試論檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化

王曉蘋

摘 要：面對(duì)檔案管理工作的新環(huán)境新形勢(shì)，以往的傳統(tǒng)檔案管理理念已經(jīng)難以適應(yīng)檔案管理工作的實(shí)際情況。本文針對(duì)檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，首先簡(jiǎn)要概述了強(qiáng)化檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的基本要求，進(jìn)而分析了目前檔案管理方面的一些常見問題，最后就改進(jìn)完善新時(shí)期的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化進(jìn)行了詳細(xì)分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；標(biāo)準(zhǔn)化；規(guī)范化；

檔案管理工作的主要內(nèi)容就是將單位內(nèi)部存在的一系列孤立、分散的檔案進(jìn)行全面的梳理歸集、歸類保管，并為檔案資料使用者提供全面、優(yōu)質(zhì)、系統(tǒng)的檔案借閱查詢服務(wù)?，F(xiàn)階段，越來越多的單位已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，對(duì)檔案管理工作的開展實(shí)施投入了大量的物力財(cái)力。但是不少單位由于檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱，規(guī)章制度建設(shè)不完備等一系列的問題，檔案管理工作不夠規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，檔案資料利用水平相對(duì)較低。因而進(jìn)一步改進(jìn)完善事業(yè)單位檔案管理工作，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化水平，已經(jīng)成為單位檔案管理的重要內(nèi)容，這對(duì)于促進(jìn)單位整體管理水平的提升也具有重要意義。

1檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的基本要求

一般來說，對(duì)于檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求主要體現(xiàn)在以下幾方面：

（1）單位檔案管理組織體系的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化，需要充分運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理理念，結(jié)合現(xiàn)代化的檔案管理工作要求，建立完善的檔案管理機(jī)構(gòu)，并對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行詳細(xì)明確的分工，建立完善的檔案管理工作機(jī)制和工作程序。

（2）單位檔案管理技術(shù)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理技術(shù)，要求在檔案管理實(shí)施過程中，綜合運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、智能化手段完成檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案資料歸集、查閱、歸檔等工作的信息化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理效率和管理質(zhì)量的提升。

（3）單位檔案管理保護(hù)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。要求在檔案管理推進(jìn)實(shí)施過程中應(yīng)該重視檔案保護(hù)載體的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，尤其是現(xiàn)階段檔案管理往往是各種各樣的電子檔案載體，新型的檔案載體對(duì)檔案保護(hù)提出了更高要求。

（4）單位檔案管理制度的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。主要是根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況建立完善的現(xiàn)代化檔案管理制度，并落實(shí)檔案管理責(zé)任，提高檔案管理工作效率。同時(shí)，還應(yīng)該建立檔案管理的分級(jí)制度，按照不同檔案資料的重要性進(jìn)行分級(jí)，并采取不同的檔案管理方式，對(duì)于私密性較強(qiáng)的檔案資料還應(yīng)該注意檔案資料的保密。

2當(dāng)前檔案管理方面存在的主要問題分析

雖然越來越多的單位已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了檔案管理的重要性，但是在檔案管理具體推進(jìn)實(shí)施過程中，仍然存在著不少的問題，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（1）單位檔案管理方式方法較為落后。隨著檔案管理不斷向前發(fā)展，檔案管理手段不斷創(chuàng)新改進(jìn)，檔案資料的載體形式也呈現(xiàn)出多元化，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料檔案基礎(chǔ)上，各類的電子文檔、音像圖片等檔案資料已經(jīng)成為檔案類型中的主流，這對(duì)檔案管理提出了新的要求，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以充分適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理實(shí)際需要。反觀一些單位的檔案管理工作，檔案管理手段非常落后，檔案管理的智能化和自動(dòng)化水平相對(duì)較低，檔案管理推進(jìn)過程中，對(duì)于信息化的技術(shù)運(yùn)用不夠充分，這對(duì)檔案管理工作質(zhì)量和管理工作效率也造成了不利影響。

（2）單位檔案管理制度體系不夠完善。做好當(dāng)前的檔案管理工作，必須適應(yīng)檔案管理系統(tǒng)性專業(yè)性規(guī)范性非常強(qiáng)的特點(diǎn)，在單位內(nèi)部建立系統(tǒng)規(guī)范的檔案管理制度，指導(dǎo)檔案管理工作的開展實(shí)施。有的單位由于對(duì)于檔案管理工作不重視，在檔案管理方面沒有結(jié)合單位實(shí)際建立完善的檔案工作規(guī)章制度體系，造成了檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)要求也不夠細(xì)化具體，這也是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化需要重點(diǎn)解決的問題。

