試析公路橋梁工程檔案資料的收集整理工作

陸清

摘 要：伴隨國(guó)家對(duì)公路橋梁工程建設(shè)越來(lái)越重視，加之公路橋梁工程建設(shè)的推進(jìn)，作為路橋工程建設(shè)項(xiàng)目的歷史記錄，公路橋梁工程檔案的重要性不斷凸顯，鑒于此，本文將以公路橋梁工程檔案資料的收集整理工作作為論點(diǎn)，進(jìn)行了詳細(xì)的探討和分析，僅供參考，旨在不斷提高路橋工程檔案資料的管理工作。

關(guān)鍵詞：公路橋梁工程 檔案資料 管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）04-00-01

前言

完整、準(zhǔn)確的公路橋梁工程檔案不僅對(duì)公路橋梁建設(shè)具有十分重要的意義，在學(xué)術(shù)研究以及技術(shù)創(chuàng)新上也起著重要作用，通過(guò)查閱以往公路橋梁工程的歷史檔案，以原有歷史資料為依據(jù)，取其精華棄之糟粕，能夠更好也更快速地取得研究成果。公路橋梁工程的檔案是公路橋梁工程建設(shè)過(guò)程中形成的最真實(shí)可靠的原始工程檔案資料，是無(wú)法再生也無(wú)可替代的重要資料，公路橋梁工程竣工時(shí)，大量的項(xiàng)目檔案同步形成，具有不可再生性和無(wú)法替代性。這些檔案在項(xiàng)目后期為運(yùn)營(yíng)管理、路橋養(yǎng)護(hù)等工作提供重要參考依據(jù)。

一、公路橋梁工程建設(shè)中檔案管理的重要性

公路橋梁工程檔案是施工單位日常監(jiān)督檢查工作的重要依據(jù)，工程質(zhì)量以及建設(shè)過(guò)程中的工作程序都將通過(guò)項(xiàng)目檔案真實(shí)的反映出來(lái)。它不僅僅具有一般檔案的成套性、專業(yè)性和真實(shí)性，工程檔案資料涉及范圍廣、以及資料形成時(shí)間較長(zhǎng)都是該工程檔案的主要特征，也是工程檔案收集、管理的難點(diǎn)。通過(guò)對(duì)工程檔案的查閱，可以及時(shí)了解到施工單位工作的進(jìn)度及建設(shè)工程項(xiàng)目的質(zhì)量、成本、安全等實(shí)際情況。公路橋梁工程檔案資料在建設(shè)施工過(guò)程中可以全面衡量工程的質(zhì)量，在投入運(yùn)行使用過(guò)程中一旦發(fā)生事故或故障，為查明故障原因，追究事故責(zé)任時(shí)檔案資料也能為其提供重要依據(jù)，工程是否順利竣工的重要評(píng)定也來(lái)源于檔案資料。在后期的路橋運(yùn)營(yíng)、養(yǎng)護(hù)、審計(jì)、改擴(kuò)建等工作中工程檔案資料將作為重要的查考憑據(jù)。

二、公路橋梁工程建設(shè)檔案收集工作

公路橋梁工程檔案是真實(shí)記錄一個(gè)工程的項(xiàng)目質(zhì)量、施工進(jìn)度、施工費(fèi)用、安全管理等全過(guò)程的內(nèi)容，它是公路橋梁建設(shè)質(zhì)量的重要憑據(jù)，是公路橋梁工程后期投入使用后的重要數(shù)據(jù)支持，因此，在工程建設(shè)中各個(gè)階段對(duì)檔案的收集工作顯得尤為重要，下文將根據(jù)工程施工的三個(gè)階段對(duì)檔案的收集進(jìn)行了分析。

第一，建設(shè)前的準(zhǔn)備階段的檔案收集工作。建設(shè)初期，由于各個(gè)部門會(huì)產(chǎn)生各種形式的文件資料，在收集過(guò)程中極易出現(xiàn)遺漏問(wèn)題，因此，檔案員要及時(shí)跟進(jìn)工程部門，了解工程的建設(shè)規(guī)劃以及在準(zhǔn)備階段的各項(xiàng)安排，從而掌握檔案形成的信息。針對(duì)未按時(shí)歸檔的資料要及時(shí)跟蹤收集，并定期清查文件資料歸檔的情況。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，隨著工程的進(jìn)展，其階段形成的各類檔案資料與已入庫(kù)歸檔的資料要對(duì)號(hào)清查，而由于工作失誤原因?qū)е率杪┑奈募Y料要逐一列出，并聯(lián)系工程部及時(shí)收取相關(guān)資料。

