探究信息化檔案管理中存在的問題及對(duì)策

摘 要：如今我們正處于高速發(fā)展的信息時(shí)代，對(duì)于檔案的管理也正逐漸趨向信息化方向，對(duì)于檔案管理地信息化可以為人們地生活帶來諸多便捷，但任何事物都具有兩面性，在為人們帶來便捷生活的同時(shí)，對(duì)于信息化檔案地管理，龐大的數(shù)據(jù)極大地增加了管理的難度，所以本文主要闡述了在信息化檔案管理中容易出現(xiàn)的問題并且提出了相應(yīng)可行的管理辦法以供參考。

關(guān)鍵詞：更新技術(shù)；引進(jìn)人才；重視信息安全

為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，信息化檔案管理方法的改進(jìn)必不可少，為了大面積全面實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，本文就信息化檔案管理中存在的問題以及出現(xiàn)的問題提出了一定的思路。

一、信息化檔案管理的現(xiàn)狀

（一）部分單位不響應(yīng)

不少單位企業(yè)由于開辦歷史較長，思想落后，抗拒改變，對(duì)于信息化檔案管理的開展不夠重視，至今仍舊采用老式紙質(zhì)的方法進(jìn)行檔案管理，此方法有很多的弊端，不僅會(huì)使機(jī)關(guān)信息化檔案管理的工作效率下降，還容易出現(xiàn)檔案丟失尋找困難等問題。

（二）信息化檔案管理設(shè)備落后

部分單位積極響應(yīng)政策，但由于信息化檔案管理的設(shè)備落后而無法跟上改革的步伐，力不從心。有些是由于硬件方面，譬如，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門由于沒有電腦，打印機(jī)等設(shè)備導(dǎo)致信息化檔案管理工作無法進(jìn)行，更何況，具有電腦，打印機(jī)設(shè)備都無法完全達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，這一困難大大加大了工作難度，以及工作進(jìn)度[1]。

（三）信息化檔案管理的數(shù)據(jù)庫不能及時(shí)更新

現(xiàn)在還有一個(gè)主要問題是信息化檔案管理的數(shù)據(jù)庫不能及時(shí)更新。信息化檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)都不能實(shí)時(shí)更新，這就導(dǎo)致信息化檔案管理的數(shù)據(jù)庫中信息落后，真實(shí)度下降，缺乏可信度，使得信息化檔案的出現(xiàn)形同虛設(shè)。其中有兩大主要問題，一時(shí)數(shù)據(jù)不完整，部分企業(yè)或單位對(duì)于員工數(shù)據(jù)的錄入只進(jìn)行基本狀況的輸入，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫中員工信息空洞，無法應(yīng)用到切實(shí)的用途中去。還有一個(gè)主要問題就是錄入的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，部分信息化檔案管理人員由于圖方便，對(duì)于信息的錄入粗心大意，隨意錄入，就會(huì)造成部分人員的信息錄入錯(cuò)誤但由于工作人員的疏忽而沒有被檢查出來，最后導(dǎo)致信息失真的情況發(fā)生。

（四）對(duì)于信息化檔案管理安全不夠重視

檔案管理不僅涉及到單位人員的隱私問題，在另一方面，甚至?xí)婕暗絿业陌踩珕栴}。在對(duì)于信息化檔案管理的安全問題方面還是會(huì)出現(xiàn)單位不夠重視的狀況。它往往需要一個(gè)健全的系統(tǒng)來為整個(gè)單位的信息安全做保障，但是由于單位領(lǐng)導(dǎo)人員不夠重視等原因，會(huì)出現(xiàn)信息化檔案管理工作人員人手不夠，或者人員專業(yè)性不夠的情況，導(dǎo)致信息化檔案管理的安全無法得到保障。另外，在信息高速發(fā)展的時(shí)代，對(duì)于信息管理的安全性要求也就更高，著就需要在此方面更加專業(yè)的人才[2]。

二、信息化檔案管理的問題對(duì)策

（一）加大經(jīng)費(fèi)投入，配備相關(guān)設(shè)備

由于部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)的設(shè)備落后，這就導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)單位信息化檔案管理的工作較為被動(dòng)，即使希望響應(yīng)信息化檔案管理完善的號(hào)召，也會(huì)由于設(shè)備落后等問題無法得到落實(shí)。所以加大對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)單位信息化檔案管理方面的投入，使得每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)單位都擁有一套完備的信息錄入輸出設(shè)備，才會(huì)使信息化檔案管理的工作真正得到落實(shí)[3]。

（二）建立信息化檔案管理網(wǎng)絡(luò)

