淺析有效提高電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的策略

殷猛飛

【摘要】在供電企業(yè)中，文秘工作人員的工作水平，不僅對(duì)供電企業(yè)的工作效率有著決定性的作用，而且對(duì)供電企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力也有著直接的影響。因此，本文對(duì)新時(shí)期供電企業(yè)文秘工作的策略進(jìn)行了深入的分析與研究，從而優(yōu)化工作思路，提高工作效率，促進(jìn)供電企業(yè)管理工作順利運(yùn)行。

【關(guān)鍵詞】文秘；管理工作；策略

一、供電企業(yè)文秘工作的重要性

供電企業(yè)文秘工作是為領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)行良好的鋪墊，比如：會(huì)前、會(huì)議準(zhǔn)備工作；重要信息采集與處理工作等。文秘工作不僅直接影響著領(lǐng)導(dǎo)工作的效率，還直接影響著領(lǐng)導(dǎo)工作的進(jìn)程。因此，在企業(yè)日常工作中，文秘要明確領(lǐng)導(dǎo)在工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，并及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通與交流，為領(lǐng)導(dǎo)工作打下基礎(chǔ)。除此之外，文秘工作也有利于對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作，進(jìn)行拓展和補(bǔ)充。比如：在供電企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)事宜進(jìn)行決策之后，文秘需要根據(jù)會(huì)議的情況，草擬出領(lǐng)導(dǎo)決策的文件，并采用書(shū)面的形式向各個(gè)單位下發(fā)文件，與此同時(shí)，對(duì)下發(fā)文件的意見(jiàn)和建議進(jìn)行及時(shí)的收集和整理。綜上所述，供電企業(yè)對(duì)文秘工作提出了高要求，不僅要嚴(yán)格按照要求辦事，還要加強(qiáng)自身的工作能力。

二、提高文秘管理工作效率策略探析

（一）轉(zhuǎn)變工作思想，更新發(fā)展理念

在現(xiàn)代化企業(yè)全面建設(shè)過(guò)程中，文秘需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，積極轉(zhuǎn)變自身原有的服務(wù)理念，在各項(xiàng)管理事務(wù)中需要全面提升責(zé)任意識(shí)，在創(chuàng)新與務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上需要完成自身本職工作，為企業(yè)各個(gè)部門(mén)發(fā)展提供相應(yīng)服務(wù)。目前大多數(shù)企業(yè)發(fā)展制度都是隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)變化進(jìn)行更新，所以當(dāng)前文秘需要掌握社會(huì)發(fā)展最新的資料信息，努力學(xué)習(xí)，結(jié)合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，再結(jié)合市場(chǎng)發(fā)展基本動(dòng)態(tài)，在確保信息暢通傳遞的基礎(chǔ)上為企業(yè)發(fā)展建言獻(xiàn)策。目前各個(gè)企業(yè)自身發(fā)展水平較高，文秘在各項(xiàng)工作開(kāi)展過(guò)程中全面實(shí)踐奉獻(xiàn)和服務(wù)的基本理念至關(guān)重要。在執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)決策過(guò)程中需要具有創(chuàng)造性，但是不能隨意改變領(lǐng)導(dǎo)決策內(nèi)容。目前，要想全面提升文秘管理工作效率，還需要在掌握辦公程序以及企業(yè)各項(xiàng)發(fā)展制度的基礎(chǔ)上，以及積極履行自身崗位職責(zé)的過(guò)程中創(chuàng)新發(fā)展理念。結(jié)合企業(yè)各個(gè)階段不同發(fā)展現(xiàn)狀深入探析，在實(shí)際工作中提升工作敏感度，探究新知識(shí)時(shí)樹(shù)立新思維，為企業(yè)全面建設(shè)發(fā)展提供更高效的服務(wù)。

（二）激發(fā)文秘人員的創(chuàng)新意識(shí)

從文秘工作的工作性質(zhì)來(lái)看，工作模式顯得十分重要，管理人員需要對(duì)文秘工作的工作模式進(jìn)行反復(fù)思索，將工作效率過(guò)低的傳統(tǒng)模式剔除，通過(guò)激發(fā)文秘工作人員的思想創(chuàng)新，使其在實(shí)際工作中尋找更簡(jiǎn)潔的工作方式，最終實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)量和水平的穩(wěn)定提升。想要提升文秘工作的創(chuàng)新意識(shí)，可實(shí)施以下兩方面管理措施：第一，管理者可以鼓勵(lì)文秘人員在工作中進(jìn)行大膽創(chuàng)新，以做好本職工作為前提，在辦公室中形成一種創(chuàng)新工作氛圍。例如，在進(jìn)行通信信息收集時(shí)，除了報(bào)紙、內(nèi)部雜質(zhì)等傳統(tǒng)信息渠道，文秘人員可以對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用，但網(wǎng)絡(luò)信息存在很多不真實(shí)情況，文秘人員在信息收集時(shí)需要逐一進(jìn)行核實(shí)，避免信息的不準(zhǔn)確而影響下一步工作的開(kāi)展。第二，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)起到帶頭作用，將工作的前瞻f生合理表現(xiàn)出來(lái)，利用合理方式將創(chuàng)新理念融入辦公室工作中，從而為其他工作人員帶來(lái)啟發(fā)。

