公務文體的閱讀與寫作

黃林非

【摘要】閱讀公文時要從文書的標題中了解發(fā)文機關(guān)、主體事項和文種，從小標題或者段旨句中尋找文書的要點，根據(jù)文書慣用的結(jié)構(gòu)有針對性地獲取信息。熟悉公文的適用范圍和結(jié)構(gòu)是寫好公文的前提。此外，每一種文書還有各自不同的寫作要求，這也是學習者應當注意的問題。從教學方法的角度看，精講多練是教師打造有效課堂的不二法門。

【關(guān)鍵詞】公務文體；閱讀；寫作

【基金項目】本文為湖南省職業(yè)院校教育教學改革研究項目“高職院校文學類通識教育課程教學改革研究與實踐”（編號：ZJB2013008）的研究成果之一。

公務文體又稱公文，它是黨政機關(guān)和企事業(yè)單位、社會團體等在日常工作中用以溝通、聯(lián)系、辦理各項公務以及處理各層級之間及內(nèi)部與外部之間關(guān)系的一系列文章體式的統(tǒng)稱。常見的公文有請示、報告、通知、通報、通告、紀要、意見、函、決定、批復等等?！饵h政機關(guān)公文處理工作條例》（中共中央辦公廳2012年4月16日發(fā)布）是每一個學習公文閱讀與寫作的學生必須了解的一部法規(guī)。其中第一章第三條明確規(guī)定了公文的主體、公文的內(nèi)涵和公文的使用范圍。需要注意的是，在實際生活中，不論是事業(yè)單位、企業(yè)還是其他團體或組織，他們在管理和工作中也有相應的工具需求，當然就會沿用這種規(guī)范的文書。因此，實際上，公文的主體除了黨政機關(guān)之外，還包括企事業(yè)單位以及其他團體或組織。了解這一點，有助于學生認識學習公文知識的必要性和重要性。也就是說，高校學生畢業(yè)之后，可能在工作中要接觸這些文書，甚至不得不動手撰寫這些文書。顯然，掌握幾種常用的公文文書的閱讀方法和寫作技巧是很有必要的。

一、公文的特點及閱讀方法

與其他文體相比，公文的特點是非常明顯的。一是公文的內(nèi)容具有政治性，它記錄和反映著國家機關(guān)的公務往來活動和國家機關(guān)的行政意圖，體現(xiàn)著國家和政黨的政治態(tài)度，不能與國家的法律法規(guī)和黨的路線方針政策相違背。二是公文的作者具有特殊性，公文的作者并不是起草文稿的單位的領(lǐng)導或工作人員，而是依法成立的機關(guān)、企事業(yè)單位等。三是公文具有行政的強制性，公文是由法定作者制發(fā)的，自然具有法定的權(quán)威。四是公文的文風莊重有力，理正辭嚴，具有簡練準確、嚴肅得體的特點。五是公文的格式、文種名稱、行文關(guān)系以及處理程序等都有鮮明的規(guī)范性。六是公文的讀者范圍具有特定性，它不像公開發(fā)表的文學作品或?qū)W術(shù)論文那樣允許所有的讀者去閱讀，一份文書誰能看，它有什么樣的秘密等級，都是有明確規(guī)定的。

公文的格式和行文規(guī)則是學習者必須認真了解的?？梢哉f，熟悉公文的格式和行文規(guī)則是掌握公文閱讀方法和寫作技巧的關(guān)鍵。《黨政機關(guān)公文處理工作條例》的第三章和第四章對此有詳細規(guī)定，學習者必須反復研讀，仔細揣摩。

閱讀公務文體時要注意以下幾點。

一是要從文書的標題中把握發(fā)文機關(guān)、主體事項和文種，從而準確理解文書所涉及的事項以及發(fā)文單位與收文單位的關(guān)系，快速地掌握工作的內(nèi)容以及工作的意義。按照規(guī)定，公文的標題必須由發(fā)文機關(guān)名稱、事由以及文種三部分組成，因此，閱讀一篇公文，往往能從標題中直接看出文章的核心內(nèi)容，看出文章的行文意圖，看出發(fā)文機關(guān)跟受文機關(guān)的級別關(guān)系，看出文章對讀者本人工作的意義。