由于各個(gè)機(jī)關(guān)單位相互沒有工作交集的現(xiàn)狀，導(dǎo)致個(gè)單位部門之間的信息流動(dòng)性很差，所以在這里建議有關(guān)部門開設(shè)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)，建立有關(guān)信息化檔案管理的系統(tǒng)，將各個(gè)單位的信息聯(lián)通起來，使得政府工作能夠更加快捷高效地進(jìn)行，更好地貫徹現(xiàn)代化辦公理念。同時(shí)，建立信息化檔案管理網(wǎng)絡(luò)也會(huì)提高各個(gè)單位各個(gè)部門的辦事效率，個(gè)人信息可以在各個(gè)單位獲取，個(gè)人為了辦理某項(xiàng)業(yè)務(wù)在各個(gè)單位之間開具證明的等情況會(huì)很少出現(xiàn)，會(huì)很大程度上方便市民的生活。

（三）注重信息安全保障

在如今信息化的時(shí)代，信息安全是一個(gè)非常需要重視的部分。由于個(gè)人信息的價(jià)值越來越高，就會(huì)有越來越多的不法分子企圖盜取信息化檔案中的個(gè)人信息，因此，信息化檔案管理的安全保障工作必不可少，這就要求相關(guān)工作單位對(duì)于信息的安全問題加以重視，建立一定的安全保障系統(tǒng)，為了達(dá)到這一目標(biāo)，就要求有具有一定專業(yè)技能的工作人員參與其中，這也是用人單位需要的人才。

在另一方面，信息化檔案管理也可以從工作人員自身方面進(jìn)行保障?？梢越ｉT的檔案管理庫，將相關(guān)的人員信息存放進(jìn)去，與其他一些相對(duì)不重要的文件區(qū)別開來，加強(qiáng)對(duì)于人員信息分類管理的監(jiān)督工作，防止由于工作人員的疏忽導(dǎo)致的一些安全隱患。

（四）規(guī)范信息化檔案管理的工作流程

在以往的信息錄入信息管理工作都是各個(gè)機(jī)關(guān)單位有各自的工作方法工作系統(tǒng)，這就導(dǎo)致在建立整合一個(gè)系統(tǒng)的同時(shí)出現(xiàn)許多信息無法完成對(duì)接，這就要求各個(gè)機(jī)關(guān)單位對(duì)于信息的錄入管理工作都有一定的規(guī)范化流程，方便信息化檔案管理管理人員的管理。

具體可以建立對(duì)于信息錄入建立完善的錄入流程，對(duì)于信息的采集、收納，文件的整理、管轄等任務(wù)制定標(biāo)準(zhǔn)格式，確保個(gè)人信息的錄入得到安全的保障以及個(gè)人信息錄入的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。除了制定文件輸入的標(biāo)準(zhǔn)流程之外，在另一方面，還可以提高錄入的技術(shù)性，減少工作量。譬如尋找專業(yè)人才為信息錄入系統(tǒng)寫出一個(gè)安全高效的程序，使得信息錄入人員在進(jìn)行錄入工作的同時(shí)大大提高辦事效率，提高信息化檔案管理工作的規(guī)范程度[4]。

（五）提高工作人員的專業(yè)性

由于對(duì)于信息化檔案管理的工作有較大的技術(shù)性要求，所以提高工作人員的技術(shù)素養(yǎng)，及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)人才，各個(gè)工作人員加強(qiáng)溝通與交流，各單位就信息化檔案管理工作積極交流，通過上述種種方法來提升信息化檔案管理的工作效率以及工作層次。

三、結(jié)語

在信息高速發(fā)展的時(shí)代，對(duì)于信息化檔案管理的工作也要跟上時(shí)代的步伐，使工作人員的信息與時(shí)代同步，為了提高政府的工作效率，推進(jìn)工作效率的提高，對(duì)于信息化檔案管理的建設(shè)工作要提高重視，加大對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)的信息化檔案管理設(shè)備的經(jīng)費(fèi)投入，制定規(guī)范化的信息錄入流程，這些對(duì)于人事檔案的效益最大化的實(shí)現(xiàn)也具有重要意義。

參考文獻(xiàn)

[1]張靜. 論檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與對(duì)策[J]. 東方企業(yè)文化， 2015（15）.

[2]何文芳. 探究文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017（1）：70-70.

[3]魯春生. 學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對(duì)策探究[J]. 中國科技投資， 2016（30）.

[4]王梅. 醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題及對(duì)策探討[J]. 特別健康， 2017（20）.

作者簡介

姚艷蓉（1976—），女，漢，四川蒲江人，本科，中級(jí)檔案館員，新津縣政務(wù)服務(wù)推進(jìn)中心，研究方向：檔案管理。