強化物資采購管理 促進企業(yè)降本增效

尚輝|文

一個重視經(jīng)濟效益的企業(yè)必須有一套行之有效的采購機制，企業(yè)采購部門必須做到充分收集供應商信息、充分詢價、充分議價、科學采購和供應商進行戰(zhàn)略合作，同時還要重視提高采購部門員工素質(zhì)，這樣企業(yè)才可能在相關物資采購過程中獲得最優(yōu)價格，最大限度降低企業(yè)產(chǎn)品成本，從而提高企業(yè)經(jīng)濟效益，增強企業(yè)市場競爭力。

采購是指企業(yè)在一定的條件下，從供應市場獲取產(chǎn)品或服務作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動正常開展的一項企業(yè)經(jīng)營活動。企業(yè)采購是企業(yè)獲得原材料、備件及其他生產(chǎn)輔材的必經(jīng)途徑。而對銅陵金威銅業(yè)有限公司（以下簡稱“金威公司”）這樣的銅加工企業(yè)而言，原材料——電解銅價格在市場上是公開透明的，所有加工企業(yè)的成本一致，因此，企業(yè)產(chǎn)品成本的差異化主要在備件、輔材價格的高低上，這不僅影響著產(chǎn)品價格利潤，還決定了企業(yè)在市場上的競爭力。可以不夸張地講，能否獲得質(zhì)優(yōu)價廉的備件和輔材是企業(yè)提高經(jīng)濟效益，戰(zhàn)勝市場競爭對手至關重要的因素，而備件和輔材的獲得需要企業(yè)采購人員完成。因此，重視企業(yè)采購業(yè)務才能保證獲得質(zhì)優(yōu)價廉的備件和輔材，才能保證企業(yè)利潤的實現(xiàn)，企業(yè)經(jīng)濟效益才能如期提高。

重視建立一套行之有效的采購機制

建立一套行之有效的采購機制是企業(yè)完成采購任務實現(xiàn)利潤的基本條件。一套行之有效的采購機制，包括功能完善互相制衡的組織機構和一套行之有效的采購制度。

一個優(yōu)秀高效的企業(yè)必須組織一套功能完善互相制衡的采購機構。這一套機構必須含有計劃、決策、執(zhí)行、監(jiān)督四大作用，按照機構的權責和機構相互支持、相互制衡的原則，建立計劃、決策、執(zhí)行和監(jiān)督相互制約的機制。以金威公司為例，生產(chǎn)分廠和設備管理部門提出采購計劃，執(zhí)行部門即營銷部負責具體實施，通過集團公司的物資采購平臺進行招投標采購，若是金額超過20萬元以上的，則需要通過金威公司每周例會討論審核后再確定是否實施執(zhí)行;監(jiān)督層即生產(chǎn)分廠和設備管理部門以及公司紀委，監(jiān)督采購的流程、計劃的執(zhí)行程度和最終采購的備件、輔材質(zhì)量優(yōu)劣。各部門權責明確，形成有效的制衡機制，權利的分散和制約會有效防止物資采購中的“暗箱操作”。

一個優(yōu)秀高效的企業(yè)還必須出臺相應的采購制度，金威公司按照現(xiàn)代企業(yè)質(zhì)量標準化體系的要求，分別制定了《采購過程控制程序》（Q/TLYSTDJV03G001）、《合格供方評價和選擇程序》（Q/TLYS-TDJV03G002）《原料采購供應管理辦法》（Q/TLYS-TDJV03G003）、《資材采購供應管理辦法》（Q/TLYS-TDJV03G004）、《備品備件管理制度》（Q/TLYS-TDJV06G009）、《合同管理制度》（Q/TLYS-TDJV05G001）、《陽光工程實施辦法》（Q/TLYS-TDJV05G001）等一系列制度，這些制度用來規(guī)范采購程序，規(guī)范管理人員的采購行為，有了這些制度，相關工作人員才能做到“有法可依”。

完善的機構加制度才能保證企業(yè)采購這一職能部門運行有效良好，行之有效的采購機制是企業(yè)采購部門完成企業(yè)采購職責的物理前提，也是企業(yè)正常運轉(zhuǎn)實現(xiàn)利潤的組織保證。

