探究新形勢下檔案室的檔案管理方法

劉立娜

摘 要：眾所周知，機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位的綜合檔案室是統(tǒng)一管理本單位檔案的內(nèi)部組織機構(gòu)，檔案室保存的檔案，不僅對本單位的工作有現(xiàn)實查考價值，而且其中具有永久保存價值的部分，是國家的檔案財富。那么如何做好檔案室的檔案管理，本文就此問題提出了自己的見解與對策。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理；檔案室

1 檔案收集

檔案收集工作是貯存檔案信息資源的重要途徑，是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段，是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，是決定檔案工作存在和發(fā)展的前提條件，對促進檔案學(xué)理論發(fā)展、推動檔案工作現(xiàn)代化的實現(xiàn)有重要作用。收集工作在檔案管理中處于特殊地位。收集是檔案業(yè)務(wù)首要環(huán)節(jié)，是檔案室工作的起點。檔案收集工作，就是把分散在各部門和個人手中的文件材料，按照規(guī)定集中保存起來。收集工作是為了解決文件形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾，它是檔案工作的起點，是檔案工作的第一個環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項重要和基本的內(nèi)容。其內(nèi)容主要是檔案室對本單位需要歸檔的檔案的接收；其指導(dǎo)思想是：歸檔檔案應(yīng)齊全完整；加強室外調(diào)查和指導(dǎo)；推行入室檔案的材料化；保持全宗和全宗群的不可分散性；把一個機關(guān)、單位的檔案全部收集完整。要深入廣泛地宣傳《檔案法》使大家知道對檔案的接收、收集、整理、保管和提供利用是檔案室的職責(zé)是依法進行的，使他們認(rèn)識到檔案收集工作是檔案工作中一個重要環(huán)節(jié)。讓他們了解相關(guān)知識，從而提高檔案歸檔的質(zhì)量，增強各有關(guān)部門對文件、材料收集、移交的自覺性。尤其是要爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識提高了，檔案工作得到重視和支持，那么檔案收集工作中所遇到一切問題就好解決。為了搞好檔案的管理工作提高檔案的收集質(zhì)量，各室、科可明確一人負(fù)責(zé)本部門、科室的文件材料的平時歸檔工作，到來年歸檔時，由各部門的檔案負(fù)責(zé)人統(tǒng)一交檔案室歸檔保管，從而確保檔案收集的完整。

2 檔案管理

檔案管理，就是按照一定的原則和方法，對零散和需要進一步條理化的檔案進行分類、組合、排列、編目，使檔案系統(tǒng)化的工作。檔案整理解決的是檔案由零亂到系統(tǒng)、由無序到有序的問題。檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。檔案整理是發(fā)揮檔案作用的重要條件。檔案數(shù)量龐大，成分復(fù)雜，如不經(jīng)過系統(tǒng)整理，處于零亂狀態(tài)的檔案，查找起來如同“大海撈針”。只有經(jīng)過系統(tǒng)整理，才能使保存的檔案條理化、系統(tǒng)化，為檔案的管理和提供利用創(chuàng)造良好條件。檔案整理是整個檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。通過整理，可以全面了解和檢查檔案收集工作的質(zhì)量，促進其改善和提高，并為全面確定檔案的價值和建立檢索體系奠定基礎(chǔ)；同時又為檔案的保管、統(tǒng)計和查找提供了單位和完整體系，有利于保護檔案的完整與安全。檔案整理與檔案工作的各個環(huán)節(jié)有著密切的聯(lián)系，是檔案利用、開發(fā)、發(fā)揮檔案作用的一個前提條件，是檔案室和檔案館重要的基礎(chǔ)工作和業(yè)務(wù)建設(shè)，它為檔案的鑒定、保管、統(tǒng)計、編目提供基本保管單位和完整的體系。檔案整理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化水平的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接、廣泛的影響。

