董秘是個(gè)什么官？

仲繼銀

中國(guó)經(jīng)濟(jì)已轉(zhuǎn)入高質(zhì)量發(fā)展階段，2018年3月的總理政府工作報(bào)告提出大力推動(dòng)高質(zhì)量發(fā)展。董事會(huì)的質(zhì)量直接決定公司治理的水平，進(jìn)而影響經(jīng)濟(jì)發(fā)展的質(zhì)量。高質(zhì)量的董事會(huì)，必須有高素質(zhì)的董事會(huì)秘書(shū)。董秘的職業(yè)素養(yǎng)是決定董事會(huì)質(zhì)量的一個(gè)重要因素，也是公司在諸多方面能否合法合規(guī)順暢運(yùn)作的一個(gè)重要影響因素。董秘需要哪些職業(yè)素養(yǎng)？這得從董秘的工作職責(zé)和法律地位談起。

工作職責(zé)

作為一種法定機(jī)關(guān)的公司秘書(shū)，董秘的職責(zé)貫穿于整個(gè)公司。大致可以把董秘的職責(zé)劃分為三類(lèi)：為董事會(huì)服務(wù)、為股東服務(wù)、為公司服務(wù)。

為董事會(huì)服務(wù)方面，董秘要確保適當(dāng)?shù)亩聲?huì)運(yùn)作程序到位并被遵守，董事會(huì)治理規(guī)則得到執(zhí)行。董秘要配合董事長(zhǎng)準(zhǔn)備會(huì)議議程，向董事會(huì)成員發(fā)放會(huì)議議程及其他會(huì)議資料，為會(huì)議提供其他一些秘書(shū)性的工作支持，在會(huì)議中提供有關(guān)法律和監(jiān)管政策方面的咨詢(xún)，記錄、發(fā)放和保存董事會(huì)紀(jì)要，保管法律和監(jiān)管政策要求的法律性文件，需要時(shí)向董事會(huì)成員傳達(dá)有關(guān)公司的信息，跟蹤并保持告知董事們有關(guān)公司治理的當(dāng)前思想和實(shí)踐動(dòng)態(tài)等。

為股東服務(wù)方面，董秘是公司聯(lián)系股東和機(jī)構(gòu)投資者的主要節(jié)點(diǎn)。特別是在有關(guān)信息披露、股東大會(huì)和公司治理事務(wù)上，董秘要確保有關(guān)溝通渠道的通暢和信息的全面、準(zhǔn)確。

為公司服務(wù)，是董秘在英美公司法上被稱(chēng)為公司秘書(shū)、是公眾公司必設(shè)的一種法定機(jī)關(guān)的根本原因所在。董秘應(yīng)保證公司遵守與本公司業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的法律法規(guī)和行為準(zhǔn)則。

法律地位

在公司法和公司治理基礎(chǔ)規(guī)則上，董秘（公司秘書(shū)）首先是一種職責(zé)，然后才是一種執(zhí)行此種職責(zé)的管理職位。董秘跟董事會(huì)一樣是公眾公司必設(shè)的一種內(nèi)部治理機(jī)制。相比之下，董事長(zhǎng)、首席執(zhí)行官只是公司可以自行設(shè)立或者不設(shè)立的一種管理職位。英美國(guó)家公司法上，只有股東、董事和高管人員，并沒(méi)有董事長(zhǎng)、首席執(zhí)行官等概念。

公司法與公司高管職位設(shè)置之間關(guān)系的基本規(guī)則是，公司應(yīng)該通過(guò)章程或者董事會(huì)決議來(lái)明確公司的主要高級(jí)管理職位，其中必須有的只是負(fù)責(zé)“公司秘書(shū)”職責(zé)的一位。比如，美國(guó)《特拉華州普通公司法》有關(guān)公司“高管人員”的規(guī)定，“每一家公司應(yīng)當(dāng)在公司管理章程或者與管理章程不相抵觸的董事會(huì)決議中說(shuō)明，有一定職位稱(chēng)呼和責(zé)任的，一定的官員。官員中的一位，有責(zé)任把股東會(huì)和董事會(huì)的會(huì)議討論事項(xiàng)記錄在專(zhuān)用的記錄冊(cè)中”。這位官員及其所負(fù)的職責(zé)，就是公司秘書(shū)。

英國(guó)是現(xiàn)代公司制度和公司法的起源地，英國(guó)公司法有關(guān)公司秘書(shū)的規(guī)定，是董秘法律地位的重要范本。英國(guó)2006年公司法共1300條，關(guān)于公司秘書(shū)的共11條。私人公司可以不設(shè)公司秘書(shū)，一些通常要求由公司秘書(shū)完成的職責(zé)，可以由公司董事或者董事授權(quán)的其他人來(lái)完成。公眾公司必須設(shè)公司秘書(shū)。公眾公司董事有義務(wù)采取所有合理措施，確保公司秘書(shū)符合以下兩條標(biāo)準(zhǔn)。一是，在公司董事們看來(lái)，具有履行公司秘書(shū)職責(zé)所必須的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)；二是，要至少具有以下四種職業(yè)資歷中的一種：在任命其為公司秘書(shū)之前的5年中，至少擔(dān)任3年的公眾公司秘書(shū)職務(wù)；是英國(guó)2006年公司法所認(rèn)可的7個(gè)專(zhuān)業(yè)團(tuán)體中某一團(tuán)體的成員；是英國(guó)任何地區(qū)的出庭律師、辯護(hù)人或事務(wù)律師；在公司董事看來(lái)，由于擔(dān)任任何其他團(tuán)體的任何其它職務(wù)或是該團(tuán)體的成員而有能力履行公司秘書(shū)的職責(zé)。