第二，施工階段的檔案收集工作。施工階段會(huì)形成大量的工程技術(shù)檔案，也是檔案收集整理工作最為重要最為繁瑣的階段。針對(duì)這個(gè)階段的檔案收集主要重心是要確保歸檔資料的質(zhì)量。首先要檢查施工過(guò)程中的資料文件。檔案員可以到施工現(xiàn)場(chǎng)檢查施工的原始記錄是否符合標(biāo)準(zhǔn)、是否齊全，其中包括施工組織的計(jì)劃、材料報(bào)驗(yàn)、監(jiān)理意見等等。值得注意的是，針對(duì)隱蔽工程記錄填寫要進(jìn)行重點(diǎn)檢查，確保資料的真實(shí)可靠。其次，要加強(qiáng)管理工程的設(shè)計(jì)變更資料。由于工程的設(shè)計(jì)變更會(huì)涉及多個(gè)部門的參與，這一定程度上加大了資料歸檔管理的難度。鑒于此，要始終堅(jiān)持工程部歸口來(lái)統(tǒng)一接收和發(fā)放資料，一方面確保資料是在相關(guān)規(guī)定下形成的，另一方面還保證了資料歸檔的完整性。最后，要定期檢查施工單位的技術(shù)檔案管理情況，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)給予幫助，確保工程檔案的完整收集。除此之外，督促指導(dǎo)施工單位對(duì)重要會(huì)議、施工情況、領(lǐng)導(dǎo)視察情況等事件要進(jìn)行錄像、拍照，形成有價(jià)值的、完整的聲像檔案。

第三，竣工驗(yàn)收階段的檔案收集工作。在工程即將進(jìn)入竣工階段時(shí)，工程部在檔案員的幫助下，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，完成工程竣工、交工文件資料的編制，并按要求裝訂成冊(cè)。在工程竣工之后，檔案員應(yīng)參與工程竣工階段的檔案資料的驗(yàn)收，由檔案人員對(duì)工程各個(gè)階段的文件資料進(jìn)行清查、完善，以確保大量工程技術(shù)資料的歸檔質(zhì)量，為今后的工程投入使用提供有力的數(shù)據(jù)支持。

三、公路橋梁工程建設(shè)檔案的整理工作

對(duì)公路橋梁工程建設(shè)檔案的整理分類必須按照文件的形成規(guī)律來(lái)進(jìn)行，這樣更有利于保管，提高利用率。工程的檔案可以按照不同形式進(jìn)行整理和分類。如，按照文件資料的形成部門或者載體進(jìn)行分類。也可按照工程項(xiàng)目批文、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖、計(jì)量支付文件、竣工驗(yàn)收文件、科研文件、特殊載體文件進(jìn)行分類整理。工程部日常管理中產(chǎn)生的文件可按“年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）-保管期限”進(jìn)行排序。

特別是公路橋梁工程施工階段要做好技術(shù)資料的整理分類工作。不同標(biāo)段的技術(shù)人員在公路橋梁工程施工現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)不同的分項(xiàng)工程，因此，技術(shù)資料也分散開來(lái)，此時(shí)需要檔案人員統(tǒng)一整理分類這些技術(shù)資料。資料可按照不同方式逐項(xiàng)分類整理，如可以按照墩臺(tái)的編號(hào)進(jìn)行整理，將一個(gè)編號(hào)墩臺(tái)包括樁基、承臺(tái)、墩身所以資料放在一起進(jìn)行歸類，亦或是按照橋梁的所有樁基資料歸為一類、所有的承臺(tái)資料歸為一類、所有的墩身資料歸為一類?？偠灾?，盡管歸類整理的方式多樣，但是都要確保歸檔的資料與施工現(xiàn)場(chǎng)情況保持同步。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，公路橋梁工程檔案是系統(tǒng)工程，需要參與者嚴(yán)格審核、系統(tǒng)監(jiān)管。工程檔案資料是工程建設(shè)過(guò)程中真實(shí)的歷史記錄，也是工程竣工后運(yùn)行管理的重要參考憑證。目前，公路橋梁工程檔案管理工作中依舊存在一些問(wèn)題，應(yīng)引起各監(jiān)管單位和參建方的高度重視，建設(shè)單位及監(jiān)理單位必須不定期對(duì)各參建單位檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，提高歸檔質(zhì)量和歸檔效率。

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