重視采購活動過程的管理

重視采購活動過程的管理是大大降低企業(yè)產(chǎn)品成本，提高企業(yè)效益的重要途徑。

通用電氣公司前CEO杰克韋爾奇說過:“采購和銷售是公司唯一能‘掙錢’的部門，其他任何部門發(fā)生的都是管理費用”。采購環(huán)節(jié)每降低1%成本，企業(yè)利潤將增加5%～10%。采購對于一個企業(yè)而言可以說是舉足輕重。企業(yè)通過重視采購活動過程的管理達到降低成本，提高產(chǎn)品利潤的思路很多，在當今信息傳播飛快的時代，借鑒其他國內(nèi)外大型企業(yè)的成功方法，主要有以下幾點：

(一)充分收集供應商信息充分詢價，這是高質(zhì)量采購降低企業(yè)成本的前提條件。

傳統(tǒng)的采購，一般是需要采購的企業(yè)將采購產(chǎn)品的資料通過采購人員與供應商之間的直接溝通完成。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，全球化進程的加速，企業(yè)采購人員面對的供應商可選擇的范圍越來越寬，供應商的數(shù)量也越來越多。在這種商業(yè)生態(tài)下絕大多數(shù)供應商會想方設法屏蔽其他供應商，并采取五花八門的促銷手段、返利、回扣、提成等方法誘惑企業(yè)采購人員盡快鎖定自己推銷的產(chǎn)品。企業(yè)若不對采購人員進行相關管理，企業(yè)采購人員可能會積極配合供應商以保證個人利益最大化。在這種采購模式下，采購人員幫助企業(yè)獲取質(zhì)優(yōu)價廉原材料的功能即會喪失，通過采購活動降低產(chǎn)品原材料成本目標就無法實現(xiàn)，企業(yè)最終產(chǎn)品利潤以及企業(yè)經(jīng)濟效益都會受到影響。

因此，在全球經(jīng)濟和網(wǎng)絡經(jīng)濟時代，在市場經(jīng)濟已經(jīng)充分發(fā)展40年的中國，任何企業(yè)都必須要求自己的采購機構具備全球市場視野，利用最新市場信息平臺和工具，對自己企業(yè)所需原料供應商的數(shù)量及其產(chǎn)品價格質(zhì)量充分了解，只有這樣，質(zhì)優(yōu)價廉的采購目的才能實現(xiàn)，采購機構的職能才算履行。采購機構在收集供應商信息充分詢價方面應做到如下：

（1）多渠道了解盡量多供應商。供應商是不可計算的，企業(yè)在尋求多渠道供應商報價時，切勿只鎖定“老客戶供應商”合作，還應隨時添加一些新的供應商，向國內(nèi)外同行了解，向上下游客戶了解，以及通過參加各種物資材料博覽會了解。一個企業(yè)的采購管理要達到一定水平，應充分注意對采購市場的調(diào)查和資訊的收集、整理，只有這樣，才能充分了解市場狀況和價格走勢，使自己處于有利地位。

（2）擁有企業(yè)自己的采購網(wǎng)絡平臺，這是獲得盡量多供應商信息的最優(yōu)途徑。及時準確的信息是科學決策的依據(jù)，采購管理是面對市場的，當前市場瞬息萬變，不掌握充分的信息，決策就會變成武斷，因此企業(yè)一旦擁有自己的采購網(wǎng)絡平臺，企業(yè)不僅可以累積曾經(jīng)接觸過的供應商，公開的采購平臺也為市場其他相關供應商主動提供產(chǎn)品信息打開了通道。近幾年，金威公司重大設備、備件和生產(chǎn)輔材依托集團公司招投標網(wǎng)絡平臺進行采購，從而使金威公司采購成本有所降低。2017年市場各種材料價格波動較大的情況下，金威公司僅包裝材料招標采購成本就較上一年度平均降低5%～8%不等，節(jié)約成本約80萬元。

（3）充分利用信息時代便捷途徑獲取供應商信息。利用互聯(lián)網(wǎng)可獲取同類產(chǎn)品供應商及相關采購材料網(wǎng)站，通過電子郵件、電話傳真咨詢等方式收集價格信息，實現(xiàn)有價可比。通過一切渠道，進而獲得所采購物資的盡量多的信息資料成為采購企業(yè)非常重要的采購途徑。

