關于加強新時期企業(yè)文檔保管工作的思考

王艷

摘 要：在企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展歷程中，會形成大量的文檔，而這些文檔是幫助企業(yè)進行重大決策的重要依據(jù)，更是企業(yè)發(fā)展中的寶貴資源。新時期下，如何加強企業(yè)文檔保管工作，使之能夠在企業(yè)發(fā)展過程中得到最大化的利用，是企業(yè)有關職能部門面臨的重點課題?；诖?，文章就加強文檔保管工作的重要意義出發(fā)，并以此為基礎，展開關于加強新時期企業(yè)文檔保管工作的思考，以供參考。

關鍵字：新時期 企業(yè)文檔保管工作 思考

企業(yè)文檔是指企業(yè)過去和現(xiàn)在的各項經(jīng)營生產(chǎn)和管理活動直接形成的，對企業(yè)有保存價值的歷史記錄，是企業(yè)發(fā)展歷程的再現(xiàn)。21世紀的今天是一個全新的知識經(jīng)濟時代，時代的變更向企業(yè)的文檔保管工作提出了新的要求，企業(yè)的各項管理工作面臨著新的機遇與挑戰(zhàn)，其中包括文檔保管工作。由此可見，就加強新時期企業(yè)文檔保管工作這一課題進行思考，并探索有效的對策，無論是對于提高文檔保管水平，還是優(yōu)化企業(yè)資源配置，都有著十分重要的意義。

1 加強企業(yè)文檔保管工作的意義

市場經(jīng)濟體制改革的深入推進，在一定程度上影響了企業(yè)文檔保管工作的實施。在此背景下，如何加強文檔保管工作已經(jīng)成為幫助企業(yè)提高市場競爭力的重要手段之一，文檔保管工作顯得愈發(fā)重要。下面就加強文檔保管工作的意義進行論述：

1.1 加強企業(yè)文檔保管工作是推動企業(yè)改革與發(fā)展的客觀需要

對于企業(yè)來說，文檔是企業(yè)開展各項生產(chǎn)經(jīng)營管理活動的重要依據(jù)之一，其和企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展建設和內(nèi)部管理活動等都有著密切性的關聯(lián)。所以說，加強文檔保管工作，做好文檔資料的歸檔工作，能夠及時提供企業(yè)所需的第一手資料，促使企業(yè)健康發(fā)展。

1.2 加強企業(yè)文檔保管工作是實現(xiàn)社會信息交流與共享的體現(xiàn)

企業(yè)文檔資料中存儲了企業(yè)歷年來的發(fā)展信息資源，還包括了一些人才資源信息等。通過加強文檔保管工作，及時地為企業(yè)提供必須的資料，幫助各部門獲取相關的資料信息，能夠在一定程度上加強各部門之間的交流，拓展信息交流渠道，實現(xiàn)信息的共建共享，從而達到為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展建設服務的目的。

2 當前企業(yè)文檔保管工作存在的主要問題

2.1 企業(yè)重視程度不足，缺乏有效管理機制

企業(yè)文檔是對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展歷程、經(jīng)營活動等的記載，只有以文檔為依據(jù)，才能夠做好各項經(jīng)營生產(chǎn)活動。但是，就當前的實際來看，企業(yè)在開展經(jīng)營管理活動的過程中，仍舊是把重點放在企業(yè)在經(jīng)濟市場的占有率上，而對文檔的保管工作關注力度很低，甚至把文檔保管工作和檔案管理工作列為同一工種，并由同一個人來完成，隨便應付了事。企業(yè)對文檔保管工作的重視度低，使得文檔保管工作在企業(yè)內(nèi)部管理體系中的地位日趨弱化，這就一定程度上阻礙了保管工作的開展，嚴重影響了文檔資料功能作用的發(fā)揮。

2.2 管理制度不完善，缺乏制約協(xié)調(diào)機制

當前的絕大多數(shù)企業(yè)在開展文檔保管工作時，都習慣沿用“一條龍”模式，即是負責該項工作的人員，其所取得的文檔資料由他自己負責去裝訂歸檔，并擔任保管職責。在這種“一條龍”管理模式下，倘若某一個負責人員調(diào)到其他部門工作或者辭職，那么他所負責保管的文檔資料就會受到使用限制。一旦離崗的工作人員對其所負責保管的文檔資料交代不清楚，那么中途接手的工作人員也就會“無從下手”，從而引發(fā)文檔資料保管混亂的問題。

