如何加強事業(yè)單位檔案管理安全

劉淑娟

摘要：隨著社會的進步和信息時代的到來，事業(yè)單位的管理模式也在逐漸更新，不斷向現(xiàn)代化、自動化轉(zhuǎn)變，這種管理模式的轉(zhuǎn)變?yōu)槭聵I(yè)單位的檔案管理提供了便利，促進了事業(yè)單位的與時俱進，提高了工作效率，事業(yè)單位的檔案管理工作對于事業(yè)單位來說有著很重大的意義，這也就要求事業(yè)單位要進一步加強檔案管理安全工作。本文就事業(yè)單位檔案管理的意義，當前事業(yè)單位檔案管理存在的問題，以及如何加強檔案管理安全，作出了相關(guān)闡述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案管理；問題；加強管理安全

檔案管理工作在事業(yè)單位的眾多工作內(nèi)容中是一項基礎(chǔ)性工作，也是一項重要工作。做好檔案管理工作能夠為事業(yè)單位各項工作的展開，提供便利，也能夠記錄事業(yè)單位的發(fā)展、變化軌跡。在當前信息化、自動化的檔案管理工作模式下，事業(yè)單位檔案管理人員要學習現(xiàn)代化的檔案管理方法，還要學習如何加強單位檔案管理的安全工作，以保障事業(yè)單位各項工作的順利進行。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義

（一）檔案管理工作便于資料的查詢

事業(yè)單位的檔案管理水平能夠反映單位的運營情況。檔案管理工作為單位查詢資料提供依據(jù)，也為職工與單位合法權(quán)益提供憑證。所以在事業(yè)單位的管理工作中，檔案管理工作是必不可缺的重要環(huán)節(jié)。它便于發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位在發(fā)展過程中存在的問題，從而提高事業(yè)單位的管理質(zhì)量。

（二）檔案管理工作能夠促進事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展

領(lǐng)導(dǎo)能否準確分析事業(yè)單位的業(yè)務(wù)情況、業(yè)績和事業(yè)單位在發(fā)展過程中存在的問題，都要以該單位的檔案管理為參考。事業(yè)單位如果能夠真實有效的完整記錄本單位的發(fā)展歷史，為人們尋找適合自己的崗位提供了重要參考信息，這樣也就促進了事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

（三）檔案管理工作能夠如實反映事業(yè)單位水平

為了滿足社會需求，事業(yè)單位的當然管理工作也在不斷的深化改革和創(chuàng)新，這種改革和創(chuàng)新是以事業(yè)單位的發(fā)展特點為依據(jù)，并根據(jù)實際情況及時采取措施，來提高事業(yè)單位的社會形象，進而促進事業(yè)單位與時俱進、全面發(fā)展。因此，檔案的管理工作水平如實，反映著事業(yè)單位的發(fā)展水平。

二、影響事業(yè)單位檔案管理安全的因素

當前，在一些事業(yè)單位存在著檔案管理體制不完善的問題，若管理體制不完善，會使檔案管理工作人員對于日常工作無章可循，調(diào)整、外借檔案記錄不完善，致使部分檔案無故丟失。此外，還出現(xiàn)了檔案資料被涂改的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象降低了事業(yè)單位檔案的參考價值。檔案管理硬件設(shè)施的配置也能體現(xiàn)出檔案管理體制的不完善。目前國內(nèi)很多企業(yè)都將計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到了日常的工作和管理中，極大的提高了企業(yè)的工作效率，促進企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展。現(xiàn)在，計算機網(wǎng)絡(luò)的運用已經(jīng)很廣泛了。但是在一些事業(yè)單位，大多數(shù)檔案信息管理還是通過手工或是簡單的計算機軟件來完成的，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的很少，這種落后的檔案管理方法，不能把所有的檔案信息進行統(tǒng)一的整理。另外，紙質(zhì)檔案的保存條件也比較差，很多檔案資料隨著時間會被漸漸磨損，降低了事業(yè)單位檔案的安全保存，甚至，在一些事業(yè)單位沒有單獨的檔案保存室。

三、加強事業(yè)單位檔案管理安全的策略

（一）改善檔案保管條件

健全的檔案保管條件是事業(yè)單位檔案管理安全的根本。首先，事業(yè)單位應(yīng)設(shè)有單獨的檔案室，只是在辦公室或其他科室的內(nèi)部形成檔案室，對于檔案的保管工作十分不利。有了獨立的檔案室，能夠提高檔案的安全性。其次，事業(yè)單位在檔案管理工作中應(yīng)普及計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，先進的檔案管理辦法能夠把所有的檔案信息進行統(tǒng)一的分類、整理，同時，檔案管理的電子化也提高了檔案保存的永久性。

（二）完善檔案管理體制

完善的檔案管理體制能夠促進檔案管理工作人員的工作規(guī)范和工作進程。完善的檔案管理體制應(yīng)包括以下幾點：1.加強檔案室管理工作以確保檔案的安全。要配備專職或兼職的專業(yè)人員來保證檔案室資料的安全問題。2.要重視檔案的存放工作。在存放檔案時，要按照檔案的門類、時間、保管期限進行分類存放，嚴禁亂堆亂放。3.要格外注意檔案流動過程中的安全防護。在借閱檔案，或因其它原因把檔案調(diào)離檔案室時，嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，辦理必要的借閱手續(xù)，防止檔案丟失。4.做好電子檔案的保密工作，力求“不失密”。檔案管理的電子化，雖然方便使用，但是也給檔案的保密工作帶來了風險。因此要注意運用一些電子科技手段保護電子檔案的安全性，同時還要注意，對于國家機密，要堅持“上網(wǎng)計算機不涉密，涉密計算機不上網(wǎng)”的保密原則。

結(jié)語：

事業(yè)單位的檔案管理工作至關(guān)重要，在隨著技術(shù)和經(jīng)濟發(fā)展的同時，要改變和提高檔案管理工作的工作方式及工作水平。面對檔案管理工作中出現(xiàn)的種種問題，事業(yè)單位要積極解決。為檔案管理工作人員提供齊全的檔案保管條件，并建設(shè)完善的檔案管理體制，從各個方面來加強事業(yè)單位的檔案管理安全。

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