管理人員角色

在中國(guó)內(nèi)地，董秘必須是自然人，是公司的全職工作人員，但在有些地方董秘可以是自然人，也可以是機(jī)構(gòu)，可以是兼職的，可以是會(huì)計(jì)師事務(wù)所代理的。在沒(méi)有合適的董秘人選情況下，可以由公司的一個(gè)部門(mén)承擔(dān)董秘的職責(zé)。中國(guó)公司法規(guī)定上市公司的董秘屬于公司高級(jí)管理人員；在非上市公司，董秘算不算高級(jí)管理人員，可以由公司在章程中自己決定。

在中國(guó)香港，上市公司秘書(shū)必須是自然人，但非上市公司的秘書(shū)可以是機(jī)構(gòu)。根據(jù)聯(lián)交所上市規(guī)則，上市公司的秘書(shū)須為一位常駐香港的人士，必須具備上市公司秘書(shū)職務(wù)所需的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)；上市公司秘書(shū)必須具有以下專(zhuān)業(yè)資格中的一種：特許秘書(shū)及行政人員工會(huì)香港分會(huì)會(huì)員；律師或大律師；專(zhuān)業(yè)會(huì)計(jì)師。在董秘是自然人并且是董事的情況下，要根據(jù)有否其他身份來(lái)判定他是執(zhí)行董事還是非執(zhí)行董事，僅就其董秘職責(zé)來(lái)說(shuō)不能看作是管理層人員。作為自然人的董秘，如果同時(shí)是公司全職工作人員，他很可能要承擔(dān)董秘職責(zé)之外的“管理性職責(zé)”，這時(shí)也許應(yīng)該把他看作執(zhí)行董事。

董秘，與董事長(zhǎng)、總裁、總會(huì)計(jì)師等歸董事會(huì)管理，由董事會(huì)選任和解聘。換言之，董秘不是董事長(zhǎng)秘書(shū)，其責(zé)任對(duì)象不是董事長(zhǎng)個(gè)人，而是公司和董事會(huì)。這是中國(guó)公司要特別注意的一個(gè)問(wèn)題。

素質(zhì)要求

從上述有關(guān)董秘的工作職責(zé)、法律地位和管理人員角色三個(gè)方面綜合來(lái)看，董秘的最重要素質(zhì)要求是法律和會(huì)計(jì)方面的專(zhuān)業(yè)資格和知識(shí)，這是董秘需要具備的硬素質(zhì)。對(duì)此，英國(guó)2006年公司法中規(guī)定的很明確，除非你在過(guò)去5年至少做過(guò)3年的公眾公司董秘，否則，你必須具有法律或是會(huì)計(jì)方面的專(zhuān)業(yè)資歷，才能被聘為公眾公司的董秘。

從公司法的硬性要求角度來(lái)說(shuō)，只對(duì)董秘有明確的職業(yè)素質(zhì)要求。英國(guó)2006年公司法，對(duì)公司董事只有需要年滿(mǎn)16歲這一要求。即使你小學(xué)都沒(méi)畢業(yè)，你一樣可以成為董事。即使你博士畢業(yè)，但沒(méi)有法律或會(huì)計(jì)等相關(guān)的專(zhuān)業(yè)資歷，也沒(méi)有擔(dān)任過(guò)董秘或其他專(zhuān)業(yè)團(tuán)體中的類(lèi)似職務(wù)，你不能被公眾公司聘為董秘。硬性的專(zhuān)業(yè)資歷是成為董秘的入門(mén)條件，但這僅是一種任職資格，并不能保證你成為一個(gè)實(shí)踐中的高素質(zhì)的董秘。要成為一個(gè)實(shí)踐中的高素質(zhì)的董秘，還需要諸多方面的職業(yè)素養(yǎng)，或軟實(shí)力。作為董秘，不像董事長(zhǎng)、首席執(zhí)行官那樣要對(duì)公司全面負(fù)責(zé)，但是他的工作所涉及的范圍同樣大，甚至是更廣。

董秘要負(fù)責(zé)組織董事會(huì)會(huì)議、股東會(huì)議，這要求其在熟知相關(guān)法律法規(guī)要求的同時(shí)，具備有效組織會(huì)議方面的能力，要好好學(xué)學(xué)《羅伯特議事規(guī)則》等。董秘要負(fù)責(zé)信息披露和股東溝通工作，這要求其在理解公司財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)的同時(shí)，還要理解公司戰(zhàn)略，特別是并購(gòu)和重組等直接與資本市場(chǎng)相關(guān)的問(wèn)題。

董秘要為公司服務(wù)，要作為一個(gè)公司治理專(zhuān)業(yè)人士從整體上監(jiān)控公司運(yùn)營(yíng)的合法合規(guī)性及是否完全遵守了公司行為準(zhǔn)則等。可以說(shuō)，董秘要“眼觀(guān)六路耳聽(tīng)八方”，能及時(shí)捕獲、精準(zhǔn)獲取有關(guān)信息，并能正確有效地處理相關(guān)問(wèn)題。要了解公司外部治理體系，密切關(guān)注和把握公司外部治理動(dòng)態(tài)。要掌握公司內(nèi)部治理機(jī)制的設(shè)置與運(yùn)作，監(jiān)控公司內(nèi)部治理運(yùn)作流程，遇有不暢要及時(shí)進(jìn)行梳理和改進(jìn)。

作者系中國(guó)社會(huì)科學(xué)院研究員