PDCA理論在中職學校檔案管理中的應用

■ 溫小霞

概述

美國著名管理學家戴明（W·EdwardsDeming）提出基于“計劃（Plan）→實施(Do)→檢查(Check)→總結（Action）”（簡稱 PDCA，又叫“戴明環(huán)”）的管理理念被廣泛應用于檔案、文化、工程建設和管理的多個行業(yè)和領域。該理論的核心和本質是“持續(xù)性改進”，即通過持續(xù)不間斷地改進管理內容、方法和措施，幫助管理者達到實現(xiàn)管理目標和提升管理質量的效果。具體到中職學校檔案領域，PDCA理論便是將不斷循環(huán)往復的管理模式應用到一直呈現(xiàn)變化、發(fā)展著的中職學校檔案管理中，滿足中職學校檔案管理所展現(xiàn)出的傳承性、開放性和適應性的現(xiàn)實要求。

1 PDCA理論

PDCA是全面質量管理所要遵守的一種管理理念，它是從管理活動的計劃制定、管理方案的落實、管理經(jīng)驗的總結到管理質量的提升四個方面不斷循環(huán)往復的過程，猶如“永動機”不停的運轉，并在運轉過程中實現(xiàn)管理質量的階梯式上升和持續(xù)改進的過程（見表1）。PDCA理論的應用核心便是通過嚴格而周密的過程控制達到預期目標的實現(xiàn)。以中職學校檔案為例，總結起來，PDCA理論在中職學校檔案管理中的實際應用會呈現(xiàn)出三大顯著特點：（1）若中職學校檔案是一個大PDCA循環(huán)，那么學校各專業(yè)學科、教務處、檔案室等學校各部門或機構就是該PDCA循環(huán)（見圖1）的重要組成部分或實施主體。（2）階梯式上升。PDCA理論應用到中職學校檔案管理中，每一個“計劃—實施—總結—提升”循環(huán)周期的完成都會有助于循環(huán)后一些問題的解決，從而使中職學校檔案管理工作提升到一個新階段，如此反復，便會使中職學校檔案管理質量越來越高（見圖2）。（3） 從 PDCA 理論的分析可以看出，A，即“Action”表示的是“總結”的意思，是整個循環(huán)理論的核心和關鍵，在每一次總結中得出經(jīng)驗，找出工作中的不足，為下一輪循環(huán)周期提供現(xiàn)實依據(jù)。

表1 PDCA理論內涵

2 中職學校檔案管理引入PDCA循環(huán)論現(xiàn)實可行性

中職學校檔案與其他普通教育教學很大的不同之處就是在于其以“培養(yǎng)在生產、服務一線工作的高素質勞動者和技能型人才為目標?！背藗鹘y(tǒng)的行政、教育教學、財會、聲像檔案外，更多的是各種儀器設備以及實踐中所形成的具有保存價值的檔案材料。歸納起來，中職學校檔案管理具有三大顯著特點：

（一）歷史繼承性。中職學校在我國主要以中等專業(yè)學校、技工學校和職業(yè)高中組成，構成了我國職業(yè)教育的主體。不論是中職學校的起步階段（1949-1966年）用“中等專業(yè)學?！焙w技術、師范、醫(yī)藥等職業(yè)性學校；以及文化大革命的“曲折階段”，將中職教育變成了單一的普通中學，還是發(fā)展階段的（1978-1992年），各職業(yè)技術學校與普通高中招生比例接近1：1階段，以及如今的快速發(fā)展階段，中職學校的“教書”、“育人”、“技能傳授”的職責并未發(fā)生根本變化，中職學校的檔案所包括的學生學籍檔案、教學實踐檔案、學校管理檔案等主要內容，這就要求無論處于何種發(fā)展階段都要做好這些檔案的收集和管理工作。

（二）時代開放性。在不同時期，中職學校檔案管理工作所面臨的形勢和要求具有較大的差異性。在當前信息化發(fā)展的大背景下，信息資源已經(jīng)成為重要的戰(zhàn)略性資源，也是中學院校提升自身競爭力的重要支撐。隨著以大數(shù)據(jù)、云計算為依托的檔案生成和管理電子平臺的設計、實施和應用、推廣，中職學校檔案要積極應用網(wǎng)站建設、網(wǎng)絡發(fā)布，以及數(shù)據(jù)庫檢索等方式提供服務，為學生就業(yè)和企業(yè)用人提供檔案支持?！皺n案的開放性利用原則”在數(shù)字化時代更加凸顯。

