加強(qiáng)基層政府部門(mén)檔案信息化管理探析

尹章

摘 要：基層政府部門(mén)因日常工作較為繁雜，如果能使用信息化的方式，就能顯著提高辦事效率。所以基層政府部門(mén)在今后的工作與發(fā)展中要順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的要求，加強(qiáng)檔案信息化管理，滿(mǎn)足人們的信息需求。本文將從加強(qiáng)基層政府部門(mén)檔案信息化管理的重要性著手，探討幾點(diǎn)工作策略，促進(jìn)基層政府部門(mén)有序發(fā)展檔案事業(yè)。

關(guān)鍵詞：基層政府部門(mén)；檔案管理；信息化；工作策略

在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等高速發(fā)展和更新的新時(shí)代，多個(gè)行業(yè)與領(lǐng)域都快速向著網(wǎng)絡(luò)化、信息化與科學(xué)化的方向發(fā)展，基層政府部門(mén)的檔案管理更應(yīng)如此。但目前基層政府部門(mén)的檔案信息化管理工作較為滯后，缺乏對(duì)先進(jìn)信息技術(shù)的利用，不僅浪費(fèi)時(shí)間和精力，效果也不盡如人意。鑒于此，如何加強(qiáng)檔案信息化管理是擺在基層政府部門(mén)檔案人員面前的重要課題，必須加強(qiáng)研究。

1 加強(qiáng)基層政府部門(mén)檔案信息化管理的重要性

檔案信息化管理的宗旨在于為基層政府部門(mén)提供決策服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)與政務(wù)管理提供服務(wù)，為檔案信息需求者提供服務(wù)。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)高速發(fā)展的形勢(shì)下，信息技術(shù)在基層政府部門(mén)得到廣泛應(yīng)用，而其檔案管理工作的政治性較強(qiáng)，不僅數(shù)量大，且內(nèi)容多，采用傳統(tǒng)手段極易發(fā)生失誤、錯(cuò)誤的現(xiàn)象，出現(xiàn)漏洞，制約檔案工作的改革進(jìn)程，實(shí)行信息化管理則能提高基層政府部門(mén)檔案工作的有效性，使其更有效地開(kāi)展其他工作。同時(shí)，信息化管理有助于基層政府部門(mén)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的分類(lèi)管理，幫助有需要的人快速查找所需資料和信息。傳統(tǒng)的檔案管理是人工完成，查找時(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，容易混淆檔案資料，而加強(qiáng)檔案信息化管理就能有效解決這些問(wèn)題，依托計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)檢索關(guān)鍵詞，提高檔案利用率[1]。此外，檔案管理的人工模式很有可能引發(fā)檔案保存不當(dāng)、遺失等問(wèn)題，影響基層政府部門(mén)檔案資料的真實(shí)性與完整性，利用信息技術(shù)就可減少檔案人員工作量，提高工作效率，保證檔案管理質(zhì)量。

2 加強(qiáng)基層政府部門(mén)檔案信息化管理的策略建議

2.1 重視接收并管理好電子文件

在傳統(tǒng)觀(guān)念的長(zhǎng)期影響下，基層政府部門(mén)的檔案信息化工作主要是通過(guò)掃描錄入紙質(zhì)檔案來(lái)實(shí)現(xiàn)，對(duì)于政府信息公開(kāi)政策的實(shí)施就要求基層政府部門(mén)從源頭狠抓檔案信息化管理工作，通過(guò)接收電子文件的方式改進(jìn)檔案管理。但電子文件的數(shù)量在最近幾年成倍增加，政府公開(kāi)信息最主要的一種形式就是電子文件，這就需要基層政府部門(mén)的檔案人員重視接收電子文件，并將其管理好，促使檔案工作和電子政務(wù)真正接軌，統(tǒng)一及時(shí)地歸檔電子文件。檔案人員還應(yīng)和基層政府部門(mén)協(xié)商，建立完善的電子文件接收機(jī)制，促成檔案信息化管理和政府信息公開(kāi)工作的有機(jī)結(jié)合，推動(dòng)基層政府部門(mén)檔案信息化管理進(jìn)程[2]。

2.2 建立起高水平檔案管理系統(tǒng)

檔案原件與基層統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是基層政府部門(mén)檔案管理工作的主要方面，而檔案原件大多是上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)到基層政府部門(mén)的文件，是上級(jí)機(jī)關(guān)指導(dǎo)基層工作的原始憑證資料，作用不可取代，尤其是大多數(shù)文件都是各部門(mén)聯(lián)合發(fā)文，多個(gè)部門(mén)共同簽署印章，要求基層政府部門(mén)務(wù)必要認(rèn)真存檔，這是其檔案的基本組成。所以基層政府部門(mén)要全方位、多元化開(kāi)展檔案信息化管理工作，建立高水平檔案管理系統(tǒng)，建立基層檔案網(wǎng)站，使其成為檔案多元化管理服務(wù)的有效手段。通過(guò)檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)基層檔案網(wǎng)站，基層政府部門(mén)能為需求者提供信息交流平臺(tái)，將國(guó)家政策、上級(jí)文件以及精神指示等需要公開(kāi)的政府信息公布給大眾，讓有利用條件的各個(gè)部門(mén)依據(jù)自己的用戶(hù)級(jí)別快捷查詢(xún)政府檔案信息，同時(shí)讓檔案信息需求者在網(wǎng)站平臺(tái)留下問(wèn)題與資料，由檔案人員及時(shí)為其搜集更詳盡的信息，做好檔案整理和回饋工作，提高檔案管理效率。

2.3 制定信息化制度與安全標(biāo)準(zhǔn)

