新時期如何做好企業(yè)離退休職工檔案管理工作

巫正潔

隨著國有企業(yè)改革不斷深入，企業(yè)退休職工數(shù)量不斷增加，特別是進入老齡化社會以后，企業(yè)退休職工數(shù)量持續(xù)增長，國家對企業(yè)離退休職工的管理工作日益重視，與其相關(guān)的檔案管理工作也受到了關(guān)注，因此，如何做好企業(yè)離退休職工檔案管理工作，是新時期檔案管理工作面臨的主要問題。

一、企業(yè)離退休職工檔案管理的重要性

企業(yè)離退休職工檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，它反映了職工從參加工作到離退休期間，在錄用、培養(yǎng)、考核、選拔、任用、獎懲、晉級、薪酬等方面形成的個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、學(xué)識水平、工作實績、工作變動及薪酬福利等情況的文件材料。它是歷史地、全面地、真實地反映離退休人員情況的重要依據(jù)。隨著社會、經(jīng)濟不斷地發(fā)展，企業(yè)離退休職工檔案的利用率普遍提高，例如：子女入黨需要提供政審材料；遷戶口到子女處、房屋過戶等需要提供親屬關(guān)系材料；辦理黨員關(guān)系轉(zhuǎn)移需要提供入黨材料；辦理退伍軍人待遇需要提供當(dāng)兵的材料；辦理工傷鑒定、鑒級、更換輔助器具以及待遇等問題需要提供工傷材料；辦理遺屬供養(yǎng)需要提供職工勞動保險登記卡；核查獨生子女、知識分子、艱苦地區(qū)、高級職稱、勞模等待遇需要提供退休審批表，諸如此類的還有很多。同時，檔案主體利用范圍也不斷擴大，除了離退休職工本人及親屬利用外，還有單位、社區(qū)、司法機關(guān)、公證機關(guān)、社保局等查詢利用。因此，新時期企業(yè)離退休職工檔案的重要性日益凸顯，它不僅關(guān)系著離退休職工的切身利益，而且為企業(yè)的快速發(fā)展和國家的繁榮昌盛提供了一筆寶貴的財富。

二、目前攀鋼離退休職工檔案管理的現(xiàn)狀

攀鋼檔案館成立于1986年2月，總面積4855平米，是一所綜合性的檔案管理機構(gòu)，其中的職責(zé)就是接收保管攀鋼離退休職工檔案。截止目前，攀鋼檔案館接收離退休職工檔案20930份，這些紙質(zhì)檔案分別由移交單位的檔案管理員收集、記載、填寫目錄并裝訂，最后移交到攀鋼檔案館保存。攀鋼離退休職工檔案的管理仍是采用傳統(tǒng)式的人工管理方法，注重的是檔案原始記載，在日常使用檔案時無形中浪費了大量人力、物力和時間，并且有相當(dāng)數(shù)量的檔案，紙張變黃發(fā)脆，老化變質(zhì)，字跡褪色模糊，每次翻找、撤出以及裝訂的過程中，很容易損毀檔案材料，有些材料一旦丟失或損毀嚴重，根本無法彌補回來。

檔案管理工作在企業(yè)屬于后勤服務(wù)性質(zhì)，收入沒有一線生產(chǎn)職工高，工作枯燥乏味，也沒有什么晉升空間，年輕人都不愿意干，因此基本上都是40至50多歲的人，工作上缺乏創(chuàng)新活力，很多人都是做一天和尚撞一天鐘，混到退休，人為地忽略了檔案管理工作的重要性。

攀鋼有些單位實行減人增效，下崗分流，留在崗位上的人都是身兼數(shù)職，一個人干多個崗位的活，極大地影響了檔案管理工作質(zhì)量。還有些單位對離退休職工檔案不重視，認為職工從單位退休了，檔案也就沒什么利用價值了，因此在收集、整理、歸檔、裝訂等方面馬虎了事，嚴重影響了檔案管理工作的水平。

三、進一步完善攀鋼離退休職工檔案管理的措施

（一）提高現(xiàn)代化管理水平，推進離退休職工檔案信息化建設(shè)

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的飛速發(fā)展，離退休職工檔案管理信息化是必然的發(fā)展趨勢，因此，攀鋼檔案館要順應(yīng)新形勢，以檔案信息化發(fā)展為基本要求，遵循“規(guī)范、先進、實用”的原則進行離退休職工檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代信息化管理模式轉(zhuǎn)變，最大限度地維護保存好離退休職工紙質(zhì)檔案。

