醫(yī)院檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的新實(shí)踐

朱代紅

醫(yī)院檔案信息來(lái)源于醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等實(shí)踐活動(dòng)，經(jīng)過(guò)科學(xué)的管理、開(kāi)發(fā)，可以進(jìn)一步指導(dǎo)醫(yī)院各項(xiàng)工作的開(kāi)展。但目前醫(yī)院檔案工作普遍存在的一些問(wèn)題，嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案作用的發(fā)揮，與我國(guó)不斷提高的醫(yī)療水平不相適應(yīng)。

一、醫(yī)院檔案工作存在的突出問(wèn)題

醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，也是一項(xiàng)被邊緣化嚴(yán)重的工作，具體表現(xiàn)在：一是相當(dāng)數(shù)量醫(yī)院的檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置層級(jí)低。只有文書檔案室，沒(méi)有綜合檔案室，檔案分散在各業(yè)務(wù)職能部門，無(wú)法做到集中統(tǒng)一管理。二是檔案人員大多年齡偏大，且相比于醫(yī)療主系列而言，學(xué)歷偏低，專業(yè)龐雜，缺乏檔案專業(yè)教育背景。對(duì)于所從事的檔案工作大多處于知其然而不知其所以然的狀態(tài)，檔案工作在傳統(tǒng)的模式下循環(huán)往復(fù)，檔案信息化等相關(guān)工作的能力更是欠缺，開(kāi)拓創(chuàng)新能力及動(dòng)力不足。三是檔案用房嚴(yán)重不足。醫(yī)療資源的相對(duì)不足與廣大人民群眾日益增長(zhǎng)的醫(yī)療需求是系統(tǒng)內(nèi)現(xiàn)階段和未來(lái)相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間的主要矛盾。醫(yī)療用房資源的緊缺，使得壓縮非醫(yī)療用房包括檔案用房成為大多數(shù)醫(yī)院應(yīng)付當(dāng)前矛盾的方法之一，檔案用房緊缺和分散已成為普遍的現(xiàn)象，嚴(yán)重制約著醫(yī)院檔案工作的推進(jìn)。

二、提升醫(yī)院檔案工作的新實(shí)踐

在經(jīng)歷了從醫(yī)院檔案中無(wú)法尋找到20世紀(jì)40年代重慶北碚建院至80年代初醫(yī)院發(fā)展的經(jīng)緯與脈絡(luò)的教訓(xùn)后，江蘇省人民醫(yī)院痛定思痛，以組織建設(shè)和制度建設(shè)為抓手，建立集中統(tǒng)一的檔案管理機(jī)制，通過(guò)加強(qiáng)對(duì)專兼職檔案員的管理與培養(yǎng)，把做好檔案工作落在基層，落在實(shí)處，極大地豐富了醫(yī)院檔案資源。近年來(lái)，針對(duì)檔案庫(kù)房不足的客觀困難，不等不靠，大膽創(chuàng)新，在病案管理外包上作了有益的嘗試。

1.建立健全覆蓋全院工作的檔案管理機(jī)制

醫(yī)院檔案工作是一項(xiàng)極度依賴參與者主觀意識(shí)和制度約束的工作，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度直接影響到歸檔文件的完整與質(zhì)量。建立覆蓋全院工作的檔案管理機(jī)制是保證檔案完整性的重要前提。

（1）組織建設(shè)

建立覆蓋全院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，各司其職，是我院檔案工作得以順利推進(jìn)的重要保障。我院一把手院長(zhǎng)親自分管檔案工作，并成立了由醫(yī)院職能部門負(fù)責(zé)人組成的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，研究制定院檔案工作發(fā)展規(guī)劃，制定檔案工作決策，對(duì)全院檔案工作進(jìn)行檢查、督導(dǎo)。設(shè)置由院長(zhǎng)辦公室副主任兼任室主任的綜合檔案室。綜合檔案室、人事檔案室、財(cái)務(wù)檔案室、病案室配備專職檔案員，從事檔案管理工作；醫(yī)院各職能處室，各臨床二、三級(jí)學(xué)科設(shè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)所在部門檔案的收集、初步整理及移交綜合檔案室前的保管工作。

（2）制度建設(shè)

