大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理工作的幾點(diǎn)探討

潘挺

摘 要：當(dāng)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展為大數(shù)據(jù)時(shí)代奠定了基礎(chǔ)，在這樣的時(shí)代背景下企業(yè)檔案的信息化管理也就逐步的發(fā)生改革與創(chuàng)新，對文書檔案的信息化管理，提高了管理質(zhì)量，也能促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。就此現(xiàn)狀，本篇文章分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案信息化管理中存在的問題，探討信息化管理工作中的創(chuàng)新途徑。

關(guān)鍵字：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案信息化管理；創(chuàng)新

企業(yè)在進(jìn)行管理工作中的主要內(nèi)容就是對檔案的管理，做好大數(shù)據(jù)時(shí)代下的信息化管理檔案有利于企業(yè)的整體管理效果提升，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的快速進(jìn)步。但是，在我國現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，實(shí)際中的檔案信息化管理還是存在著一些問題，拖慢了對檔案管理的進(jìn)度，對企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展也有很大的影響，也正因如此大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下對檔案的信息化管理創(chuàng)新工作也就成了迫在眉睫的關(guān)鍵。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作中存在的問題

1.1 管理觀念不明確

作為企業(yè)的基礎(chǔ)組成部分，檔案管理工作利用信息化技術(shù)加以管理，提高了檔案在信息化管理中的水平與工作效率。結(jié)合著大數(shù)據(jù)時(shí)代模式繁多復(fù)雜、體量龐大、價(jià)值高卻密度低的特點(diǎn)，許多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對檔案的信息化管理觀念不是很重視，也就不能合理高效的去解決一些檔案在實(shí)際工作中出現(xiàn)的管理問題，降低了檔案管理的效率，浪費(fèi)了很多工作時(shí)間。

1.2 管理流程太復(fù)雜

大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理存在著多樣性，占據(jù)著主流地位的是圖片、視頻等方式，因此傳統(tǒng)工作人員在信息化管理工作過程中由于自己跟不上時(shí)代的進(jìn)步，加上自身的專業(yè)知識儲(chǔ)備不足，對信息化管理中的軟件操作不熟練，導(dǎo)致了對信息化設(shè)備的浪費(fèi)，加長了對檔案管理的時(shí)間，不能提高檔案信息化管理中的工作效率，影響了企業(yè)的整體管理進(jìn)程。

1.3 管理保密性不足

由于信息化管理的檔案處在一個(gè)開放且兼容的大數(shù)據(jù)時(shí)代環(huán)境中，因此企業(yè)的檔案管理部門需要在大容量的檔案信息中迅速歸類、篩選、整理。但是信息化管理中的檔案多以電子文本的形式居多，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔相比較之下，存在著被改動(dòng)后不容易發(fā)覺的風(fēng)險(xiǎn)，如果不準(zhǔn)確的錯(cuò)誤檔案信息一旦被用到工作中就會(huì)降低工作質(zhì)量，并且會(huì)在以后的工作中出現(xiàn)很多難以解決的問題。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

2.1 強(qiáng)化對檔案管理工作的意識

在展開實(shí)際中的管理工作時(shí)必須要加強(qiáng)對信息化管理的意識，先進(jìn)的信息化管理技術(shù)及大數(shù)據(jù)時(shí)代中先進(jìn)的指導(dǎo)思想，能進(jìn)一步貫徹落實(shí)檔案的信息化管理工作。因此，企業(yè)要注重對檔案管理工作的加強(qiáng)，提高對信息化管理的重視度，將傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楦鶕?jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代特點(diǎn)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)結(jié)合非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，讓網(wǎng)絡(luò)消息、Email、視頻等方式在管理工作中占據(jù)主導(dǎo)地位。促進(jìn)檔案的信息化管理工作能夠穩(wěn)定進(jìn)步。

