人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略分析

張麗霞

摘 要：人事檔案管理信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然要求，也是提高工作成效的重要舉措。本文首先分析了人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性，人事檔案管理信息化建設(shè)有助于簡化檔案整理程序，提高人事檔案信息查詢的便利性。接著從注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，強化系統(tǒng)控制，順應(yīng)發(fā)展趨勢等方面提出了提高人事檔案信息化成效的措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案 信息化 建設(shè)

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-1650（2018）04-00-01

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，各行各業(yè)的信息化程度都在提升，信息化建設(shè)成為影響各個領(lǐng)域發(fā)展的重要因素之一。人事檔案管理包含的內(nèi)容廣泛，有人力資源發(fā)展規(guī)劃、員工具體薪酬福利待遇以及績效考核等。通過信息化建設(shè)把傳統(tǒng)的人事檔案管理工作轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化與標(biāo)準(zhǔn)化的模式，是組織人力資源管理狀況的真實反映。有效的解決了傳統(tǒng)人事檔案管理中基于文本、表格等手工處理與人工檢查工作量大、出錯率高的問題，避免檔案丟失等現(xiàn)象的出現(xiàn)，實現(xiàn)了人事檔案管理方式的規(guī)范化發(fā)展。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

首先，人事檔案管理信息化建設(shè)有助于簡化檔案整理程序，提高效率。隨著企事業(yè)單位改革的不斷深入，各種保障制度也在逐步完善，對人事檔案管理的要求也隨之提高。由于人事檔案需要記錄很多內(nèi)容，職工從入職、離職、退休等的狀況都需要記錄在人事檔案中，其工作量非常大。而進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)，用預(yù)先設(shè)定好的路徑，管理人員通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)入信息系統(tǒng)入口就可以完成數(shù)據(jù)的記錄與傳遞，進(jìn)而對系統(tǒng)中各項自動化的任務(wù)進(jìn)行分析，簡化了人事檔案整理程序，提高了工作成效。

其次，人事檔案管理信息化有助于提高人事檔案信息查詢的便利性。通過開展人事檔案信息化建設(shè)，建立專門的人力資源信息管理系統(tǒng)，不需要用戶專門安裝專用的軟件，通過瀏覽器就能使用人力資源信息系統(tǒng)功能，操作起來相對比較簡單易行。不管檔案管理人員在什么地點進(jìn)行辦公，都可以通過服務(wù)器以及web等連接起來，找出準(zhǔn)確的人事檔案數(shù)據(jù)和信息，突破了人事檔案形成與查閱的時間與空間限制，改變了傳統(tǒng)檔案材料的生成、傳遞以及處理方式。通過人事檔案查詢系統(tǒng)還能夠把人事檔案的信息與檔案載體分離開來，運用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)把關(guān)鍵的信息共聯(lián)，這樣一來，信息的深度就得到了提升，實現(xiàn)了人事檔案信息共享與在線服務(wù)，提高了人事檔案信息查詢的便利性。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

1.注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保障人事檔案信息化建設(shè)

在現(xiàn)階段，要加大資金的投入力度，讓檔案管理事業(yè)的發(fā)展更好的與信息化建設(shè)相適應(yīng)。人事檔案管理人員對檔案管理過程中的辦公信息化狀況進(jìn)行認(rèn)真的分析，積極優(yōu)化其中的關(guān)鍵流程，加大投入力度。其中，物質(zhì)的投入是重要的前提和基礎(chǔ)。要有專業(yè)的攝像機、計算機以及打印機、掃描儀等，這些現(xiàn)代化的管理設(shè)備是必備的設(shè)施，當(dāng)然還有滅火器、去濕器、濕度測試儀器、消毒殺蟲設(shè)備等，這是提高人事檔案資源信息化建設(shè)與開發(fā)利用的基礎(chǔ)。此外，要加強人事檔案管理信息化建設(shè)就要注重軟件的兼容性。比如，在進(jìn)行檔案資料分類存儲時，檔案管理部門可利用信息管理系統(tǒng)、CAD/CAM 系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)以及ERP 系統(tǒng)等對管理軟件進(jìn)行編程，并對文字類檔案和圖像類檔案進(jìn)行自動識別，并儲存到相應(yīng)人事檔案信息庫中，從而提高軟件的兼容性。

