如何規(guī)范學(xué)校檔案移交工作的研究

黃玉芳

摘 要：檔案的接收與移交是檔案工作的重要組成部分，規(guī)范學(xué)校檔案移交工作，需做好以下幾點：一、確定學(xué)校檔案的接收、移交內(nèi)容與范圍；二、細致規(guī)范地做好每個門類的檔案交接工作；三、把學(xué)校檔案移交工作列入學(xué)校工作考核中去，利用信息技術(shù)，保證校檔案移交工作的時效和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案；檔案移交；移交制度；交接

實際工作中，我們往往發(fā)現(xiàn)學(xué)校基層檔案移交工作普遍存在不規(guī)范的現(xiàn)象，學(xué)校檔案員迫切需要學(xué)習(xí)掌握如何規(guī)范學(xué)校檔案移交工作的具體做法和實操要求。近年我校在如何規(guī)范檔案移交工作方面做了較為細致的實踐與研究，取得得了較好的成效，有一定的推廣借鑒價值。

一、提高學(xué)校對規(guī)范學(xué)校檔案移交工作重要性意義的認識

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案室要加大對規(guī)范學(xué)校檔案移交工作意義的宣傳和教育工作，學(xué)校要利用學(xué)校工作會議、學(xué)校檔案宣傳欄、文件宣傳、傳達、貫徹《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)規(guī)定，明確檔案的接收與移交是檔案工作的重要組成部分，學(xué)校在組織各種活動中形成的具有保存、查考價值的各種門類和載體文件材料，都應(yīng)按規(guī)定及時向綜合檔案室移交歸檔。檔案員離開工作崗位，需及時向下一任檔案員移交檔案。檔案的接收與移交是檔案工作的重要組成部分，接收一方或移交一方，都必須嚴肅認真地做好檔案的接收與移交工作。

檔案是不可再生的歷史記錄，我們廣大檔案工作者運用專業(yè)的知識，對學(xué)校在教育教學(xué)過程中形成的各種材料進行收集、整理、鑒定、保管，耗費了大量的時間和精力，為學(xué)校申報教育特色學(xué)校、迎接各種教育評估、管理考核，教師申報職稱、評選先進等提供了便捷有效的利用，也通過區(qū)檔案局每年組織的年檢工作，學(xué)校檔案工作日益科學(xué)規(guī)范，但是，隨著一些學(xué)校的變遷、學(xué)校檔案員因工作的變動或者退休，在評估檢查中發(fā)現(xiàn)，有的學(xué)校檔案工作處于停頓狀態(tài)，而學(xué)校沒有現(xiàn)成的、專業(yè)的檔案員，重啟檔案工作困難重重，因此，我們必須重視學(xué)校檔案的移交工作。

二、制訂科學(xué)嚴謹?shù)膶W(xué)校檔案移交制度，嚴格規(guī)范執(zhí)行學(xué)校檔案移交制度

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)規(guī)定，各單位需制定《檔案移交制度》。科學(xué)和完備的學(xué)校檔案移交制度是學(xué)校檔案移交管理工作科學(xué)化、標準化、規(guī)范化的保證。學(xué)校檔案移交制度主要包括以下兩方面內(nèi)容：

1.確定學(xué)校檔案的接收、移交內(nèi)容與范圍。

（1）依據(jù)本單位的分類方案確定檔案移交的范圍，一般來說，學(xué)校檔案有以下幾個門類：文書檔案、基建檔案、聲像檔案、教育教學(xué)檔案、科研檔案、實物檔案。每種門類的檔案都有不同的保管期限，檔案移交時不同保管期限的檔案要同時進行移交，做到?jīng)]有缺、漏，保證移交檔案的完整性。因為檔案移交涉及的范圍廣、材料多，被移交方與移交方往往信息不對等，所以要求移交方要制定詳盡的計劃，做到布置周密、胸有成竹，確保移交檔案的正確和完整。