3 檔案保管

檔案保管工作，是為了解決檔案的不斷毀損和需要長遠(yuǎn)利用的矛盾。由于自然和社會的各種原因，檔案總是處于漸變性的自毀過程或者可能遭到突變性的破壞。檔案保管工作的任務(wù)，是了解和掌握檔案損壞的規(guī)律，通過經(jīng)常性的工作，采取專門的技術(shù)措施，最大限度地防止檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護檔案的物質(zhì)安全。檔案保管工作的具體內(nèi)容主要包括：（1）檔案庫房管理，包括庫房內(nèi)檔案科學(xué)管理的日常工作；（2）檔案傳遞、流動過程的保護，即檔案在各個管理環(huán)節(jié)和利用過程的安全防護；（3）保護檔案的具體措施，即為延長檔案的壽命而采取諸如復(fù)制、數(shù)字化和修補等各種專門的技術(shù)處理，這三個方面的工作，有的要與收集、整理和利用等工作的有關(guān)業(yè)務(wù)項目同時結(jié)合進行，有的則須單獨組織進行。因此，檔案的保管，既是整個檔案管理業(yè)務(wù)的一個方面，又是一個相對獨立環(huán)節(jié)。

4 檔案利用

檔案利用就是檔案信息資源的開發(fā)利用即將集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案，積極提供利用。檔案室應(yīng)該集中統(tǒng)一管理本單位全部檔案。因此，要創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)和物質(zhì)條件，確保檔案的完整與安全。管理是手段，利用是目的。檔案室工作的根本目的，就是充分發(fā)揮檔案的作用，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策和各項工作服務(wù)。檔案室工作是否有效，是從利用工作表現(xiàn)出來的。利用工作的好壞，直接影響檔案室的發(fā)展，影響單位工作效益的提高。如果檔案室內(nèi)只起“一把鎖”的作用，就得不到領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員的重視與支持。檔案室要根據(jù)本單位的工作利用檔案的特點，編制各種檢索工具和參考資料，開展各種利用工作，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。要做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，健全和熟悉檔案資料是開發(fā)利用檔案信息資源的的必備條件。檔案信息資源開發(fā)與利用，既要堅持按規(guī)章制度辦事，又要注意改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量。

5 檔案管理人員素質(zhì)

提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員如不具備高尚的情操，不掌握各種基本理論和各種管理、服務(wù)技能，不具備扎實的、淵博的專業(yè)知識，沒有敏銳的目光和應(yīng)有的智慧，沒有操作和使用“硬件”的本領(lǐng)，沒有探索和創(chuàng)新的能力，檔案管理就不可能跟上社會的發(fā)展節(jié)奏，滿足社會的需求，為此，檔案工作者要加強學(xué)習(xí)優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，要努力學(xué)習(xí)有關(guān)的方針政策，努力學(xué)習(xí)文化科學(xué)知識，熟悉本單位業(yè)務(wù)職責(zé)范圍和工作規(guī)律，提高工作能力，努力學(xué)習(xí)有關(guān)的業(yè)務(wù)知識，認(rèn)真總結(jié)檔案管理人員工作的經(jīng)驗和規(guī)律，精益求精，提高檔案管理人員工作的質(zhì)量和效率。養(yǎng)成良好的工作作風(fēng)，實事求是，認(rèn)真踏實，一絲不茍。遵守保密紀(jì)律，執(zhí)行保密制度，確保文件的安全?，F(xiàn)代社會的檔案工作者不能僅把自己當(dāng)作檔案保管員，還要有參謀意識，積極主動的當(dāng)好“參謀”，向領(lǐng)導(dǎo)提供信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。檔案工作者面對的將是一個知識的海洋，只有不斷學(xué)習(xí)，全面涉獵歷史的、現(xiàn)實的各種知識，才有可能適應(yīng)新的形勢，在各項工作中發(fā)揮作用，積極主動的搞好檔案，提高檔案的管理水平。

6 總結(jié)

通過對檔案室管理工作中的常見問題分析，讓人們充分掌握好他們之間的微妙關(guān)系，有利于如何去處理和發(fā)展；認(rèn)識到在處理它們之間的關(guān)系時而存在的問題，加以改善，做到全面地、徹底地解決檔案室檔案管理中的問題，加強各個方面的管理，提高工作效率及保證工作的質(zhì)量。

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