事業(yè)單位檔案信息化管理探析

車明懿 李麗茹 羅為民

【摘要】檔案作為事業(yè)單位信息記錄的重要栽體，在事業(yè)單位管理中有著重要作用。信息化技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)著檔案信息化管理的發(fā)展、完善。本文從檔案信息化管理的概述出發(fā)，闡述了實(shí)施檔案信息化管理的意義，分析了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題，進(jìn)而總結(jié)了提升事業(yè)單位檔案信息化管理水平的策略。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位 檔案管理 信息化

一、檔案信息化管理的概述

檔案管理從傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代信息化技術(shù)管理模式的過程稱之為檔案的信息化管理。檔案資料通過檔案的信息化管理，可以實(shí)現(xiàn)資源共享，有利于檔案資料的存儲(chǔ)、整理和查詢工作的順利進(jìn)行，提高了檔案的利用率。檔案信息化管理主要是通過信息化技術(shù)把紙質(zhì)等文件傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)，再進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這樣可以減少檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度，推動(dòng)了檔案管理工作的快速發(fā)展。

二、實(shí)施檔案信息化管理的意義

（一）提高檔案管理人員的工作效率

首先，我國傳統(tǒng)的檔案管理主要依賴于人的手工操作，工作人員要把檔案信息進(jìn)行手工歸檔、整理，并且在需要查找某項(xiàng)文檔時(shí)，也要工作人員耗費(fèi)大量的人力、時(shí)間來查找，導(dǎo)致工作效率低下，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)找不到的“死檔案”現(xiàn)象。而在實(shí)行檔案的信息化管理后，檔案管理工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行錄入時(shí)，要分門別類地進(jìn)行分類、提取、分析、加工來建立規(guī)范的檔案信息管理模式，這也是對(duì)檔案管理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化；同時(shí)大大地提高了檔案管理人員的工作效率，提高了檔案信息的檢索速度。

（二）增強(qiáng)檔案信息保存的穩(wěn)定性

傳統(tǒng)的檔案信息載體是紙張，紙張的保存容易受到外部環(huán)境的影響而受損，比如，溫度和濕度超過一定的范圍，紙質(zhì)檔案信息就容易受到損壞。而電子檔案的空間就有著諸多優(yōu)勢(shì)，比如存儲(chǔ)容量大、查詢方便快捷，可以將電子檔案多次備份，可以避免環(huán)境的改變對(duì)檔案信息管理的不利影響。因此，檔案信息化管理可以最大限度地避免檔案信息的遺失，增強(qiáng)檔案信息保存的穩(wěn)定性。

（三）加強(qiáng)檔案信息的交流與共享

在傳統(tǒng)手工檔案管理過程中，由于管理技術(shù)的落后，許多檔案信息被閑置，造成檔案信息的可利用率很低。而信息化管理技術(shù)的介入使得任何一個(gè)參與者，都可以通過強(qiáng)大的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在數(shù)據(jù)庫中快捷的找到所需要的電子檔案，這實(shí)現(xiàn)了檔案信息的高效管理和資源共享。

三、事業(yè)單位檔案信息化管理過程中存在的問題

（一）管理層對(duì)檔案信息化工作重視程度不足

我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程已經(jīng)在有條不紊地進(jìn)行了，并且也取得了一定的成績，但其中仍然存在發(fā)展空白，影響著檔案信息化管理的發(fā)展、成熟，這其中一個(gè)顯著的原因是部分管理層不夠重視檔案信息化管理的發(fā)展。他們沒有意識(shí)到檔案信息化管理對(duì)個(gè)人、單位和社會(huì)的重要意義，因此對(duì)檔案信息化建設(shè)理念也并未成熟，不明確檔案信息化建設(shè)的根本要求、總體目標(biāo)，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，這會(huì)導(dǎo)致政策、經(jīng)費(fèi)、人員、設(shè)備等各個(gè)方面對(duì)信息化建設(shè)的投入不足，從而阻礙了檔案信息化管理的穩(wěn)妥、快速發(fā)展，使部分事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)持續(xù)停留在初級(jí)階段。

（二）缺乏高水平的檔案管理人才

任何領(lǐng)域的競(jìng)爭最終都會(huì)回歸到人才的競(jìng)爭，檔案信息化建設(shè)也不例外。擁有熟練掌握檔案管理知識(shí)和信息化技術(shù)的雙向人才對(duì)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的發(fā)展至關(guān)重要。而目前我國事業(yè)單位普遍存在著檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不均衡、信息化技術(shù)掌握不足的現(xiàn)象，比如部分檔案室的檔案管理人員不是專職檔案員，不能全力以赴地投入檔案工作；另外部分檔案管理人員的信息化技術(shù)欠缺，不能熟練處理電子檔案的收集、保存、維護(hù)工作；導(dǎo)致豐富的檔案資源不能被充分挖掘和利用，這嚴(yán)重影響了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展速度。

（三）檔案信息化管理中存在安全隱患

信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用為檔案利用提供了高效、快捷的方式，但同時(shí)也給檔案管理帶來了安全隱患。首先，部分檔案管理人員的安全意識(shí)比較淡薄，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全沒有防范意識(shí)，所以在檔案管理工作中沒有采取必要的安全防范措施，以至于丟失數(shù)據(jù)和泄密的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。另外，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中的病毒是當(dāng)今世界很難應(yīng)對(duì)的一件事，它嚴(yán)重威脅著網(wǎng)絡(luò)的安全性，在這種不夠安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案信息比較容易受到竊取和篡改，這種檔案管理工作中的安全隱患不利于檔案信息化管理的正常運(yùn)行。