（2）編研材料和專題材料也必須辦理移交。眾所周知，編研材料每年都要做延續(xù)，組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、大事記以及學(xué)校管理制度、計劃總結(jié)、統(tǒng)計報表、花名冊、任課表和獲獎情況等要做好收集和數(shù)據(jù)累計。

（3）借閱登記簿、移交清冊、銷毀清冊、溫濕度登記冊、管理臺賬等也要辦理移交。

2.細致規(guī)范地做好每個門類的檔案交接工作。

（1）認真做好檔案移交準備工作。認真做好檔案移交前的準備工作，是確保檔案交接工作順利進步的前提，因此，對于移交方來說在正式移交之前主要做好5項工作：一要對保管的檔案進步一次全面清理，做到帳物相符、心中有數(shù)。二要對借出收據(jù)上注明原因及催還情況。三要對未整理的零散文件材料分類存放、清理排序，做系統(tǒng)有序。四要按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格。五要撰寫檔案移交說明，對于接收方來說，在接收之前要做好3項工作：一要了解移交單位職能活動內(nèi)容和工作活動情況，二要向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況，三要了解或檢查檔案移交準備工作情況。綜上所述，只有交接準備充分，才能保證交接工作順利進步。

（2）把移交資料全面歸列好。以實物檔案為例，在做移交的時候，每一件實物檔案都要重視做好實物移交登記冊、登記獲獎表、貼標簽、拍照留存并導(dǎo)入檔案管理軟件的工作；各類檔案在收集紙質(zhì)文件的同時，也要收集電子文件，尤其是領(lǐng)導(dǎo)任職等重要文件。

（3）檔案的接收與移交，必須嚴格履行交接手續(xù)。檔案接收一方（檔案室的工作人員）、移交一方（各科室的檔案員），雙方經(jīng)過檔案的檢查與核對認為檔案質(zhì)量合格、數(shù)量準確以后，雙方必須在交接冊上簽字，方可交接。

（4）學(xué)校檔案歸檔時效性較強，檔案員要明確檔案的接收與移交時間：文書檔案按年度一年歸檔一次；實物檔案隨到隨收；教育教學(xué)、科研檔案由各個職能科室形成的應(yīng)歸檔的文件材料，必須按照規(guī)范化標準要求，由承辦科室整理，在每學(xué)年完結(jié)的8月份向檔案室移交；聲像檔案則視相片和光盤等的數(shù)量和工作量而定；會計類由財務(wù)科整理立卷保管一年后向檔案室移交。

（5）交給檔案室的檔案，必須符合上級規(guī)定的檔案質(zhì)量標準。如發(fā)現(xiàn)移交的檔案不符和上級規(guī)定的檔案質(zhì)量標準，接收一方拒絕接受或退回原科室重新整理直至達到質(zhì)量標準為止。

三、把學(xué)校檔案移交工作列入學(xué)校工作考核中去，利用信息技術(shù)，保證校檔案移交工作的時效和質(zhì)量

（1）學(xué)校管理層面要明確學(xué)校檔案移交的項目責(zé)任人、檔案移交的任務(wù)清單、檔案移交的完成時間；并預(yù)留充足的時間提前部署，完成時間快到時，做好溫馨督辦提示。

（2）每學(xué)期期末，主管檔案的校級領(lǐng)導(dǎo)和檔案員一起，依照檔案移交的任務(wù)清單、完成質(zhì)量和檔案移交的完成時效，對學(xué)校檔案移交的項目責(zé)任人進行學(xué)校檔案移交完成情況評價，評價結(jié)果將及時反饋，并列入教師工作考核中去。

（3）學(xué)校檔案室利用學(xué)校OA系統(tǒng)、微信系統(tǒng)、共享系統(tǒng)加快學(xué)校檔案移交的宣傳發(fā)動、資料分享、過程反饋、指導(dǎo)督辦、檢查評價，提升學(xué)校檔案移交工作的效率。