在基層政府部門(mén)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，難免因標(biāo)準(zhǔn)的缺失而出現(xiàn)信息孤島，引發(fā)信息安全問(wèn)題，檔案信息利用與共享淪為空談。所以基層政府部門(mén)應(yīng)注意制定檔案信息化管理的制度標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息化管理提供保障。一般情況下，檔案信息來(lái)源主要有電子文件、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化信息，基層政府部門(mén)針對(duì)檔案信息制定軟硬件標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)頁(yè)標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化軟硬件的統(tǒng)一管理與通用性，不僅能確保在局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)中便捷傳輸、使用檔案信息，還能規(guī)范檔案網(wǎng)站的信息數(shù)據(jù)來(lái)源、編碼格式，方便檔案信息的傳遞、利用與共享。

當(dāng)然，安全是基層政府部門(mén)檔案信息化管理的重要內(nèi)容，其安全標(biāo)準(zhǔn)的完善不僅涵蓋檔案信息的載體安全、內(nèi)容安全，還涵蓋檔案記錄方式、檔案信息管理系統(tǒng)、檔案網(wǎng)絡(luò)、檔案網(wǎng)站等的安全以及檔案密級(jí)控制?；鶎诱块T(mén)局域網(wǎng)擔(dān)負(fù)著對(duì)檔案的掃描錄入、著錄文件、管理數(shù)據(jù)庫(kù)、檢索目錄與全文等功能，只要局域網(wǎng)遭遇安全威脅，數(shù)字檔案與實(shí)體檔案都難以實(shí)現(xiàn)對(duì)基層政府部門(mén)檔案信息的安全有效管理，影響檔案的社會(huì)服務(wù)。不管是基層檔案網(wǎng)站還是數(shù)字檔案館，都是為公眾提供優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)的關(guān)鍵渠道，其穩(wěn)定性與安全性關(guān)系到大眾對(duì)基層政府部門(mén)檔案網(wǎng)站的信任與使用，所以制定檔案信息化管理安全標(biāo)準(zhǔn)不但有助于維護(hù)基層檔案網(wǎng)站的安全和用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)安全、政府信息發(fā)布安全，還能防范外網(wǎng)風(fēng)險(xiǎn)，防范竊取秘密、非法掃描等政府局域網(wǎng)安全風(fēng)險(xiǎn)。

2.4 促進(jìn)檔案信息遠(yuǎn)程查閱利用

利用是檔案管理的重要方面，發(fā)揮出檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，簡(jiǎn)化手續(xù)，遠(yuǎn)程查閱利用檔案信息，方便大眾利用檔案，這是基層政府部門(mén)檔案信息化管理的方向[3]。一方面，基層政府部門(mén)應(yīng)注意促進(jìn)檔案信息的遠(yuǎn)程查閱利用，依據(jù)檔案法、保密法以及政府信息公開(kāi)條例等合理設(shè)定公開(kāi)各類(lèi)檔案級(jí)別，針對(duì)明確公開(kāi)的政府文件信息，基層政府部門(mén)應(yīng)依據(jù)指定的標(biāo)準(zhǔn)圖形、文件格式等將其發(fā)布到網(wǎng)站上，提高信息的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化水平，明確網(wǎng)上政府信息具有的法律效力。基層政府部門(mén)檔案人員可通過(guò)鏈接與本地化等方式整合檔案信息資源，完善網(wǎng)站內(nèi)容，對(duì)部分公開(kāi)或與個(gè)人隱私有關(guān)的檔案信息實(shí)行目錄公開(kāi)，提供遠(yuǎn)程檢索服務(wù)，在確認(rèn)用戶(hù)身份之后允許其利用?；鶎诱块T(mén)要把握計(jì)算機(jī)、電視、電信融合發(fā)展機(jī)遇，向電視、手機(jī)等媒體拓展檔案信息服務(wù)，完善服務(wù)手段。

另一方面，基層政府部門(mén)應(yīng)促進(jìn)檔案信息的館內(nèi)查閱利用。針對(duì)不宜公開(kāi)到網(wǎng)絡(luò)的檔案信息，基層政府部門(mén)應(yīng)參照公開(kāi)政府信息的程序，確認(rèn)利用者身份，遠(yuǎn)程為其提供檔案服務(wù)，把館藏檔案、已經(jīng)公開(kāi)的文件、政府公開(kāi)信息整合到同一個(gè)閱覽室，檔案人員可輔助利用者查閱，或讓其自助查閱，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檢索的方式取代手工查閱，用網(wǎng)絡(luò)打印方式取代傳統(tǒng)的原件復(fù)印方式，用數(shù)字檔案取代紙質(zhì)檔案，加強(qiáng)檔案編研，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，圍繞基層政府部門(mén)的中心工作提供優(yōu)質(zhì)檔案信息，主動(dòng)服務(wù)于地方經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案管理在基層政府部門(mén)中起著重要作用，關(guān)系到其各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展，在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下加強(qiáng)檔案信息化管理更是成為時(shí)代的要求。在實(shí)踐中，基層政府部門(mén)的檔案人員必須提高對(duì)檔案信息化管理的重視度，重視接收并管理好電子文件，提高檔案管理系統(tǒng)水平，并制定信息化的制度與安全標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案信息的遠(yuǎn)程查閱利用，真正發(fā)揮檔案的作用與價(jià)值，助推基層政府部門(mén)順應(yīng)時(shí)代需要做好各項(xiàng)工作，提高職能水平。

參考文獻(xiàn)

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[2]董源.政府辦公部門(mén)如何開(kāi)展好檔案信息化建設(shè)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2016（05）：33.

[3]杜葉.論基層政府部門(mén)檔案信息化的有效建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（19）：167.