以制度強(qiáng)化對(duì)全院檔案工作的管理，使檔案工作有章可循。我院先后制定了《江蘇省人民醫(yī)院檔案工作實(shí)施細(xì)則》、各級(jí)各類檔案人員的工作職責(zé)、文件材料收集歸檔制度、檔案借閱管理制度、檔案工作保密制度、檔案庫(kù)房管理制度、檔案銷毀制度、檔案人員“三參加”制度等，并在具體工作中按照制度對(duì)標(biāo)考核。

2.實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理

集中統(tǒng)一管理是檔案工作的基本原則。保證檔案的齊全完整及質(zhì)量，是檔案得以在醫(yī)院的管理、醫(yī)療、教學(xué)和科研中發(fā)揮作用的物質(zhì)前提。

（1）厘清醫(yī)院檔案類別

明確綜合檔案室收集管理范圍，檔案工作才能有條不紊地進(jìn)行。我院除人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、病案由各相關(guān)部門的專職檔案員負(fù)責(zé)管理外，其余檔案全部由職能處室完成立檔后移交綜合檔案室保管。

（2）細(xì)化工作落實(shí)點(diǎn)

做好檔案工作，保證歸檔文件質(zhì)量，重在對(duì)各工作環(huán)節(jié)的落實(shí)。綜合檔案室根據(jù)接收保管范圍，細(xì)化檔案收集、整理、鑒定銷毀、保管利用等環(huán)節(jié)具體工作要點(diǎn)。

①收集工作

制定醫(yī)院《歸檔范圍及保管期限表》，并根據(jù)醫(yī)院具體情況每年作出相應(yīng)的補(bǔ)充及變更，確保收集的檔案完整齊全，全面反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的真實(shí)面貌。

明確歸檔要求。歸檔時(shí)間：每年3月31日前完成上一年度文書檔案的移交歸檔；每年6月底前完成文書檔案的整理并上架；每年下半年完成科技檔案的移交及整理工作；基建檔案于驗(yàn)收完成后3個(gè)月內(nèi)移交歸檔。歸檔文件完整準(zhǔn)確性：由兼職檔案員具體操作，歸檔部門負(fù)責(zé)人審核并在備考表上簽字確認(rèn)。檔案移交：由兼職檔案員將需歸檔文件材料移交院綜合檔案室，雙方要進(jìn)行嚴(yán)格的移交手續(xù)，綜合檔案室專職檔案員對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行審核，確保歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確，電子檔案須符合歸檔要求，且及時(shí)做好權(quán)限管理。

及時(shí)總結(jié)部署。每年年底召開(kāi)兼職檔案員會(huì)議，對(duì)本年度歸檔工作加以總結(jié)，指出存在問(wèn)題，對(duì)即將開(kāi)始的年度歸檔工作提出要求，并認(rèn)真解讀歸檔范圍及保管期限表。變被動(dòng)接收為有意識(shí)地指導(dǎo)各職能部門移交歸檔重要文件，避免有用的文件收不進(jìn)，接收的文件價(jià)值不大，確保高質(zhì)量完成文件材料的收集歸檔工作。

嚴(yán)格落實(shí)“三參加”制度。檔案員必須參加設(shè)備檔案開(kāi)箱驗(yàn)收、必須參加基建工程竣工驗(yàn)收、必須參加科研成果申報(bào)時(shí)的資料驗(yàn)收，以便及時(shí)收集相關(guān)文件材料。

②整理工作

兼職檔案員劃分保管期限、編頁(yè)碼，部門負(fù)責(zé)人審核、填寫備考表。綜合檔案室對(duì)歸檔文件的載體、字跡、內(nèi)容、保管期限及頁(yè)碼進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，由兼職檔案員編制歸檔文件目錄或卷內(nèi)文件目錄后辦理移交手續(xù)。

綜合檔案室對(duì)各部門移交的檔案編制案卷號(hào)、件號(hào)，裝訂、裝盒；編制全院歸檔文件目錄、分類目錄、全引目錄等；對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行上架保管、電子檔案實(shí)行權(quán)限管理。

