新時期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

李積敏

摘 要：事業(yè)單位中的一個組成部分就是檔案管理工作，檔案記錄著單位內部進行的各項活動，是事業(yè)單位歷史發(fā)展的真實記錄。因為社會的快速發(fā)展，檔案的重要性也隨之增加，因此對事業(yè)單位內的檔案管理工作的要求隨之提高，要求事業(yè)單位對檔案的管理進行的更加認真，系統(tǒng)。本文主要從檔案工作管理的優(yōu)化方式出發(fā)，討論如何快速高效地開展檔案管理工作。促進檔案管理系統(tǒng)化的實現，促進整個事業(yè)單位的檔案管理工作的優(yōu)質化發(fā)展.

關鍵詞：檔案管理 優(yōu)質化發(fā)展

1 引言

檔案管理工作是一個很廣泛的概念。從廣義上講，檔案工作指整個國家的檔案事業(yè)。而我們通常所說的檔案工作是從狹義的角度講的，是指各單位檔案管理部門所從事的檔案管理工作。事業(yè)單位檔案管理工作是本單位在進行社會活動中直接形成的能夠保存、備查的文字、圖表、聲像及其他各方式的歷史記錄。

2 檔案工作的目標和任務

新時期下經濟社會的發(fā)展，使檔案管理工作面臨了新的挑戰(zhàn)。2017年，黨中央國務院印發(fā)了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，集中體現了政府對檔案事業(yè)的高度重視和大力支持。檔案具有許多十分重要的意義，但其中，最重要的作用就是作為憑證和參考，檔案具有的作用不會隨著時間累積而減弱，相反會隨著社會的快速發(fā)展而逐漸增強。在事業(yè)單位中，有許多工作，但每項工作的重要環(huán)節(jié)就是檔案的管理工作，如前所說，檔案不僅能反映事業(yè)單位的發(fā)展軌跡，也能詳細記錄每個工作環(huán)節(jié)，是衡量一個單位工作業(yè)績和管理水平的重要尺度。單位的檔案記錄了本單位在一段時期的發(fā)展進程和取得的成果，可以作為計劃和策略的參考資料，可以方便管理人員有根據的進行決策制定；同時也能方便管理者對工作進行檢查和掌握進度，有利于進行下一步的工作安排。因此，各級各類事業(yè)單位檔案部門必須牢牢抓住機遇，積極認真的領會精神，深入貫徹文件實質，積極探索新的思路、新的模式和新的途徑，積極推進單位檔案工作依法管理，加強檔案管理工作檔案機構的建設，為群眾提供便捷優(yōu)質高效的檔案服務，更好地維護廣大人民群眾的根本利益。

3 新形勢下檔案工作存在的主要問題

事業(yè)單位檔案管理工作中也存在著較多的問題。首先，一些檔案管理工作者的工作能力較差，方法也較為老套，思維較為傳統(tǒng)，檔案管理人員隊伍業(yè)務素質不高，使得檔案管理工作不能及時跟進，導致檔案改革進展遲緩，同時，這類工作人員缺少創(chuàng)新意識，不能將檔案工作與現代快速發(fā)展的信息基礎互聯(lián)網技術有機結合，管理模式和運行機制缺失創(chuàng)新舉措，無法緊跟日益進步的經濟社會發(fā)展需求。其次，人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌，包括員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的相關資料，因此其能全面的記錄反映員工的各種資歷、能力等，因此單位檔案管理應該著重對員工的人事檔案進行單獨又集中的管理。此時就需要單位檔案管理人員完善檔案信息的管理體系，進行科學合理的監(jiān)督。人事檔案應該與人事管理緊密聯(lián)系，防止檔案尚在而員工早已離職或者員工仍然在職，但相關檔案遲遲沒有到達單位的人事檔案管理庫中，在工作中必須堅持“檔隨人走，進一步科學優(yōu)化與高效應對事業(yè)單位檔案管理工作勢在必行。最后，各事業(yè)單位對檔案管理缺乏一定的意識，檔案管理方面缺乏人才和資金方面的投入，因此，大部分事業(yè)部門內部大檔案管理設施陳舊，管理人員嚴重不足，管理方法極為傳統(tǒng)，互聯(lián)網技術的普及程度非常低等，這些都會造成檔案管理工作落后嚴重不足。

4檔案工作改進措施

完善單位檔案管理的管理體制和運行機制。應該對各級各類事業(yè)單位的檔案管理工作加大監(jiān)察力度，不斷地完善各類事業(yè)單位黨委和政府職能部門、檔案部門負責、協(xié)調管理、社會部門共同參與的檔案管理工作的體制。其中單位檔案管理工作中最應該注重的是對單位內部包括離職員工的檔案管理工作，因為員工的人事檔案其內容涉及個人信息、履歷、功過等多方面情況，部分可能涉及到一些重大事項中，或者有的信息是需要高度保密的，因此，人事檔案屬于個人隱私，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，或者將人事檔案用于商業(yè)活動中。人事檔案屬于黨和國家的機密，即使是處于檔案管理機構的個人也不能查閱自己的人事檔案，應該讓相關管理人員及時轉變傳統(tǒng)檔案管理觀念。

建立健全保管制度。健全對檔案的保管制度時是對人事檔案有效保管的重點。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。所謂材料歸檔制度指的是對于新的檔案材料應該首先對材料的真?zhèn)巍須v、內容進行認真的甄別，判斷其是否符合檔案歸檔要求；然后對新的檔案材料根據其內容，屬性所在部門等多方面進行確定其所在的具體位置；；最后，將新材料放入檔案；這樣三個步驟就完成了新檔案的歸檔工作，以上稱之為歸檔。統(tǒng)計制度，以人事檔案統(tǒng)計制度為例，對于人事檔案的統(tǒng)計工作有以下幾項：人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況、庫房設備情況和人事檔案工作人員情況。接下來就是應該健全檔案資源的利用體系。首先，由于互聯(lián)網技術的快速發(fā)展，因此我們可以將互聯(lián)網技術運用到檔案利用中去，使管內檔案可以實現網上查閱，調用，同時應該克服各單位間的溝通不足，積極推進跨館查閱，使檔案利用更加方便快捷，實現檔案利用的高效率。同時，檔案管理工作者認真做好政府信息接收、管理、公開工作，支持社會力量參與檔案事務，擴大檔案資源開放程度，拓展檔案查詢檢索范圍，推進檔案工作服務方式的靈活化、服務范圍的廣泛化、服務效益的顯著化。

5 總結

隨著科學技術的飛速發(fā)展，計算機技術在檔案工作中的應用也越來越廣泛，幾乎覆蓋了檔案工作的全過程和大部分工作環(huán)節(jié)。各級各類事業(yè)單位應該大力開發(fā)數字化、信息化的檔案管理工作，推動形成以數字資源、安全管理、遠程利用為目標的檔案室管理運營機制，建立連接各級各類事業(yè)單位檔案的資源管理和網絡共享平臺，促進檔案資源利用的優(yōu)質化和大量化，加大檔案工作支持力度和保障水平。同時，本文著重強調了檔案管理工作人員的重要性，要求在事業(yè)單位從事檔案管理工作的人員，不僅能掌握過去對檔案管理的傳統(tǒng)方法，同時應該具有創(chuàng)新精神，借助新技術，新方式，不斷提高檔案管理的技能和水平，真正優(yōu)化檔案管理工作，實現高標準的規(guī)范化、科學化、法制化。

參考文獻

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