四、提升事業(yè)單位檔案信息化管理水平的策略

（一）提高管理層對(duì)檔案信息化管理工作的重視

對(duì)于事業(yè)單位管理的長遠(yuǎn)發(fā)展來說，高效的檔案管理不可或缺，而檔案的信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理高效化的必然之路。因此，首先要改變管理層的思想觀念，提高思想意識(shí)。事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展要跟隨時(shí)代的步伐，擯棄舊體制，要明確檔案的信息化管理在事業(yè)單位管理中的重要性，積極推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)。其次，在具體實(shí)施過程中，管理層要將檔案信息化建設(shè)列入事業(yè)單位管理發(fā)展的重要規(guī)劃中，要加大人力、物力、財(cái)力的投入，全力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。最后，管理層要有創(chuàng)新發(fā)展理念，及時(shí)了解檔案信息化發(fā)展的最新技術(shù)，不斷引進(jìn)與更新信息化技術(shù)來完善檔案信息化建設(shè)工作，同時(shí)不斷培養(yǎng)員工的檔案意識(shí)和信息意識(shí)，形成檔案信息化建設(shè)的長效機(jī)制。

（二）建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

檔案信息化建設(shè)要想高效、持續(xù)的發(fā)展，就必須擁有高素質(zhì)的檔案管理人才。因此，如何建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍是檔案信息化過程中亟待解決的問題。

首先，在檔案管理的工作人員引進(jìn)時(shí)，要注重把思想積極、專業(yè)水平高和工作能力強(qiáng)的人員挑選出來。其次，在事業(yè)單位人才培訓(xùn)計(jì)劃中，要納入檔案管理人員的培訓(xùn)，主要從以下兩個(gè)方面來提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)：第一，加強(qiáng)檔案管理人員的思想政治學(xué)習(xí)，由于檔案信息的安全性和保密性的需求，在培訓(xùn)時(shí)，必須加強(qiáng)安全意識(shí)的培訓(xùn)，指導(dǎo)檔案管理人員做好檔案信息系統(tǒng)的安全維護(hù)工作；第二，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的檔案管理專業(yè)知識(shí)和信息化技術(shù)的持續(xù)培訓(xùn)，確保檔案管理人員不斷完善和更新知識(shí)技術(shù)結(jié)構(gòu)，更好地為檔案信息化建設(shè)服務(wù)。最后，對(duì)檔案管理人員制定切實(shí)可行的考核制度，建立激勵(lì)機(jī)制，從思想政治素質(zhì)、專業(yè)技術(shù)水平、職業(yè)道德等方面進(jìn)行定期考核，提高檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任意識(shí)。（三）建立事業(yè)單位檔案信息化安全保障體系

檔案管理的一個(gè)重要原則就是安全，而當(dāng)信息技術(shù)引入檔案管理工作中后，更要注重檔案信息的安全性，防止檔案信息泄露，對(duì)單位和個(gè)人造成不利影響。因此，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)，建立檔案信息化安全保障體系。

首先，加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，檔案管理人員必須明白檔案館與圖書館有著根本不同，圖書信息基本都是面向大眾的，而檔案信息對(duì)安全保密有嚴(yán)格要求，部分檔案信息是需要控制使用的，所以檔案管理人員要嚴(yán)防因?yàn)槿藶橐蛩囟鴮?dǎo)致泄密事件的發(fā)生。其次，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究開發(fā)和應(yīng)用，確保檔案信息的安全性，比如，為了避免檔案信息系統(tǒng)遭到入侵，要對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)安裝防火墻和殺毒軟件；另外對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)要實(shí)時(shí)監(jiān)控，并制定嚴(yán)密的措施，防范黑客攻擊；同時(shí)檔案管理人員要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)的學(xué)習(xí)，充分認(rèn)識(shí)和了解各種網(wǎng)絡(luò)病毒，掌握應(yīng)對(duì)病毒的方法和技術(shù)。再次，為了避免信息泄露，要制定嚴(yán)密的電子文件安全管理機(jī)制，完善電子文件的登錄管理、流傳跟蹤工作。最后，由于網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)自身可能會(huì)出現(xiàn)故障以及系統(tǒng)外部的各種因素干擾，使得檔案信息極易遭受損壞和流失，所以在檔案信息安全管理工作中，做好數(shù)據(jù)備份非常重要。

五、小結(jié)

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)。因此，事業(yè)單位的管理層必須要做好檔案信息化建設(shè)的積極規(guī)劃和科學(xué)指導(dǎo)，保證檔案信息化建設(shè)的正常運(yùn)行，最大限度地發(fā)揮檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中的積極作用。同時(shí)，縱觀國外檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀，在西方許多發(fā)達(dá)國家，檔案館都已經(jīng)采用了微縮和激光技術(shù)，還開發(fā)了許多先進(jìn)的檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)；我國的檔案管理工作存在很大的發(fā)展空間。因此，事業(yè)單位在增強(qiáng)自身檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)，要積極學(xué)習(xí)國外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，加快檔案信息化建設(shè)的步伐。

參考文獻(xiàn)：

[1]潘連根.數(shù)字檔案館研究[M].北京：中國檔案出版社，2005（12）.

[2]丁海斌等.電子文件管理基礎(chǔ)[M].北京：中國檔案出版社，2007（3）.

[3]葛紅.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].檔案學(xué)通訊，2011（1）.

[4]林阿梅.淺析醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀及突出問題[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（10）.

[5]陶然.淺析信息化與檔案管理的關(guān)系[J].才智，2014（12）.

[6]王越超.云南經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)工業(yè)園區(qū)檔案管理現(xiàn)狀分析及對(duì)策研究[D].云南大學(xué)，2016.