③鑒定與銷毀工作

醫(yī)院成立由檔案形成部門兼職檔案員、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員、部門負(fù)責(zé)人、綜合檔案室人員組成的檔案鑒定小組，對(duì)超出保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)于仍具有保存價(jià)值的檔案重新確定保管期限繼續(xù)保存，對(duì)已失去保存價(jià)值的由鑒定小組編制銷毀目錄，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)及上級(jí)主管部門審批同意后按規(guī)定銷毀。

④保管利用工作

紙質(zhì)檔案分門別類存放于檔案庫(kù)房密集架上，庫(kù)房滿足“八防”要求。檔案人員定期清點(diǎn)并做好記錄。電子檔案有專門的服務(wù)器保存，對(duì)于磁性電子檔案用防磁柜保存并定期備份。

在按規(guī)定辦理利用手續(xù)后，通過(guò)借閱、復(fù)印、網(wǎng)上調(diào)閱、出具檔案證明、檔案編研等方式提供檔案利用。

（3）強(qiáng)化人員管理與培養(yǎng)

檔案人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)與能力決定了醫(yī)院檔案的質(zhì)量。造就一支高素質(zhì)的專兼職檔案隊(duì)伍，保證醫(yī)院檔案工作可持續(xù)發(fā)展，成為我院加強(qiáng)檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

經(jīng)多年?duì)幦?，?016起新入職專職檔案人員，必須具有檔案專業(yè)系統(tǒng)學(xué)習(xí)的經(jīng)歷，且具有實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，綜合素質(zhì)高，熱愛(ài)檔案工作，勤奮上進(jìn)。綜合檔案室及人事檔案室檔案員必須為中國(guó)共產(chǎn)黨黨員。

對(duì)于專職檔案人員，要求全部接受檔案人員上崗培訓(xùn)，參加省檔案局及上級(jí)主管部門舉辦的繼續(xù)教育培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理的理論知識(shí)及操作技能，逐步成為高水平的檔案管理人才。

針對(duì)兼職檔案員業(yè)務(wù)不熟練、人員流動(dòng)性大的特點(diǎn)，每年對(duì)全院兼職檔案員開(kāi)展形式多樣的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。解讀保管期限表和歸檔范圍，講解文檔整理規(guī)則，組織去其他單位學(xué)習(xí)交流。

制定考核量化指標(biāo)，加強(qiáng)對(duì)檔案人員的考核管理。完善激勵(lì)機(jī)制，讓檔案人員既有自己的職業(yè)規(guī)劃，又能看到發(fā)展前景，激發(fā)他們的工作熱情，增強(qiáng)工作動(dòng)力。

（4）探索病案社會(huì)化管理新路徑

由于醫(yī)院用房緊缺，檔案用房已無(wú)法滿足工作的需要，每年不斷增長(zhǎng)的數(shù)量龐大的病案，對(duì)于捉襟見(jiàn)肘的庫(kù)房來(lái)說(shuō)更是沉重的負(fù)擔(dān)。為此，自2017年起，我院在充分調(diào)研，保證病案物理安全和信息安全的基礎(chǔ)上，嘗試將分院形成3年以上的、利用率較低的病案交由外包服務(wù)公司管理。

此舉不僅使病案得到安全的保管，也有效緩解了醫(yī)院檔案用房壓力。

到目前為止，我院綜合檔案室?guī)齑嫖臅鴻n案、科技檔案約58000余件、9400余卷，病案室管理病案約140余萬(wàn)卷，財(cái)務(wù)檔案約2萬(wàn)卷，醫(yī)院自行管理人事檔案1000余卷，檔案工作呈現(xiàn)良性循環(huán)狀態(tài)。近30年的深耕不懈，該院檔案工作經(jīng)歷了規(guī)模從小到大，業(yè)務(wù)范圍從局部到整體，專業(yè)技能從手工到電子化的發(fā)展歷程，正逐步向規(guī)范化、專業(yè)化、現(xiàn)代化方向發(fā)展。

走進(jìn)新時(shí)代，醫(yī)院檔案工作者要解放思想、開(kāi)拓創(chuàng)新，進(jìn)一步深入細(xì)致地做好檔案工作，使醫(yī)院檔案信息資源能得到完整的收集、科學(xué)的管理、充分的利用，為醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的蓬勃健康發(fā)展。要以求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以新?lián)?dāng)、新作為，謀求新發(fā)展，取得新成績(jī)，作出新貢獻(xiàn)。

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