（三）自覺適應性。隨著時代的發(fā)展和進步，中職學校檔案的管理內容、理念、方法和要求等均發(fā)生了巨大變化。如隨著職業(yè)技能培訓工作的持續(xù)深入和新的職業(yè)技能的出現(xiàn)，職業(yè)技能培訓檔案從無到有，經(jīng)過反復的實踐、理論、再實踐，在實踐中達到去糙存真，技能培訓檔案管理的內容將會更加完善。此外，隨著計算機、信息技術，以及檔案軟件的開發(fā)應用，中職學校檔案管理的從傳統(tǒng)的手工為主，逐漸發(fā)展成為以計算機管理為主，檔案管理的技術含量大幅提升。這些變化也都反映出中職學校檔案管理工作中自我變革，自覺適應形勢發(fā)展的現(xiàn)實特點。

中職學校檔案是一所學校成長、發(fā)展、壯大的歷史見證，而且會隨著中職學校的不斷發(fā)展，其檔案管理的主要內容不斷豐富。這就需要既要使中職學校檔案始終圍繞中職學校辦學職能不變的基礎上，也要結合新時代新理念和新技術的應用，與整個職業(yè)教育的發(fā)展和時代進步的總基調保持一致，是一個在變中求不變，又在不變中求變的持續(xù)改進的過程。它包含了中職學校檔案管理從規(guī)劃（Plan）、實施（Do）、檢查（Check）、總結（Action）的全閉環(huán)過程。這一特點與戴明環(huán)理論的運行相一致，中職學校檔案管理工作的繼承與開放，以及持續(xù)改進便可以通過P、D、C、A四個循環(huán)來實現(xiàn)。

3 PDCA理論在中職學校檔案管理中的實際應用

中職學校檔案管理中的PDCA循環(huán)的是由中職學校檔案管理規(guī)劃、設施、檢查、總結組成，依據(jù)PDCA理論中的4個階段、8個步驟（見表1）的經(jīng)過反復循環(huán)達到提升中職學校檔案管理質量和水平的預期目標。

3.1 P階段——制定規(guī)劃

以十九大精神為指導，根據(jù)國務院《國家教育事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》、國家檔案局《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》等為依據(jù)，緊緊圍繞中職教育事業(yè)戰(zhàn)略目標、總體規(guī)劃和中心工作實際，結合中職學校自身實際，制定了《XXX中職學校檔案管理“十三五”發(fā)展規(guī)劃》，發(fā)揮中職學校檔案和檔案工作存史、資政、育人的功能，全面提升中職學校檔案工作的服務能力和服務水平。規(guī)劃內容主要包括“XXX中職學校檔案資源體系建設規(guī)劃”、“XXX中職學校檔案服務體系建設規(guī)劃”、“XXX中職學校檔案信息化體系建設規(guī)劃”、“XXX中職學校檔案安全體系建設規(guī)劃”、“XXX中職學校檔案人才隊伍體系建設規(guī)劃”和“XXX中職學校檔案條件保障體系建設規(guī)劃”等六個大的方面內容。堅持與時俱進、以人為本、服務大局、突出特色的原則，計劃用五年時間基本建立起與學校和社會發(fā)展相適應的一流職業(yè)學校檔案機構，發(fā)揮中職學校檔案在服務教學、科研、管理、領導決策、就業(yè)等各界需求。

3.2 D階段——組織實施

中職學校檔案管理工作不是一勞永逸的工作，即便制定出詳細、周密的規(guī)劃，也需要在實際執(zhí)行中發(fā)揮出其應有的價值，還需要詳實、操作性強的具體方案或細則，從人、財、物等方面給與支持和保障。職業(yè)學校制定了五年檔案發(fā)展規(guī)劃綱要，目前是該職業(yè)學校檔案管理工作實施“三步走”的第一步設施階段，為保障順利完成預期目標，職業(yè)學校成立了以分管教學工作的副校長為組長的學校檔案管理工作領導小組，學校督學組和紀檢組負責監(jiān)督檢查。并撥付相應的經(jīng)費作為檔案管理工作的日常活動費用，如已經(jīng)及時翻修檔案室，更換了一大批先進的儀器設備，并組織檔案管理人員參加各級培訓，提升檔案管理人員的業(yè)務素能。

