新時代檔案管理工作質(zhì)量提升研究

劉雪梅

摘 要：檔案的管理工作是越來越被人們所看重，是一個新的具有很好的發(fā)展前景的產(chǎn)業(yè)。好的檔案管理能夠表現(xiàn)該單位，或者該企業(yè)的良好的管理體系，同時它也是對于企業(yè)和單位發(fā)展歷程的見證，保障工作能夠完美實施的因素。

關(guān)鍵詞：新時代；檔案管理；質(zhì)量提升

目前我國國內(nèi)所應(yīng)用的檔案管理體系還不夠先進(jìn)，較比于國外的發(fā)達(dá)國家的管理體系還有一定的差距，這些存在的差距對于該企業(yè)或者單位的發(fā)展局有著不良的效果，因此這些差距需要被有關(guān)人員投入相當(dāng)多的管理，使檔案管理能夠在新的時代發(fā)展中再度做出突破。

1 檔案管理的概念以及與新時代的融合

檔案管理工作就是對企業(yè)或者單位等由于經(jīng)營產(chǎn)生的信息檔案化，對于這部分的信息進(jìn)行整理和管制的過程或者手段稱為檔案管理，是檔案相關(guān)工作人員或者部門對單位中的關(guān)于檔案的各種信息的規(guī)劃與使用的所有的工作內(nèi)容的統(tǒng)稱，是檔案事業(yè)中必不可少的一環(huán)。而在新時代到來以后，科學(xué)技術(shù)產(chǎn)業(yè)的崛起，信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)成為時代的兩大領(lǐng)軍技術(shù)，各行業(yè)的發(fā)展都向這兩大領(lǐng)域靠近，檔案管理工作為了更好地發(fā)展也要將信息技術(shù)融入到檔案的管理中，實現(xiàn)檔案管理的信息化，從而幫助檔案管理事業(yè)的工作水平有一個巨大的提升。使檔案管理工作能夠做到條理清晰、效率極高。

2 目前檔案管理工作中出現(xiàn)的紕漏

2.1相關(guān)部門與人員的重視程度不高

在目前來看，我國國內(nèi)的許多相關(guān)人員依舊沒有對檔案工作管理的意義有深刻的認(rèn)知。對于檔案管理工作重視性不高，大部分的人都以為檔案工作的管理只是在背后的整理工作，不能夠有什么過高的難度和意義。因此改變?nèi)藗兊倪@種錯誤的認(rèn)知，讓大部分人尤其是從事相關(guān)行業(yè)的人員能夠清楚地了解其根本的意義和作用，從而能夠讓工作者對于工作的重視程度提升，使其能夠為單位的生產(chǎn)提供助力。此外由于這項工作被充分的低估，相關(guān)的從業(yè)人員也越來越少，對于檔案管理工作的開展也加大了難度，導(dǎo)致惡性循環(huán)。許多人認(rèn)為從事與之有關(guān)的工作不能夠一展抱負(fù)，甚至存在一些人以為檔案管理是時代進(jìn)步的阻礙，這些因素統(tǒng)統(tǒng)使得相關(guān)部門的人力資源的缺失。

2.2檔案管理產(chǎn)生的效果微乎其微

由于新時代的到來，商品經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，許多行業(yè)的經(jīng)濟(jì)重心也從國家轉(zhuǎn)移到人民的市場需求上，經(jīng)濟(jì)格局的變動也間接的促成了檔案管理這一行業(yè)的小的調(diào)整。市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也讓人力資源具有不穩(wěn)定性。因此許多人對于檔案管理工作的作用不太在意，更在意其工作本身是否繁復(fù)、枯燥，在意從事相關(guān)工作后對于自身的影響。這樣的意識充斥在民眾的認(rèn)知中，使得檔案工作的管理變得更加難以實施，無法發(fā)揮其本身的價值，對于檔案工作以后的發(fā)展也是不利的。

2.3檔案的使用不頻繁

許多單位中擁有著大量的部門以及人員，單位的管理不止一個檔案方面的管理，方方面面都要做到妥善經(jīng)營。但是檔案工作對于實際的經(jīng)營并不具有顯著的功效，形成的影響往往都比較隱晦，表現(xiàn)不出來。所以在單位或者企業(yè)在實際使用檔案的情況不多，所需求的對應(yīng)的檔案管理的水準(zhǔn)也不嚴(yán)格，這也使得檔案的管理工作即使能夠全面開展，開展過后的實施也會“大材小用”，造成不必要的浪費。