（3）單位的檔案資料的開發(fā)利用需要加大力度。檔案資料的信息量非常大，開展檔案管理工作，進(jìn)行檔案的歸集保管，重要的目的就是為了充分利用檔案資料中蘊(yùn)含的價(jià)值。但是現(xiàn)階段不少單位在檔案管理方面普遍存在著重檔案歸集輕開發(fā)使用的現(xiàn)象。檔案管理過程中主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)不夠強(qiáng)，對(duì)于檔案資料的編研開發(fā)利用不夠，檔案資源的利用率相對(duì)較低，檔案管理對(duì)單位管理的服務(wù)功能沒有充分發(fā)揮出來，檔案資料的開發(fā)和服務(wù)水平需要不斷改進(jìn)提升。

3檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化推進(jìn)路徑

解決上述問題，推進(jìn)實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)該重點(diǎn)在以下幾方面采取有效措施：

（1）規(guī)范完善事業(yè)單位檔案管理制度。促進(jìn)實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，最根本的還是應(yīng)該在檔案管理制度方面進(jìn)行規(guī)范完善，確保單位的檔案材料不散、不亂、不丟、不壞。在檔案管理制度建設(shè)方面，重點(diǎn)應(yīng)該突出以下幾方面：規(guī)范立卷歸檔制度，從歸檔范圍、時(shí)間、要求、手續(xù)等進(jìn)行規(guī)范，確保單位內(nèi)部的歸檔統(tǒng)一、有效利用。規(guī)范檔案借閱制度，制定完善檔案管理和查詢查閱等制度，對(duì)檔案使用、查閱、借閱的要求、程序、時(shí)限等進(jìn)行規(guī)定，避免出現(xiàn)檔案材料損壞、丟失或泄密。規(guī)范規(guī)范電子檔案管理制度，尤其是針對(duì)電子檔案信息安全，建立電子檔案數(shù)據(jù)備份恢復(fù)系統(tǒng)及檔案保存雙套制，實(shí)行電子檔案動(dòng)態(tài)化管理。

（2）完善單位檔案管理基礎(chǔ)工作。檔案管理方面，應(yīng)該注重明確檔案管理工作責(zé)任，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部管理工作實(shí)際，明確檔案管理員工作責(zé)任。同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理流程管理，對(duì)檔案收集、整理、鑒定、保管、利用、編碼、移交等環(huán)節(jié)嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)要求，形成一整套科學(xué)規(guī)范的檔案收集、整理、保管、使用工作流程。此外，應(yīng)該針對(duì)檔案管理完善各類軟硬件建設(shè)，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)，提高其做好檔案管理工作的能力和水平。

（3）系統(tǒng)提升檔案管理的信息化水平。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，離不開信息化智能化的檔案管理手段。在電子檔案的信息化建設(shè)方面，應(yīng)該注意加強(qiáng)檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門的互聯(lián)互通，建立電子文件、檔案一體化辦公系統(tǒng)，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)電子檔案在線接收、歸檔，促進(jìn)各類檔案信息在短時(shí)間內(nèi)的系統(tǒng)整合和資源共享。此外，還應(yīng)該注重立足強(qiáng)化檔案資源的共享利用等，推進(jìn)檔案的可掛接、可查詢、可共享，這方面應(yīng)該加強(qiáng)創(chuàng)新研究，可以探索重要網(wǎng)頁資源、業(yè)務(wù)檔案的采集歸檔前端化智能化，并進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查閱，提高檔案資料的利用率。

（4）著力推進(jìn)檔案管理的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。對(duì)于檔案管理工作來說，也應(yīng)該積極主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化，尤其是在當(dāng)前電子政務(wù)、電子商務(wù)以及大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等發(fā)展的形勢(shì)背景下，深入研究分析對(duì)于檔案工作模式、基礎(chǔ)設(shè)施、政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等方面的一系列新要求，積極推動(dòng)檔案管理工作轉(zhuǎn)型。特別是對(duì)電子文件歸檔和電子檔案存儲(chǔ)、備份等重點(diǎn)難點(diǎn)問題，檔案資料編研、檔案資源的深度利用、檔案利用效果提升等方面，積極探索采取措施創(chuàng)新改進(jìn)，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平的不斷提升。

4 結(jié)語

檔案管理工作對(duì)于單位管理來說具有非常重要的作用，提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化水平，應(yīng)該結(jié)合單位的實(shí)際情況，完善事業(yè)單位檔案管理制度體系，提高檔案管理信息化利用水平，提高檔案資料利用服務(wù)水平，以規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理體系，促進(jìn)事業(yè)單位管理工作的整體提升。

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