企業(yè)初期人事檔案管理工作的建設(shè)策略

邱蕾

摘 要：人事檔案工作是企業(yè)人事管理的重要組成部分，其為人事工作執(zhí)行與決策起了重要的參考作用，為合理使用配置人力資源提供了重要的依據(jù)。企業(yè)成立初期普遍存在對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠、硬件設(shè)施解決不完全到位、檔案管理人員不固定的問題，隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，人事檔案管理的問題將逐步顯露出來，對(duì)于初建立的企業(yè)如何解決人事管理檔案工作弊端，讓其與公司發(fā)展同步，合理發(fā)揮其真正職能是很值得探討的一個(gè)話題。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理

新成立絕大部分企業(yè)由于多方面因素影響，普遍存在對(duì)人事檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不夠、硬件設(shè)施解決不完全到位、檔案管理人員不固定，管理水平不專，管理手段落后、人事檔案收集工作力度不夠、人事檔案管理的信息化程度不高等問題，從而導(dǎo)致人事檔案缺檔、斷檔、死檔的現(xiàn)象都不同程度地存在，不僅給后續(xù)人員的變動(dòng)、工資調(diào)整、員工辭退等人事管理帶來諸多的困難，還將直接影響到人才的正確合理使用，不能使人才檔案信息得到正確使用，不利于單位快速、全面、真實(shí)地掌握人才隊(duì)伍現(xiàn)狀和科學(xué)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，人事檔案基礎(chǔ)未打牢將嚴(yán)重制約企業(yè)后續(xù)人力資源的開發(fā)，難以為現(xiàn)代人力資源開發(fā)、使用提供有效的服務(wù)。因此，作為新成立的企業(yè)，如何快速加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，更好地為選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠的材料，顯得尤為重要。

一、提高思想認(rèn)識(shí)，加大投入，進(jìn)一步夯實(shí)人事檔案工作基礎(chǔ)。

作為新成立企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)要從思想和行動(dòng)上高度重視人事檔案的管理工作，定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。同時(shí)，各單位要在檔案工作上舍得投入，特別是對(duì)檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障，要有專項(xiàng)預(yù)算；要按標(biāo)準(zhǔn)按要求建設(shè)好規(guī)范化的檔案室、檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。從人、財(cái)、物三個(gè)方面給于支撐，才能確保人事檔案管理工作的順利開展。

二、加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人員，提升檔案管理人員的素質(zhì)，提高人事檔案管理質(zhì)量。

做為新成立的企業(yè)，因面臨企業(yè)快速擴(kuò)展的業(yè)務(wù)壓力，較難做到高薪引入高素質(zhì)檔案管理人才，因此更需注重對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)培養(yǎng)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案管理工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，讓其充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，以及人事檔案管理對(duì)企業(yè)人才培養(yǎng)的支撐性和發(fā)展性作用。主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識(shí)，讓他們掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，樹立系統(tǒng)化人事檔案管理思維，提高檔案管理的技術(shù)水平，使其能夠適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的新要求。同時(shí)，人事檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性，從而全面提高人事檔案管理質(zhì)量。

三、建立健全人事檔案管理制度，加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化管理。

對(duì)于新成立的企業(yè)，樹立人事檔案管理的制度和規(guī)范是首要任務(wù)。對(duì)新產(chǎn)生的人事檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度。其次為了避免檔案的丟失、改動(dòng)，必須建立健全人事檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，提供準(zhǔn)確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，保證檔案管理規(guī)范有序。

四、加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè)，提升檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

隨著新公司的日益壯大，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢(shì)必會(huì)給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時(shí)間，而且出錯(cuò)率較高，建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。首先，需對(duì)人事檔案引入先進(jìn)信息化管理手段，依靠一套標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、管理科學(xué)、以及設(shè)置合理的人事檔案信息化系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，并通過信息維護(hù)系統(tǒng)將原始檔案信息和檔案資料錄入微機(jī)，最終建立全公司的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化，方便信息的共享，大大提高檔案的利用效率。

人事檔案是企業(yè)在管理所屬人員時(shí)形成的以個(gè)人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面系統(tǒng)地考察和了解一個(gè)人的憑證，人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，也是企業(yè)人事規(guī)劃和發(fā)展不可缺少的參考依據(jù)，對(duì)人力資源的開發(fā)和利用起著極其重要的作用。對(duì)于新成立的企業(yè)，人事檔案是個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等后續(xù)工作的重要基礎(chǔ)，具有重要的“憑證價(jià)值”和“參考價(jià)值”，需得到企業(yè)的高度重視。

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