(二)充分議價比價，這是企業(yè)采購成功的關鍵。

定價采購是企業(yè)采購活動的中間環(huán)節(jié)，也是企業(yè)通過采購降低產(chǎn)品成本增加企業(yè)利潤的關鍵，科學的議價原則主要有以下三則：

其一，制定企業(yè)內(nèi)控價格標準。利用企業(yè)采購系統(tǒng)了解以往供應商信息，制定企業(yè)常用外購物資材料價格手冊，此價格手冊作為外購指導性價格和內(nèi)控最高限價。價格手冊的標準價格需要與時俱進貼近市場，價格水平應保持在市場平均價格以下。其二，建立比質(zhì)比價采購臺賬。采購人員應將每筆合同逐項記入臺賬，詳細記錄比價情況、供貨單位、數(shù)量、金額等項內(nèi)容，臺賬要詳細，用計算機管理。目前，金威公司已通過集團公司建立的ERP系統(tǒng)細化了這項工作，這不僅提高了采購業(yè)務的透明度，約束采購行為，也積累了比價采購資料。其三，堅持貨比三家的未購原則。金威公司出臺了《自主零星急件采購暫行管理辦法》等管理制度，規(guī)范應急零星采購的程序，要求貨比三家。對于除已簽訂年度合同物資及招標項目以外的零星采購，原則上均要求貨比三家，即每采購一項物資均要有三家以上供應商的報價，經(jīng)比質(zhì)比價后選擇合適的廠家。

(三)科學采購，選擇合理的采購方式也是獲得最佳價格的重要途徑。

企業(yè)除常規(guī)采購方法外，以下兩種采購方式可以幫助企業(yè)獲得更加質(zhì)優(yōu)價廉的采購物資，從而實現(xiàn)壓低成本，增強企業(yè)產(chǎn)品市場競爭力的目標。

第一種，集中采購（它是相對于分散采購而言的）。指企業(yè)在核心管理層建立專門的采購機構，組織企業(yè)所需物品的采購進貨業(yè)務，對大的企業(yè)集團而言，這種采購方式可以獲得超乎尋常的價格。它以組建內(nèi)部采購部門的方式，統(tǒng)一管理其分布于各地分支機構的采購業(yè)務，減少采購渠道，通過批量采購獲得價格優(yōu)惠。例如對于鋼材、油料、煤炭、水泥、民爆用品等大宗物資，集團公司采用這種集中采購方式獲得較優(yōu)惠的價格。第二種，聯(lián)合采購。這種采購模式適用于中小企業(yè)，它可以幫助中小企業(yè)聯(lián)合抵御風險。一方面多家企業(yè)聯(lián)合采購，集小訂單成大訂單，增強集體的談判實力，獲取采購規(guī)模優(yōu)勢，爭得和大企業(yè)一樣的地位；另一方面，聯(lián)合采購的對象是如原材料、大宗耗材或常用零部件等生產(chǎn)企業(yè)，通過直接與制造商交易，減少中間層次，大大降低流通成本和保障產(chǎn)品質(zhì)量。

最后還有一種采購方式，是因企業(yè)生產(chǎn)設備的唯一性、稀缺性或生產(chǎn)工藝的特殊需要，向具有壟斷技術或獨家代理的唯一供應商進行議價采購，這種采購導致采購價格成本高，在采購交易中處于被動地位，隨著企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)新和不斷探索的促進推動，要盡量減少這種采購方式。金威公司現(xiàn)有數(shù)臺進口高端精軋機和配套設備，因廠家的技術資料屏蔽和壟斷，一些零配件的采購需要向原設備供應商采購，因沒有掌握核心技術，只有依賴外方的零配件保證設備運轉(zhuǎn)，所以價格商談中處于被動地位，價格較高。但是隨著金威公司進口備件國產(chǎn)化工作的推進，在技術人員和采購人員的積極創(chuàng)新和不斷探索努力下，聯(lián)系國內(nèi)廠家測繪關鍵零部件，從簡到難逐步開始替代，經(jīng)過3年時間的摸索，僅步進式退火爐內(nèi)輻射管1項備件，近3年約節(jié)省100萬元以上，降低了采購成本，取得了顯著的經(jīng)濟效益。

