淺談如何優(yōu)化機(jī)關(guān)室藏檔案管理結(jié)構(gòu)

孫 晶

(黑龍江省方正高速公路管理處，黑龍江 方正 150800)

淺談如何優(yōu)化機(jī)關(guān)室藏檔案管理結(jié)構(gòu)

孫 晶

(黑龍江省方正高速公路管理處，黑龍江 方正 150800)

機(jī)關(guān)檔案是本機(jī)關(guān)在各項(xiàng)活動(dòng)中逐漸積累形成的文件組合體，是本機(jī)關(guān)歷史活動(dòng)的真實(shí)反映。機(jī)關(guān)檔案室收集、整理、保管檔案最終目的是為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供有效的服務(wù)。決定檔案室服務(wù)質(zhì)量好壞的關(guān)鍵因素之一在于是否具有合理、高效的檔案管理結(jié)構(gòu)。

優(yōu)化機(jī)關(guān)；檔案管理；結(jié)構(gòu)

所謂檔案的齊全完整，就是指歸檔的文件材料能夠全面地、真實(shí)地反映本單位的工作面貌，看一年歸檔的文件材料，就能了解這個(gè)單位一年來的基本工作情況，看全部檔案就能知道這個(gè)單位的整個(gè)歷史。

一個(gè)機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔的文件材料種類很多，大體分為四部分。

一是上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，包括上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的、非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件；上級(jí)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件，本機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本，以及上級(jí)機(jī)關(guān)、黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、人民代表檢查本機(jī)關(guān)工作形成的各種重要文件材料(包括音像材料)等。

二是本機(jī)關(guān)的文件材料，包括本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)召開的工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議、機(jī)關(guān)黨組及行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的文件材料；本機(jī)關(guān)頒發(fā)的各種正式文件；本機(jī)關(guān)及其內(nèi)部各組織機(jī)構(gòu)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)與會(huì)議文件、人事工作文件，以及反映業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料；本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的批復(fù)文件；本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人公務(wù)活動(dòng)形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄，從外機(jī)關(guān)帶回的與本機(jī)關(guān)有關(guān)的重要文件材料；本機(jī)關(guān)的各種規(guī)章制度，以及反映本機(jī)關(guān)成立、合并、人員編制、歷史沿革、合同、協(xié)定、財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等方面的文件、憑證、賬冊(cè)等材料；重要的人民來信來訪材料以及其他認(rèn)為需要?dú)w檔的材料。

三是同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料，包括同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件，或與本機(jī)關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件；有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)工作檢查形成的重要文件。

四是下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，包括下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、科技文件材料以及備案性文件材料。

目前，許多單位在收集檔案時(shí)只注重收集紅頭文件，忽視其它材料；只注重收集秘書部門收發(fā)的文件，忽視零散分布的文件；只注重收集以單位、組織名義發(fā)的公文，忽視以個(gè)人名義形成的重要文件等，從而出現(xiàn)檔案門類單調(diào)、內(nèi)容不全等現(xiàn)象。要真正做到齊全完整，主要應(yīng)做好以下幾方面工作：

(1)督促秘書部門做好平時(shí)立卷歸檔工作。秘書部門是文件材料最集中的地方，本單位收發(fā)文件大部分都在這里集散，收發(fā)文件的齊全完整是確保整個(gè)機(jī)關(guān)檔案齊全完整的關(guān)鍵。因此機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)督促秘書部門經(jīng)常核對(duì)、清點(diǎn)收發(fā)的文件材料，做到不丟不漏，發(fā)現(xiàn)遺失，及時(shí)尋找，做好平時(shí)立卷歸檔工作。對(duì)于收文，一般要經(jīng)歷登記、擬辦、傳閱、承辦、回收等過程，常常由于登記不清，或是承辦人不注意保存造成文件丟失。

(2)注重對(duì)非經(jīng)秘書部門收發(fā)的文件材料的收集。在秘書部門收發(fā)的文件之外，還存在著許多有價(jià)值的文件材料。例如，領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員外出開會(huì)帶回的文件，上級(jí)機(jī)關(guān)某些部門按對(duì)口方式下發(fā)的文件，日常工作中形成的調(diào)查報(bào)告、部門總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)交流、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、匯報(bào)材料等。對(duì)于這些文件，有的人認(rèn)為沒有經(jīng)過秘書部門收發(fā)，不屬正規(guī)文件材料，不必存檔；有的人則為了使用方便，私自留存。針對(duì)這些情況，秘書部門應(yīng)明確作出規(guī)定：要求開會(huì)帶回來的和對(duì)口下發(fā)的文件材料必須上交秘書部門進(jìn)行登記，同時(shí)，檔案人員要采取積極的態(tài)度，主動(dòng)上門收集，不能坐等。

(3)加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)部門的調(diào)查和指導(dǎo)。業(yè)務(wù)部門是文件材料的主要來源地，檔案人員要充分了解各部門的業(yè)務(wù)，掌握其形成文件的內(nèi)容、種類和價(jià)值等，科學(xué)地確定應(yīng)歸檔文件范圍，編制歸檔文件目錄，下發(fā)各部門。要求各部門確定兼職檔案員按照目錄做好文件平時(shí)收集工作，年底統(tǒng)一歸檔。

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1008-3383(2017)11-0169-01

2017-04-15