3 結(jié)合新的科技改善檔案管理工作的對策

3.1對檔案工作認(rèn)知的改變

加強相關(guān)人員對于檔案管理工作的理解，改變他們的思想模式。改變普通群眾對于檔案工作的抱有的原有觀念是指以對策實施的關(guān)鍵。在相關(guān)的部門中，以上層的管理人員作為倡導(dǎo)的先驅(qū)，加深工作人員對于工作的了解程度，并且在日常的工作環(huán)境下也能讓從業(yè)人員保證其思想覺悟。還要專門設(shè)立對檔案管理工作的監(jiān)察部門與人員，讓監(jiān)察人員能夠?qū)θ粘５墓ぷ髦械囊恍┘劼┻M(jìn)行督促與指導(dǎo)，保證管理工作的實施。此外為了改正工作人員的思想，由政府或者上層領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)對從業(yè)人員實施相應(yīng)的培訓(xùn)工作，不僅能夠改正不良的思想意志，還能夠有效的提高他們的專業(yè)水平，使其能夠在工作中的錯誤率也大大的減少。同時還要培養(yǎng)檔案管理工作者對于市場的了解和相關(guān)的服務(wù)，方便以后檔案工作的發(fā)展，讓檔案管理工作可以順應(yīng)時代的潮流，使這一行業(yè)能夠逐漸走入人們的視野。

3.2完善檔案管理的信息化建設(shè)

由于時代的不斷進(jìn)步，信息化是檔案管理發(fā)展道路上必須要跨越過去的一步，由于目前的信息傳播速度的不斷加快，時效性是人們往往關(guān)注的重點，檔案管理與信息是緊密相聯(lián)的，對于時效性的重視程度也不亞于其他行業(yè)，所以對于管理系統(tǒng)的信息化、系統(tǒng)化和規(guī)?；悄軌虮Ｕ线@一特點的關(guān)鍵。通過將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化，將龐大的數(shù)據(jù)導(dǎo)入至數(shù)據(jù)庫，并將數(shù)據(jù)庫連接至網(wǎng)絡(luò)中，使得信息在連接網(wǎng)絡(luò)后能第一時間轉(zhuǎn)達(dá)于各處，對于但按慣例提供了難以想象的便捷。

3.3加強技術(shù)資源的雄厚

在加快檔案的信息化建設(shè)過程中，將系統(tǒng)應(yīng)用到相應(yīng)的工作過程中以及一些意外情況的發(fā)生時，深厚的技術(shù)儲備才是改革中的堅實的后盾。在技術(shù)達(dá)到指標(biāo)的同時，擁有與之對應(yīng)的硬件設(shè)備，專業(yè)素養(yǎng)高的開發(fā)或者工作人員，將這些已有的資源充分的讓他們發(fā)揮功效，最終制成一個具有聯(lián)系三方資源的特色系統(tǒng)。在這個系統(tǒng)成立以后，日常工作中也需要定期的對系統(tǒng)進(jìn)行檢查。隨著需求與所擁有技術(shù)的變化，對硬件設(shè)施以及軟件都需要更新它們的功能，將新的技術(shù)再加入到檔案管理的系統(tǒng)中。從而最大限度的發(fā)揮硬件設(shè)施與軟件處理的運用程度，使其能夠在系統(tǒng)中顯著作用。

3.4增加檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)模

若是檔案的數(shù)據(jù)過少，那么便無法形成一個具有管理體系的系統(tǒng)，不能夠?qū)⒏鞣N數(shù)據(jù)通過信息網(wǎng)連接起來，那么對于檔案信息不論是管理還是運用都有一定的困難。若能將傳統(tǒng)的記錄信息的方法取代，將檔案信息的記錄靠數(shù)字化記錄，將原來保存所有檔案信息的倉庫轉(zhuǎn)變?yōu)樵谛畔⑾到y(tǒng)網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的時效性與應(yīng)用性。因為過去的所有檔案信息都保存于一個倉庫之中，想對某一指定信息的查找極為不便，在連接信息網(wǎng)絡(luò)后，就不需要到指定地方進(jìn)行盲目的尋找，只需要連接至網(wǎng)絡(luò)中，便可以提取數(shù)據(jù)庫中的各種數(shù)據(jù)。增加了數(shù)據(jù)管理的使用能力與便利。等到日后管理的檔案數(shù)目增長到相當(dāng)龐大時，運用數(shù)據(jù)庫的管理也不會造成多大的不便，反而能將數(shù)據(jù)管理的井井有條。

3.5使檔案能夠得到有效利用

傳統(tǒng)檔案的利用率一直不高，由于檔案工作的繁瑣，檔案又收到相關(guān)工作人員的高度重視，普通群眾想要使用或者查看相關(guān)的檔案一直得不到妥善的解決，所以檔案使用者大部分是從事檔案工作的管理人員，那些人員對檔案的利用往往只是整理，實際的檔案利用價值不高。而在新時代到來后，信息化對于檔案的利用有了不同于以往的改變，人們不用通過繁復(fù)的實際工作去查閱使用所需的檔案，只需要通過連接到能夠查閱自身檔案的網(wǎng)絡(luò)中便可以自行查閱，極大的取得了方便。

4 結(jié)語

新時代的進(jìn)步不僅僅是使得經(jīng)濟(jì)上發(fā)生了巨大的改變，也使得所有產(chǎn)業(yè)也隨著經(jīng)濟(jì)與技術(shù)的變革發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案的管理工作為了順應(yīng)潮流，也要做出能夠讓自身發(fā)展更為迅速的變動。

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