淺談如何優(yōu)化檔案管理

徐俐

【摘要】在全面深化改革的今天，如何更好做好檔案管理工作唯有自我革新，才能與時(shí)俱進(jìn)、不斷發(fā)展。做好檔案管理工作，需要在發(fā)揚(yáng)檔案管理優(yōu)良傳統(tǒng)做法的同時(shí)，更加注重科學(xué)化及科學(xué)技術(shù)手段的引進(jìn)和應(yīng)用，以科學(xué)手段提高檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 現(xiàn)狀 措施

一、目前檔案管理的現(xiàn)狀

（一）缺乏檔案管理的思想觀念

在當(dāng)前這個(gè)階段，多數(shù)人忙于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，認(rèn)為只要目前的工作完成，就可以促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的快速健康發(fā)展。實(shí)際上，許多工作具有長(zhǎng)期性，需考慮長(zhǎng)遠(yuǎn)，還有一些工作受到當(dāng)前社會(huì)背景的影響，對(duì)以后的工作仍然有非常重要的參考價(jià)值。因此，檔案管理對(duì)每項(xiàng)工作都至關(guān)重要，盡管當(dāng)今社會(huì)對(duì)檔案管理已經(jīng)有了一定程度的認(rèn)識(shí)，但對(duì)其重視程度還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，因此也阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

（二）檔案管理人員的專業(yè)水平不夠

現(xiàn)代信息檔案管理與傳統(tǒng)人工檔案管理之間還存在著一定的差異，需要專業(yè)技術(shù)人員的支持。但目前事業(yè)單位的檔案管理工作多且繁雜，而這部分工作主要是由一些年齡結(jié)構(gòu)較大的人員組成的，雖然這些員工在人工檔案管理方面具有豐富的經(jīng)驗(yàn)，但在建立現(xiàn)代化信息技術(shù)檔案管理方面還存在著很大的問(wèn)題，缺乏基本的計(jì)算機(jī)操作、檔案查閱、資料整理和歸類等基礎(chǔ)的專業(yè)能力，不能滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新時(shí)期檔案管理工作的具體化、精細(xì)化、規(guī)范化和制度化的要求。因此，可能沒(méi)有辦法完成信息檔案的建設(shè)，使檔案管理的工作效率相對(duì)低下。

（三）檔案管理的設(shè)備相對(duì)落后

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，單位的檔案管理逐漸開(kāi)始實(shí)現(xiàn)信息化管理。但是，由于一些單位對(duì)這方面的關(guān)注度不夠，先進(jìn)的信息技術(shù)在檔案管理中還得不到廣泛充分的應(yīng)用。一些事業(yè)單位沒(méi)有給予檔案管理工作足夠的經(jīng)費(fèi)支持和設(shè)備維護(hù)，使得檔案室的硬件條件和基礎(chǔ)設(shè)施比較差，儀器設(shè)備配置不齊全。同時(shí)現(xiàn)代化的檔案資源開(kāi)發(fā)利用不夠，電腦、掃描儀、影印設(shè)備和操作軟件等軟硬件設(shè)施更新不及時(shí)，不能滿足現(xiàn)代化的電子檔案處理需求。檔案管理中通常還存在工作空間小、環(huán)境不完善的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量相對(duì)較差。甚至在一些單位中，檔案管理工作還沒(méi)有應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備，僅僅依靠手工檔案管理，這也導(dǎo)致文件管理效率不高，并且質(zhì)量不好，存在較多的錯(cuò)誤，有的檔案也不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸檔，這對(duì)于工作效率有著直接影響。

（四）信息化利用不充分

很多單位對(duì)于檔案管理軟件的認(rèn)知度很低，不能正確的認(rèn)識(shí)檔案管理軟件，而如果選擇合適的檔案管理軟件便可以有效的提高檔案管理效率，同時(shí)也可以有效的降低人為錯(cuò)誤率，在這種情況下，充分利用信息化對(duì)事業(yè)單位未來(lái)的工作非常有幫助。因此能夠使用更好的檔案管理軟件也是信息時(shí)代化的必然選擇。

