談檔案分類及管理技巧

摘 要：檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，對企業(yè)的經(jīng)營過程、市場定位和營銷策略起著重要的指導(dǎo)作用。在未來的發(fā)展過程中，企業(yè)可以參考過去的商業(yè)檔案來制定未來的發(fā)展路線。在企業(yè)工作中，檔案管理尤為重要。如何做好檔案管理也成為檔案管理者需要考慮的重要問題，因此，本文對如何做好企業(yè)檔案管理工作進行了探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；探討；工作企業(yè)

檔案管理是一項細致、耐心的工作。對檔案管理員來說，這項工作一點也不能粗心。如果你想把這項工作做好，你必須掌握相應(yīng)的管理技能。檔案分類是一項重要的工作，相關(guān)的技能是一定需要具備的。本文給出了檔案分類的幾個實例，并對檔案分類與管理技術(shù)進行了探討。

1檔案分類

1.1以行業(yè)分類的技巧

以朝陽鎮(zhèn)為例，按產(chǎn)業(yè)分類可分為計劃生育、林業(yè)、農(nóng)牧業(yè)、水利等行業(yè)。這些業(yè)務(wù)部門可以作為檔案管理的基礎(chǔ)?？梢詫ξ募M行分類和存儲。每個行業(yè)都可以細分，如計劃生育可以分為育齡人口檔案、藥品分發(fā)檔案、計劃生育內(nèi)出生檔案、非法計劃生育檔案等；林業(yè)也可以分為退耕還林檔案、防沙防沙檔案、林政檔案等，農(nóng)業(yè)檔案也可以分為檔案檔案。土地基礎(chǔ)資料、土地管理檔案、土地糾紛檔案等。牲畜檔案也可分為基本情況檔案、工程檔案等；水利檔案也可分為水利防沙檔案、小流域管理檔案等。這種分類方法的優(yōu)點是檔案屬于行業(yè)分類。能使各個行業(yè)的檔案有序，沒有檔案正?；齑畹默F(xiàn)象。這些檔案的管理基本相同，需要各部門都有自己的檔案室、檔案柜，由相應(yīng)的部門檔案管理人員進行管理。

1.2以密級分類的技巧

檔案可以根據(jù)其分類等級分為最高機密檔案、普通檔案和公共檔案。最高機密文件是指對有權(quán)威人士開放的文件，只有少數(shù)人可以查看和訪問這些最高機密文件，只有相關(guān)人員才能接受檢查。訪問時，管理人員絕對不能給無關(guān)人員查看、訪問，即使檢查、查閱，也有嚴(yán)格的程序，這樣就可以記錄問題，這樣的檔案一般都涉及國家機密，朝陽鎮(zhèn)這樣的檔案很少，但也不是沒有的。一般來說，檔案并不像最高機密文件那么嚴(yán)格，但是如果你想檢查和訪問它們，你也需要嚴(yán)格的程序。這類文件可以檢查。存取范圍很大，一般都是林業(yè)、農(nóng)業(yè)、水利等各種行業(yè)的檔案。公開檔案，是指對公眾開放的檔案，人人有權(quán)查閱文件，如公文，如退耕還林公告、畜牧圍欄的出版等，這些檔案都是對外辦公檔案，必須公開才有意義。

1.3以專用對象分類的技巧

以朝陽鎮(zhèn)為例，一是提供給鎮(zhèn)里的，專門給一些書記看的檔案，二是提供給鎮(zhèn)里的鎮(zhèn)長，有時他們也需要查看這些檔案，三是提供給鎮(zhèn)里人大主席查看的檔案，四是提供給一些群眾或者同志們查看的檔案。這些分類的文件一般都是書面文件。這種分類的優(yōu)點是檔案的性質(zhì)是明確的，標(biāo)準(zhǔn)是達到所提供人員的滿意程度。