單位領(lǐng)導(dǎo)要加大對離退休職工檔案管理工作的關(guān)注和投入力度，尤其在現(xiàn)代信息化程度上的投入。按照基礎(chǔ)設(shè)施要求，完善更新硬件設(shè)備。對年久失修、落后淘汰的硬件如計算機、掃描儀、數(shù)碼拍攝儀等進行更換更新，配置全新的高性能硬件設(shè)備。按照資源建設(shè)要求，運用計算機技術(shù)，進行檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量；通過對庫存的離退休職工檔案數(shù)字化掃描和接收各單位移交上傳的離退休職工電子檔案等方法，建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)檔案全文信息查詢，提高服務(wù)效率。按照系統(tǒng)功能要求，離退休職工檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、檔案管理、檢索利用、借閱管理、統(tǒng)計報表、專題編研、安全防護、系統(tǒng)維護等基本功能。另外，還要對檔案管理人員進行現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的培訓(xùn)，如軟件操作和維護技能培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)知識、通訊技術(shù)、聲像技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，增強他們與時俱進的發(fā)展意識，培養(yǎng)自學(xué)能力，掌握新知識、新技能，提高工作質(zhì)量和辦公效率，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

推進離退休職工檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)對電子檔案信息和實體檔案信息雙軌管理，提高檔案管理的規(guī)范化、標準化水平，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和有效利用。

（二）建立健全管理規(guī)章制度，進一步規(guī)范離退休職工檔案管理工作

為規(guī)范離退休職工檔案管理，有效地保護和利用離退休職工檔案，更好地為個人、組織和社會服務(wù)，就要做到有章可循、有據(jù)可依。一是建立健全崗位責(zé)任制，根據(jù)工作崗位的性質(zhì)和業(yè)務(wù)特點，明確規(guī)定其職責(zé)，并按照規(guī)定的工作標準進行考核及獎懲。崗位責(zé)任制必須與工作責(zé)任制相結(jié)合，把崗位責(zé)任落實到具體的工作目標責(zé)任之中，保證崗位責(zé)任制的切實落實。崗位責(zé)任制履行情況要納入績效考核內(nèi)容，與工資收入掛鉤。二是從收集、鑒別、歸檔和整理、利用、保管、轉(zhuǎn)遞等方面制定管理標準和工作制度。如：明確離退休職工檔案材料分類標準與歸檔范圍、離退休職工檔案材料的鑒別標準、整理標準、轉(zhuǎn)遞標準，以及制定一系列制度，如：離退休職工檔案接收制度、添補制度、檢查制度、借閱制度、安保制度等。有了這些規(guī)范要求，檔案管理人員在工作中就可以按照規(guī)定要求進行規(guī)范管理。三是制定相關(guān)部門的管理職責(zé)，如：辦公室是員工檔案管理歸口部門，其職責(zé)主要是制訂（修訂）員工檔案管理制度；對員工檔案管理進行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查等。人力資源部（黨委組織部）是員工檔案管理的主管部門，其職責(zé)主要是對員工檔案完整、準確的鑒別、審核和歸檔。另外，還要明確離退休職工檔案材料歸檔責(zé)任部門，包括紀檢監(jiān)察、安全、審計、工會、團委、統(tǒng)戰(zhàn)、科技、保衛(wèi)、組織、人力資源等。

（三）增強服務(wù)意識，推動離退休職工檔案管理工作的發(fā)展

檔案管理人員要注重黨和國家的工作大局，善于從政治上認識判斷形勢，善于根據(jù)工作需要積極主動地開展檔案工作。在工作中要有高度責(zé)任心，不斷增強服務(wù)意識，既要堅持原則，照章辦事，又要有改革創(chuàng)新的精神。這樣才能在服務(wù)中提高工作效率，在服務(wù)中樹立良好形象，不斷推動離退休職工檔案管理工作邁上新的臺階。

企業(yè)離退休職工檔案管理是企業(yè)的一項重要基礎(chǔ)性工作，它與社會、企業(yè)和個人的利益息息相關(guān)，是離退休職工晚年幸福、家庭和睦以及社會穩(wěn)定的重要基石。因此，我們必須要以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導(dǎo)，全面貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀和習(xí)近平總書記重要講話精神，緊緊圍繞企業(yè)改革發(fā)展和穩(wěn)定的工作大局，進一步做好離退休職工檔案管理工作，為企業(yè)的發(fā)展和國家的繁榮昌盛貢獻自己的力量。

參考文獻

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