二、優(yōu)化檔案管理的措施

（一）完善檔案管理的管理制度并提高對(duì)檔案管理的重視度

檔案作為社會(huì)活動(dòng)的記錄和物證，在許多行業(yè)都起著至關(guān)重要的作用，也有助于各相關(guān)部門(mén)工作的開(kāi)展，因此優(yōu)化檔案管理、提高檔案管理效率便顯得尤為重要。而一個(gè)好的制度便能促進(jìn)檔案管理行之有效的進(jìn)行，也能從根本上解決檔案收集不完整、不準(zhǔn)確的問(wèn)題等，同時(shí)使工作人員能夠有更加明確的工作標(biāo)準(zhǔn)，提高其工作熱情，促進(jìn)單位的檔案管理工作有效完成。改變社會(huì)對(duì)公共事業(yè)管理的認(rèn)識(shí)不足，便要求宏觀層面的國(guó)家機(jī)構(gòu)提供檔案管理支持，使全社會(huì)都關(guān)注機(jī)構(gòu)檔案管理，從而提高對(duì)檔案管理的重視程度。通過(guò)不斷加強(qiáng)相關(guān)檔案資料的收集工作，促進(jìn)檔案管理工作的不斷完善。檔案管理作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，在中國(guó)經(jīng)濟(jì)和政治體制不斷改革的背景下，干部制度改革，考核培訓(xùn)活動(dòng)中也增加了大量需要存檔的數(shù)據(jù)，這在一定程度上也增加了收集人事檔案材料難度。因此，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集和整理各種信息，并做好鑒定工作，對(duì)于不符合檔案規(guī)范要求的檔案應(yīng)慎重選擇，及時(shí)退還一些不完整的材料，并要求有關(guān)部門(mén)及時(shí)重新提交，以確保文件信息的完整度，真實(shí)度和安全度，有效地發(fā)揮檔案的社會(huì)作用。

（二）加強(qiáng)對(duì)工作人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)工作

增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心，同時(shí)優(yōu)化他們的工作方法，鼓勵(lì)工作人員多提問(wèn)，不能出現(xiàn)模棱兩可的現(xiàn)象，力爭(zhēng)做到精確細(xì)致，從而提高工作效率。在公共機(jī)構(gòu)工作過(guò)程中應(yīng)加強(qiáng)員工與員工之間的互動(dòng)，豐富員工活動(dòng)，增加員工的參與度，從而營(yíng)造積極高效的工作環(huán)境。初步進(jìn)入工作環(huán)境的工作人員可能對(duì)法律體系和具體的檔案管理方式并不適應(yīng)，因此進(jìn)行一些思想政治方面的工作可以鼓勵(lì)員工、提高員工的參與程度。經(jīng)過(guò)有關(guān)部門(mén)人員的不斷努力，近期機(jī)構(gòu)在改進(jìn)檔案管理工作方面取得了很大的進(jìn)展，參與工作的工作人員的態(tài)度和工作熱情也取得了很大的改善。事業(yè)單位其他方面的工作機(jī)構(gòu)與檔案的收集和整理密切相關(guān)，材料管理工作對(duì)提升其他工作起到了很大的促進(jìn)作用。在工作中不斷吸取前輩的經(jīng)驗(yàn)，取得了事半功倍的效果，同時(shí)工作效率也得到了明顯提高，相關(guān)單位的材料管理也得到了很大程度的改善。

（三）充分應(yīng)用現(xiàn)在高速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)

應(yīng)將網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字與計(jì)算機(jī)結(jié)合起來(lái)，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的手段整理檔案，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，可以減少手工操作的失誤，提升準(zhǔn)確率，也方便工作人員搜尋之前的檔案，降低了工作量，也更能滿足當(dāng)今社會(huì)信息化的需求。在某種程度上，建立數(shù)據(jù)庫(kù)需要一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程。在數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)過(guò)程中，文件管理和計(jì)算機(jī)技術(shù)的相關(guān)工作應(yīng)該有效地結(jié)合起來(lái)，并在一定程度上進(jìn)行協(xié)調(diào)配合，高效的收集綜合數(shù)據(jù)并構(gòu)建檔案目錄。也可以建立起實(shí)用性較強(qiáng)的檔案信息網(wǎng)站，更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，只有這樣，才能進(jìn)一步開(kāi)發(fā)出相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，從而提升新時(shí)期檔案管理工作的質(zhì)量，不斷提高信息檔案管理的效率。

（四）完善檔案的保密工作，強(qiáng)化檔案的安全制度建設(shè)

檔案管理機(jī)構(gòu)參與國(guó)家政治經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要信息，在檔案管理機(jī)構(gòu)中，不僅要提高管理者的責(zé)任心，更重要的是要提高管理者的保密意識(shí)，堅(jiān)決杜絕泄露國(guó)家秘密檔案，檔案管理工作人員必須加強(qiáng)保密工作，定期對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行檢查，同時(shí)在檔案室應(yīng)安排專門(mén)的工作人員進(jìn)行管理，并要建立相應(yīng)的應(yīng)急制度和搶救補(bǔ)救的制度。完善檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施條件，建立數(shù)字檔案和電子檔案信息安全制度，促進(jìn)檔案系統(tǒng)安全檔次保護(hù)和分級(jí)保護(hù)工作，提高數(shù)字檔案評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，完善分類網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，也能夠行之有效的確保檔案的安全。

三、結(jié)語(yǔ)

目前，我國(guó)的檔案管理工作已經(jīng)做得比較完善，但還有可以改進(jìn)的地方，希望可以更加重視檔案管理的管理制度、對(duì)于工作人員的培訓(xùn)以及檔案的保密工作，并能夠充分利用高速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)，使我國(guó)的檔案管理能夠更加優(yōu)化。