醫(yī)院行政檔案管理存在的困境及改進途徑

洪曉彤

摘 要：醫(yī)院行政檔案是見證醫(yī)院發(fā)展歷程的第一手資料，做好醫(yī)院行政檔案管理一方面有利于促進醫(yī)院的規(guī)范化與科學化管理，為醫(yī)院現(xiàn)階段發(fā)展與高層管理者決策提供依據(jù)，提高醫(yī)院管理水平；另一方面有利于傳承醫(yī)院文化，提高工作人員與患者對醫(yī)院的認同感。因此，做好醫(yī)院行政檔案管理對醫(yī)院發(fā)展至關(guān)重要。基于此，本文對醫(yī)院行政檔案管理中存在的問題進行了綜合性分析，并提出了相關(guān)完善建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；行政檔案管理；對策

1做好醫(yī)院行政檔案管理的重要性

醫(yī)院行政檔案是在醫(yī)院行政管理和組織過程中形成的檔案，具有行政管理性、已辦理完成性、真實存在性與不可更改性。作為記錄醫(yī)院發(fā)展歷程的第一手資料，醫(yī)院行政檔案是醫(yī)院發(fā)展的自白書，做好醫(yī)院行政檔案管理對醫(yī)院未來發(fā)展十分重要。首先，醫(yī)院行政檔案管理有利于促進醫(yī)院規(guī)范化管理[1]。檔案是按照一定規(guī)律建立的文件體系，促進行政檔案管理必然要求建立行政管理過程的規(guī)范性體系，有利于各部門規(guī)范自身工作行為，優(yōu)化工作流程，提高工作效率。其次，醫(yī)院行政檔案管理有利于促進醫(yī)院科學化管理。以史為鑒，可以明得失，行政檔案記錄了醫(yī)院發(fā)展歷程中具體的經(jīng)驗與教訓，決策者通過直接的文字或者圖形、影音材料可以快速地了解醫(yī)院過去的基本工作活動，為未來醫(yī)院執(zhí)行工作提供標準和依據(jù)，在歷史的基礎(chǔ)上開展活動，保證決策的連續(xù)性與科學性，提高工作者對醫(yī)院的管理水平。最后，醫(yī)院行政檔案管理有利于促進醫(yī)院文化的延續(xù)。每個組織在其發(fā)展過程中都會形成其獨特的文化，醫(yī)院也不例外。醫(yī)院行政檔案具象性地展現(xiàn)了其發(fā)展的腳印，通過檔案將其歷史事件記錄下來，也將其中蘊含的文化精神傳承了下來。通過優(yōu)秀職工的榜樣形象、優(yōu)秀案例的精神力量，有利于提高醫(yī)院工作人員對醫(yī)院的認同感與責任感。

2醫(yī)院行政檔案管理存在的問題及其原因分析

在醫(yī)院的實際發(fā)展過程中，行政檔案管理主要表現(xiàn)為檔案材料不全，檔案整理不系統(tǒng)。有的檔案存放在個人手上，并未及時歸整上交，導致檔案遺失；有的則是管理人員未做好系統(tǒng)的歸檔整理工作，如記錄醫(yī)院發(fā)展情況的文件材料歸檔不夠科學合理。導致醫(yī)院行政檔案管理存在這些困境的原因主要歸結(jié)為以下幾點：一是對醫(yī)院行政檔案管理工作不夠重視。在行政檔案管理的過程中，往往只重視有編號的紅頭文件，對一些原始未蓋章的文件未進行系統(tǒng)性的保存工作，只進行簡單歸檔，對檔案管理的重要性認識不足，檔案管理工作質(zhì)量不高，對新時期出現(xiàn)的新的檔案管理形式接受度較低[2]。二是檔案管理機制不便于檔案管理操作。有的醫(yī)院沒有建立科學高效的檔案管理規(guī)范，依舊只是進行簡單的分類存檔，并由各部門保管檔案，容易造成檔案的遺失。有的醫(yī)院未能充分運用信息化檔案管理手段，未將檔案管理系統(tǒng)和電子政務(wù)、自動化辦公系統(tǒng)聯(lián)系起來，做到痕跡化辦公。部分電腦機型不通用，降低了信息化檔案共享。三是檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。傳統(tǒng)的檔案管理工作對管理人員沒有太大專業(yè)性的要求，檔案管理人員對檔案管理專業(yè)知識了解不足，且電腦操作水平不高。現(xiàn)代化系統(tǒng)的應(yīng)用，導致大量的老員工難以勝任現(xiàn)代化檔案管理工作，加之日益嚴峻的網(wǎng)絡(luò)安全問題以及檔案管理人員業(yè)務(wù)素問題阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的快速發(fā)展。