（三）培育良好的道德修養(yǎng)和文化知識(shí)

文秘在企業(yè)發(fā)展中對(duì)提高辦公效率、機(jī)關(guān)單位作風(fēng)建設(shè)等方面具有重要意義。在社會(huì)發(fā)展新階段，各個(gè)企業(yè)發(fā)展新內(nèi)涵對(duì)文秘自身道德素質(zhì)和文化知識(shí)提出了更多要求。當(dāng)前要想提高文秘管理工作效率，首先需要強(qiáng)化個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)，提高責(zé)任意識(shí)。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境下，需要注重自身工作的保密性，確保企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益不受到影響。需要輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展對(duì)各項(xiàng)決策活動(dòng)，能夠?yàn)槠髽I(yè)綜合發(fā)展輸送動(dòng)力。目前文秘需要綜合管理的工作內(nèi)容較多，所以要求文秘從業(yè)人員自身不僅需要具備專(zhuān)業(yè)的文化知識(shí)，還需要具有良好的創(chuàng)新能力。做好服務(wù)上級(jí)與下級(jí)管理之間的銜接工作，將企業(yè)各個(gè)部門(mén)工作有效融合，強(qiáng)化個(gè)人工作能力，提高管理工作效率。

（四）專(zhuān)業(yè)技能的提升

根據(jù)單位業(yè)務(wù)類(lèi)型的不同，文秘工作的難度也不相同，有些單位對(duì)文秘的專(zhuān)業(yè)技能要求很高。因此，各企事業(yè)單位應(yīng)在文秘培訓(xùn)工作中增加一些投入，例如很多企業(yè)聘請(qǐng)社會(huì)上知名專(zhuān)家開(kāi)展培訓(xùn)教育工作，并派遣優(yōu)秀工作人員去其他單位進(jìn)行交流和學(xué)習(xí)，將更好的工作流程和模式帶到日常工作中來(lái)，實(shí)現(xiàn)辦公室文秘工作人員自身專(zhuān)業(yè)技能的提升。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，知識(shí)理念的更新速度越來(lái)越快，作為一名合格的文秘人員，應(yīng)對(duì)自己的專(zhuān)業(yè)技能和思想進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，為文秘工作的有效開(kāi)展提供基礎(chǔ)。

（五）重視文秘禮儀

文秘禮儀是文秘自身觀念、意識(shí)、素質(zhì)和行為方式的總和。負(fù)責(zé)上傳下達(dá)、溝通內(nèi)外的企業(yè)辦公室文秘除了掌握基本的文秘知識(shí)，具備較好的工作能力外，更應(yīng)該樹(shù)立形象意識(shí)，提升禮儀修養(yǎng)，以適應(yīng)不同場(chǎng)合的規(guī)范禮儀。秘書(shū)禮儀，是秘書(shū)在工作、社會(huì)活動(dòng)中，為塑造個(gè)人以及組織的良好形象，向相關(guān)交流對(duì)象表示尊重及友好的規(guī)范或程序，是秘書(shū)日常工作的重要組成部分，涉及內(nèi)容為辦公、接待、外事、社交、形象禮儀等。秘書(shū)人員處于企業(yè)對(duì)外交流的前沿，是企業(yè)的形象，秘書(shū)人員禮儀是否合乎規(guī)范反映了所代表的企業(yè)的形象高低，有了良好的秘書(shū)禮儀不僅樹(shù)立形象、便于工作也有利于展示個(gè)人價(jià)值，獲得認(rèn)可，因此企業(yè)辦公室文秘需特別重視文秘禮儀。

三、結(jié)語(yǔ)

根據(jù)上述，文秘工作在電力企業(yè)起著重要作用。當(dāng)前文秘需要結(jié)合企業(yè)發(fā)展新形勢(shì)下各項(xiàng)要求，不斷學(xué)習(xí)創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變自身發(fā)展職能，適應(yīng)企業(yè)管理機(jī)制要求。掌握社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向，將各項(xiàng)管理任務(wù)與企業(yè)發(fā)展總體目標(biāo)緊密聯(lián)系，在企業(yè)內(nèi)部突出橋梁作用，強(qiáng)化內(nèi)部聯(lián)系，做好外部拓展工作。