關(guān)于機(jī)關(guān)單位撤并過(guò)程中檔案資源安全風(fēng)險(xiǎn)管理的思考

摘 要：歸檔的各種檔案是記錄機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展整體過(guò)程的主要根據(jù)。檔案對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，不僅僅是記錄某些事物或單位發(fā)展的主要手段；同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行單位管理的主要借鑒依據(jù)也是它。然而，當(dāng)下機(jī)關(guān)單位撤并過(guò)程中卻存在著部分檔案無(wú)人處理、檔案移交不積極不主動(dòng)、檔案無(wú)故遺失等一系列檔案安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，對(duì)此有關(guān)單位給予高度重視并提出相關(guān)解決方案；可將撤并單位檔案管理與撤并工作同步規(guī)劃、做好檔案移交工作、加強(qiáng)檔案工作監(jiān)督管理等等。以確保檔案的安全性。若想把機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作做好，就一定要十分注重檔案管理科學(xué)化，利用檔案管理的科學(xué)化，從而帶動(dòng)整個(gè)單位的工作高效化。出于這樣的考慮，本文將從撤并單位、對(duì)檔案的保護(hù)和保密、對(duì)檔案管理部門(mén)的監(jiān)督等幾個(gè)角度入手，分析并探討怎樣才能做好當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的安全工作，以便能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資源的保護(hù)！

關(guān)鍵字：撤并單位 檔案安全風(fēng)險(xiǎn) 加強(qiáng)監(jiān)督 維護(hù)檔案安全

當(dāng)下，中國(guó)正處于經(jīng)轉(zhuǎn)型期，政府職能轉(zhuǎn)變的腳步逐漸加快，機(jī)關(guān)部門(mén)也加緊了改革的步伐，有關(guān)部門(mén)的機(jī)關(guān)單位的撤并現(xiàn)象發(fā)生的也越來(lái)越頻繁。按照十三屆全國(guó)人大一次會(huì)議通過(guò)的國(guó)務(wù)院機(jī)構(gòu)改革方案，不再設(shè)立國(guó)有重點(diǎn)大型企業(yè)監(jiān)事會(huì)，其職責(zé)與國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)的重大項(xiàng)目稽察、財(cái)政部的中央預(yù)算執(zhí)行情況和其他財(cái)政收支情況的監(jiān)督檢查、國(guó)務(wù)院國(guó)資委的國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)一并劃入審計(jì)署。另外，國(guó)家檔案局、中央檔案館關(guān)于強(qiáng)化檔案安全事故管理工作的緊急通知：為更好地做好檔案移交的相關(guān)安全管理工作，切實(shí)防范以及更為妥善處理出現(xiàn)的檔案安全事故，做出了以下相關(guān)規(guī)定：開(kāi)展檢查，排除隱患，使檔案具有足夠的安全性、工作不出現(xiàn)紕漏、落實(shí)制度，開(kāi)創(chuàng)條件，以便確保平穩(wěn)運(yùn)行檔案安全管理機(jī)制、并做出對(duì)應(yīng)的預(yù)選方案，正確應(yīng)對(duì)所出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)妥善處置安全事故、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，明白自己的責(zé)任，切實(shí)履行監(jiān)管職責(zé)，這足以說(shuō)明國(guó)家對(duì)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的管理工作是勢(shì)在必行的！

一、提前介入，變被動(dòng)為主動(dòng)

（一）根據(jù)檔案移交問(wèn)題的相關(guān)方案需注意的幾個(gè)問(wèn)題

對(duì)于撤銷(xiāo)單位的檔案移交問(wèn)題，應(yīng)該依據(jù)它的特征，從而制訂出一套比較好的完整的解決辦案，尤其是以下幾個(gè)共性問(wèn)題要引起足夠的重視：一是檔案主管部門(mén)要及早進(jìn)行指導(dǎo)和協(xié)助，相關(guān)的移交工作也要爭(zhēng)取以最快的時(shí)間向檔案館進(jìn)行移交；二是要注重對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)和散存在個(gè)人手中的文件材料和檔案進(jìn)行搜集并保存；三是要特別搜集該部門(mén)在被撤去過(guò)程中以及撤去后的善后工作中形成的所有的重要文件及資源。

