論如何采取有效措施實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

郭虹

摘 要：檔案管理工作是一項機密性、政策性、專業(yè)性較強的工作，如何讓檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，如何改進(jìn)和完善檔案功能，如何建立健全檔案管理制度，如何提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，以利最大化的發(fā)揮檔案的作用，滿足各方面的需求，是我們當(dāng)前工作的重點。

關(guān)鍵詞：檔案的分類；改革制度；創(chuàng)新與完善

隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案工作在經(jīng)濟社會中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這對檔案管理工作提出了更高的要求。因此，作為檔案管理人員，必須提高檔案工作科學(xué)管理水平和服務(wù)中心工作的能力，從以檔案機構(gòu)為中心轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂脩魹橹行?，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，為從以檔案機構(gòu)為中心轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂脩魹橹行纳鐣捅締挝惶峁└嘤袃r值的檔案信息資源。

1.新時期檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

從管理學(xué)上講，任何管理活動，拋開其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實體管理和信息管理的有序化。將數(shù)量龐大、內(nèi)容形式復(fù)雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類。對檔案總體進(jìn)行分割、劃分，將其分為若干層次、大小不同的部分或門類、種類、類別，然后對這些不同的部分、門類、類別等實施分別管理。在檔案信息管理的范疇內(nèi)，由于不同門類檔案的管理差異，同一全宗內(nèi)不同類別的檔案就要采取分別管理的措施，比較典型的像人事檔案、會計檔案等由于具有不同于其他檔案的管理要求，采取由人事部門、財務(wù)部門單獨保管的管理方式。但邏輯分類法在新時期檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容管理中有著非常普遍的應(yīng)用。我們知道，檔案的實體整理必須按照其形成時的本來面貌去管理，但檔案內(nèi)容信息是極為豐富多彩的，人們對這些內(nèi)容的需求也是多樣化的，但和現(xiàn)實世界中檔案實體的排序只能有一種一樣，在數(shù)據(jù)庫中我們一般通過有限的基本表來反映檔案實體的記錄信息。

2 提升檔案管理水平是做好檔案管理工作的前提

隨著經(jīng)濟社會不斷地發(fā)展，各類文檔數(shù)量不斷增多，也給檔案管理工作提出了新的要求。因此，為了應(yīng)對和解決檔案工作出現(xiàn)的新問題，筆者認(rèn)為要從以下幾個方面入手。一是配備責(zé)任心強、懂專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作專業(yè)性很強，要求檔案人員既要有高度的責(zé)任感，又要具有一定的檔案管理專業(yè)水平，尤其是運用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有不斷地學(xué)習(xí)豐富的專業(yè)知識，給大腦“充電”，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期檔案管理工作。二是掌握科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能。計算機技術(shù)在各個領(lǐng)域中的運用，為我們的各項工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應(yīng)努力的方向。檔案管理工作與辦公自動化息息相關(guān)，一篇文稿不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)都離不開辦公自動化，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理技術(shù)，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。三是檔案管理工作要運用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。檔案是歷史的真實記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計算機等現(xiàn)代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進(jìn)行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

3 解決檔案管理存在問題的相應(yīng)的對策

通過上文的問題，我們可以知道對檔案管理來說，要解決其存在問題那就要系統(tǒng)化和專業(yè)化，下面就從以下的幾個方面對解決檔案管理存在問題的相應(yīng)的對策進(jìn)行簡單的分析討論：

第一，系統(tǒng)化的檔案管理以及提高檔案管理人員素質(zhì)。對檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)化的管理的同時要加強管理人員的素質(zhì)的建設(shè)。系統(tǒng)化的管理才能鑄就檔案的信息資源的齊全以及專業(yè)。而管理人員素質(zhì)的提高才能使得檔案質(zhì)量的提高。而人員素質(zhì)的提高那就得依靠單位的重視以及精神文明的建設(shè)，通過時間和實際努力是可以做到的。不僅如此，還應(yīng)該要注意加強對干部檔案工作隊伍建設(shè)，充分發(fā)揮他們的對檔案管理工作的積極性和創(chuàng)造性，而提高檔案管理的工作效率，提高檔案質(zhì)量。而使得使檔案管理工作科學(xué)實用，而起到其應(yīng)有的作用。

第二，健全檔案管理制度。對于檔案的管理工作而言，健全的檔案管理制度那是檔案管理的重中之重，但制度的制定要符合以下的要求：一是檔案管理的規(guī)章制度是合乎國家法律的規(guī)定而且符合單位特點和檔案管理實際，這也就是要求制度的合法性，合理性、科學(xué)性。二是檔案管理制度的簡明實用。這也就是要求制定的制度具有可操作性強，而且是其方便實用、簡便易行的特點，這也就是要求制度的實用性。三是檔案管理制度約束的雙向性。也就是說檔案管理的制定不僅僅只是針對員工，而是要求其能夠既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。這就是要求制度的公平公正性。四是檔案管理制度的執(zhí)行嚴(yán)肅性。這也就是要求檔案部門制定的檔案規(guī)章制度能夠做到的真正的執(zhí)行也就是能夠做到有功必賞、有過必罰。

第三，要加強對檔案管理配套設(shè)施的建設(shè)。通過計算機的技術(shù)做到對檔案的細(xì)致管理而實現(xiàn)檔案計算機輔助管理。而計算機輔助管理這也是檔案管理的必然趨勢，因為它有著其獨特的優(yōu)勢也就是能提高管理效率，降低人為的失誤率還能夠做到對檔案的全程監(jiān)控以及對檔案的安全防護(hù)。

第四，建設(shè)一支專業(yè)性的檔案人才隊伍，是做好新時期檔案管理工作的基礎(chǔ)。在日新月異的網(wǎng)絡(luò)時代，要以適應(yīng)社會發(fā)展為要求，隨著社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的任務(wù)、環(huán)境、服務(wù)對象、管理模式都在變化著，現(xiàn)代技術(shù)也需要廣泛應(yīng)用到檔案工作中去。需要人去操作、去管理。因此。現(xiàn)代化的檔案管理人工作不僅需要懂專業(yè)知識的人員，也同樣需要計算機類、管理類人才。建設(shè)一支專業(yè)化、年輕化、復(fù)合型人才的檔案隊伍，發(fā)揮他們的聰明才智，做好新時期的檔案工作，顯得尤為迫切和重要。要加強人才專業(yè)培訓(xùn)，吸收和接納各方面人才，善于發(fā)現(xiàn)人才，壯大充實檔案信息服務(wù)的人才隊伍。要改變思路，更新觀念，在機制、理論、環(huán)境等方面予以創(chuàng)新。尊重人才的同時還要尊重知識，努力營造檔案人才干好事業(yè)的工作環(huán)境。

總之，檔案管理的系統(tǒng)對我國來說，它是我國的信息資源系統(tǒng)的重要組成部分同時也是我國家社會科學(xué)中組成的重要部分。所以，在我國改革開放促進(jìn)經(jīng)濟的這個新的歷史大背景下我國的事企業(yè)以及機關(guān)單位的檔案管理工作必須要聯(lián)系這個新的時代發(fā)展的要求，要從觀念上對檔案管理工作有所更新，而采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)我國的和諧社會建設(shè)。

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