(四)重視和供應商進行戰(zhàn)略合作，共同創(chuàng)造利于企業(yè)的最優(yōu)價格和最好服務。

和供應商進行戰(zhàn)略合作就是對供應商實行戰(zhàn)略成本管理。以前的采購管理只是過多強調(diào)公司內(nèi)部的努力，而要真正做到對采購成本的全面控制，僅靠自己內(nèi)部的努力是不夠的，應該對供應商的成本狀況有所了解，只有這樣，才能在價格談判中占主動地位。企業(yè)采購部門可以派精通技術的采購人員通過參觀供應商的設施，了解生產(chǎn)過程，分析供應商的產(chǎn)品構成等資料信息，同時把自身對物資材料或備件的需求和設備工況環(huán)境讓供應商充分了解，共同探討尋求保證生產(chǎn)使用質(zhì)量不降低的情況下降低備件或材料成本的途徑，從而降低供應商產(chǎn)品價格，達到降低企業(yè)采購成本的目的。進行這種談判，可以爭取雙贏的局面，既讓企業(yè)獲得想要的價格又讓供應商得到一定的合理利潤，同時還為企業(yè)今后進一步降低成本提供了一個試驗性平臺。近兩年，金威公司就在探索針對核心工藝備件與有關生產(chǎn)制造供應商進行戰(zhàn)略合作之路，一來可以采購替代進口的備件并節(jié)省采購成本，同時還能及時得到技術支持和目前國內(nèi)最新技術革新信息，其二還能約束戰(zhàn)略合作單位保守本企業(yè)的技術秘密。

重視提高采購部門員工素質(zhì)

提高采購部門員工素質(zhì)是企業(yè)完成采購使命，提高企業(yè)效益的終極保證。

員工是企業(yè)的靈魂，是企業(yè)一切價值的源泉。采購部門員工素質(zhì)的提高是部門順利履行采購職責、企業(yè)生產(chǎn)順利進行的保證。提高采購部門員工素質(zhì)要努力關注以下兩個方面：

首先，采購員工要有良好的思想品德素質(zhì)。采購工作沒有固定規(guī)則可循，采購行為的稽查也較為困難，使得采購工作是“良心工作”。一個合格采購人員應具備良好的思想品德素質(zhì)。只有思想品德高尚，才能做到大公無私、克己奉公，處處為大局著想，不貪圖蠅頭小利。

其次，要重視提高企業(yè)采購員工的知識素養(yǎng)。

（1）一個合格的采購人員必須努力掌握一定的采購業(yè)務基礎知識。采購業(yè)務知識包括談判技巧、商品知識、簽約等基本知識。這是做好采購工作的基礎，有助于采購人員與供應商的溝通，主動進行商品價值分析，開發(fā)新來源或替代品，從而降低采購成本。

（2）一個合格的采購人員必須努力掌握一定的市場學知識。只有正確了解消費者需要，充分掌握市場細分策略以及產(chǎn)品、價格、渠道、促銷方面的知識，才能合理確定采購商品的品種，從而保證所采購的商品適銷對路。

（3）一個合格的采購人員必須努力掌握一定的文化基礎知識。當今世界正處于知識經(jīng)濟時代，市場競爭激烈，而市場競爭歸根到底是科技文化的競爭。只有具有較高的文化知識，才會擁有更強的競爭實力，才有可能在競爭中取勝。

總之，一個重視經(jīng)濟效益的企業(yè)必須有一套行之有效的采購機制，企業(yè)采購部門必須做到充分收集供應商信息、充分詢價、充分比價、科學采購和供應商進行戰(zhàn)略合作，同時還要重視提高采購部門員工素質(zhì)，這樣企業(yè)才可能在相關物資采購過程中獲得最優(yōu)價格，最大限度降低企業(yè)產(chǎn)品成本，獲得最佳利潤，從而提高企業(yè)經(jīng)濟效益，增強企業(yè)市場競爭力。