二是要從小標題或者段旨句中尋找文書的要點，準確而迅速地理解文書的具體旨意。內(nèi)容較多、篇幅較長、事項較為復雜的公文，往往要用小標題或者段旨句來突出文章各個部分或者層次的要點與重點。讀者在詳細閱讀公文之前，先快速瀏覽文章小標題和段首句，有助于尋找關(guān)鍵信息和重點內(nèi)容，有助于確定需要進一步閱讀的具體內(nèi)容。

三是要根據(jù)文書慣用的結(jié)構(gòu)，結(jié)合自己的實際需要找到閱讀的重點部分，有針對性地獲取信息。公文往往有固定的格式，每一種文書都有自己慣用的結(jié)構(gòu)，讀者熟悉這些固定的格式和慣用的結(jié)構(gòu)，閱讀時就可以從自身需要出發(fā)，快速鎖定重點內(nèi)容，從而提高閱讀效率。

四是重視關(guān)鍵詞語，避免誤讀、遺漏或曲解等問題的發(fā)生。讀者在閱讀公文時，必須準確理解關(guān)鍵詞語，使自己對公文內(nèi)容的理解與發(fā)文機關(guān)的意圖保持一致。

五是要感受領(lǐng)會文書的語氣，從而準確把握文書的含義與用途。

二、公文的寫作技巧

公務文體的寫作看起來很簡單，但由于具體情境不同，有時候要寫好一篇公文也不是容易的事情。一般而言，熟悉文書的適用范圍和結(jié)構(gòu)是極為重要的。學生可以通過分析例文加以掌握，歸納出文書的結(jié)構(gòu)模板，這樣寫起來就心中有數(shù)了。比如，一份完整的決定包括五個部分：一是標題，二是主送機關(guān)，三是正文，四是發(fā)文機關(guān)署名，五是日期。一份完整的意見、一份完整的請示、一份完整的報告也是由這五個部分組成的。每一種文書還有各自不同的寫作要求，這也是需要學習者特別注意的問題。

撰寫請示就得考慮以下幾點。一是要事前行文，也就是說要先請示，獲得批復之后，再展開工作。二是要一文一事。一份請示只能涉及一個事項，如果一份請示涉及多個事項，就可能造成上級機關(guān)難以及時批復，從而不利于公文的辦理，不利于提高工作效率，不利于及時展開相關(guān)工作。三是要單頭請示，不能夠多頭主送。如果一份請示寫了多個主送機關(guān)，就可能造成受文單位相互推諉，從而延誤工作。四是不能抄送下級，以免導致工作混亂。五是要逐級請示，不能直接主送領(lǐng)導個人，不能越級請示。六是語言要得體，要有禮貌，不能用命令式的口氣。

撰寫報告要注意的事項主要是：一要堅持實事求是的原則，不能虛夸；二要詳略得當，突出重點，不可平均用力；三要注意時效性，及時完成文書的撰寫與上報工作；四要表述準確，讓人一目了然；五要區(qū)分報告與請示，不能將請示和報告混為一談，不能在報告中夾帶請示事項。

撰寫決定要注意以下事項：一是文字表述要簡潔有力，突出決斷性；二是決定的內(nèi)容要清楚明確，講究層次性；三是行文的緣由必須充分合理，彰顯權(quán)威性。

撰寫通知要注意的事項有：一是要將發(fā)布、傳達的事項寫清楚；二是要根據(jù)通知的內(nèi)容選擇恰當?shù)谋硎龇绞剑鶕?jù)發(fā)文機關(guān)的位置選擇恰當?shù)恼Z氣；三是要有明確的時間限制，要注意時效性的問題。