3完善醫(yī)院行政檔案管理的相關(guān)策略

3.1融入人性化管理理念

在建立醫(yī)院行政檔案管理體系時，要貫徹以人為本的管理理念，充分調(diào)動檔案管理過程中參與者的積極性和主動性。醫(yī)院行政檔案管理體系要兼顧醫(yī)院整體利益與職工個人發(fā)展，將人性化管理理念貫徹到管理行政檔案工作人員和制定行政檔案管理制度中去[3]。在管理檔案工作人員的過程中，要注重與工作人員的溝通，向其宣傳醫(yī)院行政檔案管理的重要性，深入了解工作人員遇到的困難與想法并及時給予幫助，促進工作人員提升自我，進而提升醫(yī)院行政檔案管理水平。積極創(chuàng)新管理方式方法，活用績效管理、物質(zhì)獎懲、精神支持等多種方式促進工作人員進行自我提升。在制定行政檔案管理制度時，要分析行政歸檔、保密和借閱等制度是否符合人性化管理的理念，歸檔的流程是否簡單便捷、符合人的操作習慣，借閱環(huán)境是否能夠使借閱者和工作人員愉悅，適宜其身心健康，行政檔案管理過程中能否通過提供咨詢服務(wù)的方式，拓寬檔案管理用途，高效挖掘檔案中更大的價值，讓檔案成為醫(yī)院管理中不斷更新的教科書。

3.2加快信息化建設(shè)步伐

近年來，我國以移動互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息化水平的快速提升為各行各業(yè)提供了更便捷的工作方式，不斷提高著工作人員的工作效率。加快醫(yī)院行政檔案信息化管理，積極主動地利用先進的信息技術(shù)，一方面可以實現(xiàn)行政檔案自動化管理，將醫(yī)院檔案、圖片、文字、視頻等資源在辦公的過程中進行高效歸類存檔，避免數(shù)據(jù)丟失，同時可以借助平臺提高檢索水平。另一方面，信息技術(shù)提高了數(shù)據(jù)的共享能力，醫(yī)院內(nèi)部人員可以按需求對行政檔案文件進行層層處理或快速共享[4]。因此，加快信息化步伐，一是要加快醫(yī)院的信息化建設(shè)步伐，加大本醫(yī)院的行政檔案管理軟件的開發(fā)工作，結(jié)合醫(yī)院的工作流程與特點，開發(fā)或引入適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的個性化行政檔案管理軟件。二是要注重檔案信息安全管理，建立醫(yī)院行政檔案管理信息保障機制，在信息儲存和使用過程中，提高信息安全意識，對保密文件脫網(wǎng)單獨存放，加強系統(tǒng)安全管理，及時裝載殺毒軟件，通過身份認證、網(wǎng)絡(luò)密鑰等方式加大系統(tǒng)安全。

3.3提升檔案工作人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)

現(xiàn)階段行政檔案管理工作已經(jīng)上升為一項專業(yè)性、系統(tǒng)性工作，檔案管理人員不但要了解檔案管理方面的專業(yè)知識，也需要對新的信息化辦公技能有所掌握。首先，檔案工作人員應(yīng)該跟緊時代潮流，不斷更新自身在檔案管理方面的業(yè)務(wù)知識，對傳統(tǒng)的檔案管理工作經(jīng)驗取其精華、去其糟粕，積極主動地學習新技術(shù)，創(chuàng)新醫(yī)院行政檔案管理方式方法。其次，醫(yī)院要加大對檔案專業(yè)技術(shù)人員的培養(yǎng)力度，通過針對性地開展集中培訓、互相幫扶、技能評比、發(fā)放專業(yè)書籍等活動，營造良好的學習氛圍，提高檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)[5]。最后，提高優(yōu)秀檔案管理工作人員的待遇水平，實行檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制，檔案專業(yè)技術(shù)人員享有醫(yī)藥衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員同等待遇，通過明晰醫(yī)院檔案工作人員職業(yè)發(fā)展方向，穩(wěn)定檔案工作人員的干部隊伍，提高檔案工作人員的工作激情與動力，保證醫(yī)院行政檔案工作的延續(xù)性和高效性。

4結(jié)語

快速發(fā)展的信息化技術(shù)給醫(yī)院行政檔案管理的發(fā)展帶來了新的契機。針對醫(yī)院在行政檔案管理過程中面臨的檔案材料不全、檔案整理不系統(tǒng)的困境，經(jīng)分析，主要是由于領(lǐng)導不重視、檔案管理機制不合理以及業(yè)務(wù)人員素質(zhì)不高等原因?qū)е碌?。因此，醫(yī)院可以從融入人性化管理理念、加快信息化建設(shè)步伐、提升檔案工作人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)等方面入手，提升醫(yī)院行政檔案工作管理水平，促進醫(yī)院行政檔案管理邁上新臺階。

參考文獻

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