2.強化系統(tǒng)控制，提高人事檔案信息化建設(shè)的安全性

要提高人事檔案管理信息化建設(shè)成效，就要結(jié)合單位的實際工作進(jìn)展?fàn)顩r，制定相應(yīng)的規(guī)范化的操作流程，運用系統(tǒng)化的工作管理模式，規(guī)范人事檔案管理的收集與整理工作，還包括信息的上傳、傳遞等，這些行為要逐步規(guī)范化，從而形成科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的人力資源管理模塊，提高人事檔案工作的水準(zhǔn)，進(jìn)而提升單位的綜合管理水準(zhǔn)。首先，在單位人事檔案管理過程中，要對信息化系統(tǒng)的操作控制進(jìn)行強化，這樣才能提高電子人事檔案信息的準(zhǔn)確性，盡可能的減少信息差錯的出現(xiàn)。檔案管理人員要結(jié)合人事檔案管理工作實際，要求專業(yè)人員在信息化系統(tǒng)設(shè)計的時候制定相應(yīng)的操作規(guī)范，包括人事檔案管理系統(tǒng)操作的步驟與指令，提高系統(tǒng)的科學(xué)性。其次，要提高人事檔案管理中系統(tǒng)的安全性，要設(shè)定相應(yīng)的人員操作權(quán)限，用防火墻等形式來隔絕病毒，定期采用相應(yīng)的軟件來清理系統(tǒng)垃圾，為信息化建設(shè)提供良好的運營環(huán)境，避免未授權(quán)人員進(jìn)入人力資源檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生不良行為的發(fā)生。再次，重視計算機上機操作與管理，制定相應(yīng)的制度，要求人事檔案管理工作人員按照制度來進(jìn)行檔案信息的錄入和整理，制定數(shù)據(jù)的備份方案等。

3.順應(yīng)發(fā)展趨勢，提高人事檔案信息化成效

縱觀傳統(tǒng)人事檔案管理模式，由于個人的工作閱歷在增加，檔案信息也會逐步增多，紙質(zhì)檔案信息的重點性不突出。而在人事檔案管理中進(jìn)行信息化建設(shè)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的局限性被打破，管理人員和查閱人員通過輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞就能找到相應(yīng)的檢索信息，檔案信息的重點性凸顯出來，有利于實現(xiàn)其價值。要實現(xiàn)人力資源信息系統(tǒng)的有效應(yīng)用，就要提高管理人員的綜合素質(zhì)，這是重要的基礎(chǔ)和保障。在人事檔案管理中的進(jìn)行信息化建設(shè)的目的就是提高內(nèi)部管理成效，根據(jù)系統(tǒng)縱深化發(fā)展的需求，注重平臺化與智能化的發(fā)展。也就是說，平臺化就是在人事檔案管理過程中，要通過建立相應(yīng)的人力資源信息系統(tǒng)逐步取消部門之間存在的障礙，建立協(xié)同化的信息共享平臺。而智能化就是除了系統(tǒng)自動化的基本功能，還要實現(xiàn)對人事檔案信息的分析、歸納與比較，進(jìn)而能夠做出決策，把所謂的“人”的因素體現(xiàn)到人力資源信息系統(tǒng)中。要順應(yīng)人事檔案管理中信息化的發(fā)展趨勢，就要注重設(shè)計的人性化，從原來以業(yè)務(wù)為中心的設(shè)計思想轉(zhuǎn)化為以用戶為中心。結(jié)合國際化的人力資源信息系統(tǒng)技術(shù)，方便使用和維護(hù)，融入知識管理理念，進(jìn)而提高人事檔案的管理成效。

結(jié)論

綜上所述，隨著信息時代的到來，人事檔案管理工作開始面臨著新的形勢。人事檔案管理信息化建設(shè)有助于簡化檔案整理程序，提高人事檔案信息查詢的便利性。在新時期，要注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高人事檔案信息化建設(shè)的安全性，強化系統(tǒng)控制，順應(yīng)發(fā)展趨勢，進(jìn)而提高人事檔案信息化成效。

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