通報、通告和通知有很多相似之處，但各有各的撰寫要求，必須逐一學習，并進行實戰(zhàn)訓練。撰寫通報要做到以下幾點：一是要通過有代表性的典型事例反映事物的本質(zhì)特征，做到內(nèi)容真實可靠；二是要對事實進行深入分析，做出中肯評價，既要避免膚淺的就事論事，也要防止隨意發(fā)揮；三是文末所提出的要求或者希望要合乎實際情況，避免喊空口號；四是遣詞造句要嚴謹，表達方式要敘議結(jié)合；五是制發(fā)要及時，遲到的通報往往起不到應有的作用。撰寫通告則要注意三個方面：一是要掌握通告與公告的區(qū)別，通告的告知范圍相對較?。欢歉嬷马棻仨毦哂锌尚行?，同時要體現(xiàn)通告的權(quán)威性；三是通告的語言既要莊重嚴肅，又要通俗易懂。

撰寫公函要注意的事項包括以下幾點。一是不能直奔主題，過于簡單。公函所提出來的事項應該是對方在職權(quán)范圍和能力范圍內(nèi)能夠辦理的，而且應該是清晰的、具體的，想讓對方做什么，為什么要提出相關(guān)事項等等，都應該講清楚。二是一文一事，不能在一篇公函里提出多個事項。如果在一篇公函里提出多個事項，那就會使得受文單位比較為難，不方便辦理或答復。三是語氣要誠懇，態(tài)度要謙和，切不可盛氣凌人，應當以禮待人。

其他文種同樣有特定的要求，學習者應該對這些要求反復揣摩，加以掌握。需要指出的是，單單是記住每一種文書的撰寫要求并沒有多大的實際用處。學習者不能死記硬背這些條條框框，而應當結(jié)合例文，在閱讀并分析例文的基礎(chǔ)上，加深對這些要求的理解，做到真正懂得這些要求，能按照這些要求寫好每一種公務文書。

三、關(guān)于教學方法

從教學方法的角度看，教師除了進行必要的課堂講授之外，還應該讓學生多練習，多實踐。通過反復練習，才可能真正有效地提高學生的公文寫作水平，提高學生處理實際問題的能力。精講多練，是教師打造有效課堂的不二法門。

為了激發(fā)學生的學習興趣，教師應當深入了解學生，有針對性地采取有效措施。比如，針對學生存在的學習積極性不高，對任課教師缺乏信任，對教師照本宣科的授課方式不滿等情況，教師可以多使用下水文章，手把手地輔導學生，讓學生在仿真的情境中完成訓練任務，達到事半功倍的效果。

這里所說的下水文章，是指課堂教學中用作范本或例文的由教師本人所撰寫的文章。它既可以是教師課前已完成的文章，也可以是在課堂上跟學生同時撰寫的同題文章。教師在課堂上使用下水文章的好處體現(xiàn)在三個方面。一是可以增強學生的學習興趣。學生對教師本人所寫的文章往往特別感興趣，一方面因為學生的好奇心比較強，教師以本人的文章為范本可以滿足學生的好奇心；另一方面因為學生往往不太喜歡光說不練、頭頭是道卻不能示范的教師，教師以本人的文章為范本可以讓學生服氣，增強學生對教師的信任感。二是有助于增強課堂訓練的針對性和實戰(zhàn)性。教師在實際工作中撰寫的公文往往經(jīng)過了實踐檢驗，這些文書的背后都是鮮活的工作與生活經(jīng)歷。教師可以根據(jù)實際工作中所需要解決的問題設(shè)置訓練任務，以下水文章為范本與學生交流探討，從而增強課堂訓練的針對性和實戰(zhàn)性。三是便于舉一反三，突出訓練的靈活性。教師使用下水文章，可以手把手地幫助學生學會在不同情境中用好模板，靈活有效地解決工作中的實際問題。