（二）相關(guān)制約機(jī)制進(jìn)行建立，并要依法行使對(duì)檔案管理部門(mén)監(jiān)督的監(jiān)督工作

檔案的移交工作的工作質(zhì)量與檔案部門(mén)自身的關(guān)系是密不可分的，直接決定了移交工作的好壞與否。檔案館政府工作者要及時(shí)與決策部門(mén)和主管領(lǐng)導(dǎo)多多溝通以及協(xié)商，并要主動(dòng)向其要求介入改制小組努力成為其中的成員，負(fù)責(zé)進(jìn)行全面的監(jiān)察工作、輔導(dǎo)并接收撤并機(jī)構(gòu)的相關(guān)檔案資源。落到實(shí)處，真正將這項(xiàng)工作做好。

（三）主動(dòng)與撤并單位聯(lián)系，變被動(dòng)為主動(dòng)

縱使《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》第六條的第四款做出了如下相關(guān)規(guī)定：“有些從屬產(chǎn)權(quán)變動(dòng)和資產(chǎn)變動(dòng)的國(guó)有企業(yè)部門(mén)，要依照它所從屬的關(guān)系及時(shí)地向相關(guān)主管的企業(yè)部門(mén)和當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門(mén)向其報(bào)備，檔案處置的相關(guān)事宜也需向其申請(qǐng)”，可是在實(shí)際工作當(dāng)中，有些資產(chǎn)的變動(dòng)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)的國(guó)有企業(yè)并沒(méi)有在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向檔案局提出申請(qǐng)，它們也僅僅只是在將一切事情基本都處理完之后，才會(huì)向相關(guān)的檔案資源部門(mén)詢(xún)問(wèn)怎樣去處置檔案的相關(guān)問(wèn)題等事項(xiàng)，這也就會(huì)間接導(dǎo)致相關(guān)檔案資源部門(mén)在第一時(shí)間內(nèi)不能進(jìn)行介入、指導(dǎo)、督查其檔案處置等工作的完成。所以，在沒(méi)有及時(shí)建立提前介入制度的這種情況下，負(fù)責(zé)該事件的相關(guān)部門(mén)不要坐等撤并單位找上門(mén)來(lái)，一接收到相關(guān)信息，就立馬要對(duì)其引起足夠大的重視，立馬與相關(guān)單位進(jìn)行聯(lián)系、交流，把這項(xiàng)工作做在前面，將指導(dǎo)的全部力量都投入至此。

二、對(duì)撤并單位及相關(guān)人員及經(jīng)費(fèi)的落實(shí)

（一）對(duì)撤并單位加強(qiáng)檔案宣傳，引起領(lǐng)導(dǎo)重視

1.要盡量將當(dāng)?shù)攸h委、政府工作部門(mén)聯(lián)合到一起，召開(kāi)撤銷(xiāo)、將檔案資源單位首要負(fù)責(zé)人進(jìn)行合并、檔案部門(mén)管理人員聯(lián)和的會(huì)議，要求要做到目標(biāo)明確、責(zé)任到人。

2.相關(guān)檔案資源部門(mén)要及時(shí)發(fā)出撤銷(xiāo)、合并單位檔案清除、轉(zhuǎn)交等工作的具體方案、步驟、措施、規(guī)則及其他相關(guān)問(wèn)題的通知，必須要做到有理可講、有據(jù)可依。

3.為確保能夠順利進(jìn)行相關(guān)的工作事項(xiàng)，相關(guān)檔案部門(mén)可以采取分組進(jìn)行各自撤除、合并單位的方案，指導(dǎo)、并監(jiān)督相關(guān)的工作人員做好該項(xiàng)工作。

（二）領(lǐng)導(dǎo)重視，人員、經(jīng)費(fèi)落實(shí)