2完善企業(yè)檔案管理工作的方法

針對目前企業(yè)檔案管理中存在的問題，要做好企業(yè)檔案管理工作，必須尋求解決問題的辦法。鑒于此，筆者提出了以下建議。

2.1加強對企業(yè)檔案管理工作的重視

做好企業(yè)檔案管理工作，必須引起足夠的重視。在企業(yè)中，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者有最高的發(fā)言權(quán)。因此，一個企業(yè)能否加強檔案管理的重要性，取決于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)是否認(rèn)識到企業(yè)檔案管理的重要性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)只有對檔案管理給予足夠的重視，才能投入更多的精力、財力和人力資源，才能促進檔案事業(yè)的更好發(fā)展。在企業(yè)檔案管理中，有關(guān)管理人員應(yīng)取得一定的成效，使領(lǐng)導(dǎo)能夠看到檔案管理在企業(yè)會議或企業(yè)考核中的重要作用；其次，有關(guān)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也要提高自身的知識水平，對檔案管理的過程和地位有一定的了解。對待工作，不僅要著眼于眼前的利益，還要著眼于未來。檔案管理可能在一個企業(yè)的發(fā)展中純在感不大，但是又無法避免它的產(chǎn)生與存在，不過它的影響是潛移默化的，在平時工作中不常體現(xiàn)，直到需要用到了又覺得非它不行，這些檔案都是例年的精華所在，所以做好管理是非常有必要的。本文考察了檔案管理在企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展過程中的重要作用，并重視檔案管理的經(jīng)濟價值。

2.2建立健全企業(yè)檔案的管理制度

企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的建立必須是健全的，只有這樣安全管理工作才能順利進行，因此，要想使企業(yè)檔案管理系統(tǒng)更好地發(fā)展，就必須有完善的管理體系。檔案管理過程和相關(guān)管理程序比較復(fù)雜。因此，在開發(fā)管理系統(tǒng)的過程中，首先要根據(jù)企業(yè)的特點，并根據(jù)各個方面的檔案管理要求和特點進行開發(fā)。管理體制要切合實際，企業(yè)檔案的分類、登記、保管和出借要有明確的管理制度和約束條件，明確對職工的管理責(zé)任，并對檔案丟失的缺陷進行相應(yīng)的處罰，按照相關(guān)的管理制度在貸款人檔案中進行處理；而應(yīng)制定明確的出借條例，做好貸款工作。信息登記，并應(yīng)及時歸還貸款。如果借入文件的過程被損壞或丟失，借款人需要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。并在建立了相關(guān)的管理制度后，將其應(yīng)用于實踐中，使我們能夠在檔案工作中不斷的健全和完善。對待每一項工作都有做到有法可依，有例可循，只有這樣才能讓工作做到最好，如果保是單純的依托于表面，而不去實行它，這樣是做不成功的。每一項制度一定要嚴(yán)格執(zhí)行，不可流于表面，不然，制度也失去了它原本的意義。

2.3建立健全檔案管理評估體系

對企業(yè)檔案管理，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時進行評估。企業(yè)檔案管理日常工作的重要組成部分之一是企業(yè)經(jīng)營，企業(yè)在對經(jīng)濟營銷狀況進行階段性評估，以及全方面總結(jié)的同時，也要對檔案管理工作的范圍進行評估。根據(jù)檔案管理工作的特點，制定相關(guān)規(guī)章制度。評估過程中，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，并在會議中討論問題，找出相應(yīng)的解決辦法，避免積壓問題和在風(fēng)險管理方面的問題。檔案管理看似不起眼，但對于一個企業(yè)的發(fā)展，一個企業(yè)的未來，都有著至關(guān)重要的作用，將檔案管理做好，做成功無疑是錦上添花的。

參考文獻

[1]盛蓉.淺談如何做好企業(yè)檔案管理工作[J].同煤科技，2014（02）.

[2]李凌青.淺析如何做好新形勢下企業(yè)檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2014（04）.

作者簡介

黃小冊（1985-），女，福建泉州，漢族，本科，檔案學(xué)，館員，研究方向：檔案管理