3 新時期下加強企業(yè)文檔保管的可行性對策

3.1 增強時代認識，提高企業(yè)員工文檔意識

企業(yè)的文檔保管工作之所以成效不高，與企業(yè)員工文檔意識不高有著密切的關系。因此要想穩(wěn)步落實文檔保管工作，首先就要解決企業(yè)員工的認識問題，只有幫助他們進一步解放思想，脫離傳統(tǒng)陳舊觀念的束縛，樹立新理念，才能夠讓他們充分認識到文檔保管工作是企業(yè)全局工作的重要內(nèi)容之一。而在此過程中，企業(yè)還可以通過講座、廣播等渠道廣泛宣傳文檔保管工作的相關知識，讓企業(yè)員工能夠對文檔工作有一種全新的認識。而對于負責文檔保管工作的相關人員，則可以強化他們的能力培訓，讓他們接觸先進的文檔保管知識，使他們能夠用一種開放性、前瞻性的視角在更高的層面上籌劃文檔工作，實實在在地解決文檔保管工作中存在的問題。

3.2 完善管理制度，規(guī)范文檔保管工作建設

規(guī)范合理的管理制度是文檔保管活動得以正常開展的前提基礎與保障。現(xiàn)今雖然企業(yè)在穩(wěn)定管理上都建立了一定的管理制度，制定了一系列的規(guī)則，但是許多都只是流于形式，模仿其他一般管理活動的規(guī)則制定樣式。這些脫離了文檔保管工作實際的制度條例，并不能很好地指導文檔工作運作，不僅無法起到應有的管理效果，還導致整項文檔保管作效率下降。所以，建立完善的管理制度，并嚴格按照這個制度進行執(zhí)行是非常有必要的。首先，企業(yè)應認真貫徹執(zhí)行《文檔法》、《省文檔條例》，強化依法治檔，使各項文檔保管工作能夠逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理，做到歸檔有范圍，立卷有標準。此外，企業(yè)還要結合自身實際，加強對《文檔保管制度》、《文檔借閱制度》等制度的制定，認真落實各項文檔保管工作任務，確保文檔工作得以有條不紊地開展。

3.3 重視設施建設，提升文檔保管工作的設備條件

通過信息化技術的深入應用，能夠實現(xiàn)管理的自動化，從而提高企業(yè)文檔保管工作的質量。因此，相關職能人員首先需要加強文檔保管的設施設備建設，通過計算機以及網(wǎng)絡化技術的應用，實現(xiàn)保管手段以及工作方式的自動化。尤其是對于文檔資料的存儲以及傳遞等，更需要最新的信息化文檔管理技術——電子文檔，將其運用到計算機的控制中。一方面，電子文檔可以有效借閱文檔的存儲空間，將文檔資料存儲到載體光盤、硬盤中去。而另一方面，電子文檔的查閱調(diào)用也十分方便，當員工需要查閱某一文檔時，他們無需在文檔架上“苦苦尋覓”，只需要在電腦上通過輸入文檔相關關鍵字點擊搜索即可。如此一來，不僅實現(xiàn)對文檔資料的高效有序管理，并能夠大大減少工作人員的負擔，有效地解決了繁瑣復雜的工作，這明顯有助于文檔保管整體效率的提升。

3.4 建立特色數(shù)據(jù)庫，全面提高文檔保管水平

新時期下，傳統(tǒng)的純?nèi)肆ξ臋n保管模式已經(jīng)遠遠落后于企業(yè)的發(fā)展水平。在此背景下，要想做好文檔保管工作，全面提高保管水平，就必須要引進現(xiàn)代化的科學技術，優(yōu)化工作流程。數(shù)據(jù)庫管理作為一種現(xiàn)代化的信息技術，其在當下已經(jīng)被應用到各大領域中，并獲得了一致認可。企業(yè)可以根據(jù)文檔保管工作的實際需要，利用相關技術建立特色的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以實現(xiàn)文檔的高效管理。首先，可以建立數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)庫，并引進如：數(shù)碼相機、電子掃描儀等信息化設備，對檔案進行信息化處理，并將其刻錄成光盤，便捷、高效存儲。其次，可以建立文檔信息化服務站，提高重要文檔信息資料存儲的安全性。當然，企業(yè)還要加大對技術領域的關注力度，適時引進云計算、大數(shù)據(jù)等核心技術，并將這些技術投入使用，為文檔保管工作所利用。

4 結語

綜上所述，新時期下，文檔保管工作愈發(fā)受到各大企業(yè)的重視，在未來，其也將會在企業(yè)的發(fā)展過程中占據(jù)著越來越重要的地位。因此，作為負責文檔保管工作的相關職能部門和人員，必須要充分認識到文檔保管工作的意義所在，并不斷實踐與探索，找出有效的保管對策，以全面提高文檔保管水平，確保企業(yè)得以健康順利地發(fā)展。

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