3.3 C階段——檢查評估

中職學校的檔案管理工作的檢查評估也是一項十分重要的工作，是檢驗和評估前期制定的規(guī)劃是否得到貫徹執(zhí)行，以及執(zhí)行的現(xiàn)實效果的重要外在保障，可以視為評估檔案工作是否取得預期效果的一劑“測試劑”。檢查評估的內容和方法，應包括中職學校檔案建設和管理的評估標準、成果評價，以及中職學校檔案管理所取得的階段性成就。中職學校檔案管理中應用PDCA循環(huán)理論，便涵蓋了檔案管理前期、中期和后期反饋的每個環(huán)節(jié)，通過年中、年度檢查評估，將發(fā)現(xiàn)到的問題及時解決，從而不斷推動中職學校檔案工作更加完善和科學。如同以滾雪球方式不斷循環(huán)，一階段的終點即為新循環(huán)的起點，螺旋上升，使中職學校檔案管理工作從內容、體制、機制的建設不斷創(chuàng)新。如在檢查評估過程中，陸續(xù)制定出臺了《XXX中職學校檔案建設評價指標體系》、《XXX中職學校檔案建設考評標準》等等。

3.4 A階段——總結提升

中職學校檔案管理的總結提升是在對前面各項具體檔案管理的落實中所取得的成果及時進行總結，提煉出經(jīng)驗，為下一階段檔案管理工作的開展提供經(jīng)驗參考。如通過校督學組和紀檢組聯(lián)合組成的檔案檢查評估組，能夠及時發(fā)現(xiàn)問題和不足，后期將繼續(xù)沿用該制度和方法。但，也發(fā)現(xiàn)一些檔案管理制度的落實與預期目標有一定差距。如之前提出來在2016-2017年重點推進第二步走“四化”戰(zhàn)略即“檔案數(shù)字化、文檔一體化、管理智能化、利用網(wǎng)絡化”目標的提前實現(xiàn)，2018年學校就已經(jīng)在提前開始實施第三部戰(zhàn)略目標，將預期的目標及時進行修訂，及時的增加了原先規(guī)劃中沒有涉及到的內容，如打造學校檔案“檔案專業(yè)人才跨越工程”、“檔案創(chuàng)新引領工程”等等。

4 PDCA理論在中職學校檔案管理中的現(xiàn)實價值

PDCA是被實踐檢驗的、合理的管理方法，有其內在邏輯性和可操作性，被廣泛應用于學校管理、醫(yī)院等級評審和企業(yè)發(fā)展等多個領域，具有較強的可操作性。

4.1 更具系統(tǒng)性

中職學校檔案管理是一個系統(tǒng)性工程，也是一項十分重要的基礎性工作，每一步的實施都要結合學校實際和檔案管理的現(xiàn)實需要穩(wěn)扎穩(wěn)打。廣大檔案管理人員要發(fā)揚工匠精神和釘釘子精神，通過計劃的制定、實施，以及問題的發(fā)現(xiàn)和解決不斷完善檔案管理工作。將學校的各學科、檔案室等組織起來，發(fā)揮各自內部潛能，通過一個個“大環(huán)帶動小環(huán)”的建設發(fā)展模式，形成“一級帶一級”的管理模式，讓學科、教師、行政管理人員，以及廣大學生共同參與到檔案管理中來，共同構筑成中職學校檔案工作的一個整體，發(fā)揮整體中的各個系統(tǒng)的功能和作用。

4.2 更具發(fā)展性

中職學校檔案管理工作具有歷史繼承性和時代開放性，通過在具體的檔案管理中解決新情況新問題，推動和提升中職學校檔案管理工作向更高層次發(fā)展和邁進。PDCA理論的循環(huán)正是基于一個個問題的解決達到循環(huán)往復不斷提升和發(fā)展的預期效果。在每一輪循環(huán)中沒有及時解決的問題并不會被“埋沒”，而是在新的一輪循環(huán)中重新再次被引起足夠重視，直至問題的解決。例如中職學校檔案服務和管理理念先后經(jīng)歷了從“以檔案為中心”到“以服務為中心”的發(fā)展過程，一直到目前比較新潮的“人文管理”這樣一個動態(tài)過程。在這一動態(tài)過程中，便是對檔案管理理念的修繕、補充和完善的過程，以適應時代發(fā)展的現(xiàn)實需要。

4.3 更具操作性

包括中職學校檔案在內的檔案管理工作大多處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因并非是學校的管理者不重視檔案工作，而是面對新時代中職學校檔案管理的新情況新特點，缺少一套有效的管理方法或舉措能夠長期的推動學校檔案質量的提升。PDCA理論有嚴密的邏輯性和可操作性，與5W1H、ECRS一道又被稱之為“管理工具”。應用PDCA理論可以不斷的為中職學校檔案管理提供新的發(fā)展思路，查擺出新的問題，并通過新問題的解決和成功經(jīng)驗的總結提升，提出符合中職學校自身實際所需的檔案管理模式和管理舉措，提供“技術性支撐”。

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