2.2 創(chuàng)建合理化的科學(xué)管理平臺

為了全面發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，我們就要對企業(yè)檔案進(jìn)行合理化的科學(xué)管理。不斷豐富管理內(nèi)容、優(yōu)化管理體系、提高管理水平，借助網(wǎng)絡(luò)媒體的優(yōu)勢，提高檔案信息化管理的全方面利用率。創(chuàng)建合理化的科學(xué)管理平臺，可以規(guī)范檔案的收集、整理和應(yīng)用，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，平臺可以運(yùn)用云計(jì)算技術(shù)及完善IT基礎(chǔ)設(shè)施，對當(dāng)下的檔案信息化管理工作進(jìn)行革新，并結(jié)合上文提到在實(shí)際工作中存在的管理問題，創(chuàng)建并完善檔案的管理系統(tǒng)、檔案的分類存儲(chǔ)系統(tǒng)、檔案的保密系統(tǒng)。這三個(gè)系統(tǒng)的結(jié)合能對檔案管理賦予一定的創(chuàng)新，合理分配企業(yè)管理工作時(shí)間，將檔案完整無損的進(jìn)行儲(chǔ)存整理，應(yīng)用時(shí)能更準(zhǔn)確迅速的搜索，對檔案設(shè)立權(quán)限限制，注意防護(hù)網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵，注意對軟件進(jìn)行殺毒，確保管理平臺的安全運(yùn)行，加強(qiáng)了對檔案信息在共享應(yīng)用中的安全保密性。

2.3 培養(yǎng)高能力的管理團(tuán)隊(duì)

檔案管理部門在信息化管理檔案工作中占據(jù)著舉足輕重的地位，要想提高大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案信息化管理工作的質(zhì)量，就必須有高能力高素養(yǎng)的檔案管理團(tuán)體，以確保檔案管理工作的準(zhǔn)確進(jìn)行，促進(jìn)檔案管理工作的逐步發(fā)展。打造優(yōu)秀的管理團(tuán)隊(duì)，可以聘請專業(yè)的檔案信息化管理方面的老師對企業(yè)工作人員進(jìn)行相關(guān)方面的培訓(xùn)，令員工在檔案管理工作中端正態(tài)度，規(guī)范行為，提高他們對檔案信息化管理的把控能力及對信息化軟件的運(yùn)用。除此之外，企業(yè)還可以不定期的為員工提供機(jī)會(huì)去實(shí)踐，實(shí)踐是檢驗(yàn)真知的唯一途徑，員工在實(shí)踐中不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)，提高了對檔案信息化管理的工作能力，從根本上減少實(shí)際工作中的失誤

2.4 對信息化設(shè)施加大投入

上述內(nèi)容可以看出，檔案管理的進(jìn)步發(fā)展中最重要的就是信息化，大數(shù)據(jù)的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)媒體形式已經(jīng)是勢在必行的趨勢，也就是說企業(yè)必須要加大對信息化設(shè)施的投入，增加配套的軟、硬件設(shè)施是檔案信息化管理工作中不可或缺的基本條件，也是檔案信息傳輸、整理應(yīng)用的必要手段。目前解決的辦法主要是跟當(dāng)?shù)卣嚓P(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，一起解決問題，使企業(yè)信息化建設(shè)得到飛速發(fā)展。

3 結(jié)束語

企業(yè)檔案信息化管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代的推進(jìn)下逐步加強(qiáng)自身的重要性，作為企業(yè)的檔案管理部門一定要圍繞企業(yè)整體發(fā)做好檔案信息化管理工作，通過加強(qiáng)管理意識、完善管理平臺、培養(yǎng)管理人才提升檔案信息化管理工作的飛速發(fā)展，運(yùn)用大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來的優(yōu)勢，充分全面的挖掘檔案管理價(jià)值，進(jìn)而提升檔案信息化管理的效率，為大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案信息化管理工作提供助力。

參考文獻(xiàn)

[1]林李霞.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（03）：154-155.

[2]王平.大數(shù)據(jù)時(shí)代，國企準(zhǔn)備好了嗎？[J].國企，2013（2）：110-115.

[3]李國杰，程學(xué)旗.大數(shù)據(jù)研究：未來科技及經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重大戰(zhàn)略領(lǐng)域――大數(shù)據(jù)的研究現(xiàn)狀與科學(xué)思考[J].中國科學(xué)院院刊，2013（6）：647657.