有正常合理地使用系統(tǒng)辦公，造成人為安全隱患。

3.5應對措施

（1）加強對工作人員的簡單培訓和基礎教育，提升對信息化的認知程度，構建完善的工作機制，建立隨機考核方法，積極促進全面認識，達到擴大應用的作用。

（2）信息化建設需要依托于完善的基礎設備才能發(fā)揮功效，可以成立專項資金，定期維護，不斷更新，實現硬件、軟件、網絡等基礎設施和配置和完善。

（3）提高網絡信息系統(tǒng)的整合處理能力，整改提升信息化辦公新模式，使之更加靈活、適合，貼近辦公，突出信息辦公的優(yōu)勢。

（4） -方面提高人員的安全意識，做到操作有記錄，定期安排人員進修學習；另一方面為系統(tǒng)安裝殺毒和安全防護軟件，定期檢測，采用身份認證、數據加密處理等方式方法。

4 信息化辦公的進展

現如今我國的信息化取得了顯著進展，信息及協(xié)作系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)己成為當今企業(yè)的關鍵應用之一。在大數據、云計算、人工智能時代，信息化對于國家治理、企業(yè)決策、組織和業(yè)務流程都產生了巨大的影響。大數據挖掘為信息化辦公建設和運作提供決策，云計算對大數據資源整合分析為信息化建設提供技術實施，人工智能則通過不斷優(yōu)化完善，使信息化辦公更加簡便快捷、靈活和易用?，F階段信息化的運用可以概括為七大信息化平臺：知識管理平臺、日常辦公平臺、信息集成平臺、信息發(fā)布平臺、協(xié)同工作平臺、公文流轉平臺和企業(yè)通信平臺。移動電子政務、數字化校園等都是信息化辦公的成功案例，信息化離我們并不遙遠，它就在我們身邊.推動社會的不斷發(fā)展和進步。

5結語

信息科學技術的日漸成熟為各企業(yè)帶來了重要遼闊的成長機遇，同樣科學信息建設也是促進企業(yè)完成調整結構加快轉型升級的一個點。在科學信息越發(fā)高速發(fā)展的今日，科學技術不斷完善和進步，信息化智能設備更新?lián)Q代日新月異，移動化和智能化將成為未來企事業(yè)機關單位的發(fā)展和突破方向。利用先進的無線移動互聯(lián)網技術，達到打破時間和地域等條件的限制，簡便輕松地完成辦公等。不斷加強信息化處理技術在辦公中的運用，完善單位各部門信息辦公系統(tǒng)，落實加強企業(yè)管理和工作效率的保證。未來信息化辦公的發(fā)展將對現代化信息化建設格局產生重要影響，現代信息化產業(yè)的進步和完善又會推動信息化辦公的進步，二者相輔相成，共同促進。

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