檔案工作中的重中之重是“安全保管”這項(xiàng)工作，各個(gè)級(jí)別的相關(guān)檔案部門(mén)都應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到“檔案安全管理”這項(xiàng)工作的關(guān)鍵性及重要程度，對(duì)檔案安全工作的領(lǐng)導(dǎo)仍然要不斷進(jìn)行強(qiáng)化，實(shí)施保障檔案安全一把手的負(fù)責(zé)制度。以”安全第一，預(yù)防為主”的重要方針應(yīng)努力貫徹并盡早落實(shí)下來(lái)，從而來(lái)實(shí)現(xiàn)它。堅(jiān)決抵抗和克制麻痹心理和僥幸的心理。同時(shí)，要進(jìn)一步完善檔案安全管理法律及法規(guī)，不斷地強(qiáng)化監(jiān)督力度，對(duì)那些存在家庭資金不夠明了、每天需要工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)不夠扎實(shí)、管理監(jiān)管力度不夠規(guī)范、各項(xiàng)制度也并未落實(shí)到實(shí)處等一系列問(wèn)題的相關(guān)單位要及時(shí)限制以及進(jìn)行徹底的排查。要不斷強(qiáng)化出現(xiàn)事故調(diào)查處理工作的力度，嚴(yán)格對(duì)其進(jìn)行相關(guān)的責(zé)任追究，對(duì)于疏于預(yù)防、疏忽管理、相關(guān)制度的制定不夠全面、責(zé)任也未及時(shí)落到實(shí)處、相關(guān)的工作人員沒(méi)有及時(shí)到位而造成檔案安全事故的，必須嚴(yán)肅究其有關(guān)檔案責(zé)任部門(mén)相關(guān)負(fù)責(zé)人和各級(jí)責(zé)任人的責(zé)任，需對(duì)其失職之處進(jìn)行最為嚴(yán)肅的處理！

三、對(duì)檔案的規(guī)范管理

收進(jìn)以及移出的檔案和資料，必須做好清點(diǎn)的工作，進(jìn)行工作時(shí)應(yīng)該嚴(yán)格按照檔案交接手續(xù)的相關(guān)規(guī)定來(lái)進(jìn)行。對(duì)于檔案和資料的保存方法，卷皮和卷盒應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的來(lái)，并要進(jìn)行有序列的排序，便于日后進(jìn)行查詢(xún)。保存檔案資料的庫(kù)房必須十分堅(jiān)固，鐵門(mén)、鐵窗都是必須要安裝上的；以及其他的防盜、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防塵、防鼠、防太陽(yáng)光直射、防有害氣體等”十防”設(shè)施也是必不可少的！。

根據(jù)氣候的變化情況，隨時(shí)做好庫(kù)房密閉、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié)的工作，并要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間時(shí)進(jìn)行祛濕或清除塵土等相關(guān)的工作，防止檔案資源發(fā)生霉變，從而導(dǎo)致檔案資源造成不必要的損壞。

存放檔案的資料庫(kù)房應(yīng)與檔案部門(mén)的有關(guān)工作人員的辦公室、閱覽室分隔開(kāi)來(lái)，但是也要適當(dāng)?shù)募幸恍?，以便進(jìn)行管理。庫(kù)房專(zhuān)管人員進(jìn)出庫(kù)房時(shí)，應(yīng)養(yǎng)隨手關(guān)門(mén)上鎖的良好習(xí)慣，若是非專(zhuān)管人員，則不得隨意進(jìn)出庫(kù)房。庫(kù)房必須定期進(jìn)行檢查、清點(diǎn)庫(kù)存檔案和資源的質(zhì)量以及數(shù)量。如若發(fā)現(xiàn)檔案霉?fàn)€、褪變、破損或帳物不符時(shí)，必須及時(shí)追查、處理及做好修復(fù)等工作。因失職而損毀、丟失檔案資料者，應(yīng)按檔案的相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理。檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí)，須將其所保管的檔案和資料清點(diǎn)進(jìn)行移交，否則將不對(duì)其辦理調(diào)離等一系列手續(xù)工作。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，對(duì)待那些撤并單位檔案移交的問(wèn)題，應(yīng)依據(jù)該撤銷(xiāo)單位的性能和職能來(lái)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的定位解析及分析。第一，各省各市依據(jù)本地的實(shí)際情況用法律法規(guī)對(duì)撤銷(xiāo)及合并單位的檔案移交進(jìn)行相關(guān)的細(xì)化規(guī)定；其次，檔案移交的范圍應(yīng)該十分明確，去除那些不需要移交的檔案；最后，應(yīng)嚴(yán)格按照移交規(guī)定進(jìn)行相關(guān)的檔案移交，對(duì)于移交過(guò)程中的各種違法違規(guī)行為，依法對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督和引導(dǎo)。以便保障移交過(guò)程中檔案的安全性。

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作者簡(jiǎn)介

朱丹華（1981-），女，漢，福建泉州，研究專(zhuān)業(yè)和方向：檔案管理，泉州市海洋與漁業(yè)信息中心