檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的分析

杜雅霞 劉璠

摘 要：隨著國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作受到廣泛重視，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化管理要求，因此，相關(guān)人員必須要科學(xué)分析檔案管理原理，并將其應(yīng)用在檔案管理現(xiàn)代化系統(tǒng)中，提升檔案管理工作質(zhì)量，為其發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理原理；檔案管理現(xiàn)代化；應(yīng)用措施

1 檔案管理原理分析

檔案管理工作是現(xiàn)代化社會發(fā)展中，進(jìn)步較為緩慢的管理體系，具有長期發(fā)展的特征，因此，管理人員必須要予以足夠重視，逐漸提升檔案管理工作質(zhì)量，優(yōu)化其發(fā)展體系。但是，在檔案管理工作長期發(fā)展與進(jìn)步中，工作階層與特征存在差異，在一定程度上，導(dǎo)致檔案管理工作通用性與流通性受到影響，難以增強(qiáng)檔案管理工作效果。這也表明檔案管理工作具備封閉性特征，導(dǎo)致檔案管理工作在實(shí)際開展中，出現(xiàn)一些矛盾性問題，難以優(yōu)化其發(fā)展體系。由此可見，在實(shí)際工作中，相關(guān)部門必須要科學(xué)應(yīng)用檔案管理先進(jìn)方式，促進(jìn)其向著更好的方向進(jìn)步。

2 檔案管理現(xiàn)代化分析

檔案管理現(xiàn)代化，就是管理工作人員利用現(xiàn)代化管理學(xué)科知識，采取先進(jìn)管理方式開展相關(guān)活動，例如：應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與先進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施等開展管理工作，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)步。管理工作人員必須要重視自身主動性與創(chuàng)造性，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理工作方式，對其進(jìn)行一定的改革，在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的情況下，發(fā)揮計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)施與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的作用。同時(shí)，檔案管理工作人員需要重視各個(gè)領(lǐng)域的現(xiàn)代化管理需求，利用不同的工作方式對其進(jìn)行處理。

3 檔案管理現(xiàn)代化改革必要性

隨著國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作受到廣泛重視。然而，目前部分企業(yè)在檔案管理工作中，還存在一些問題，無法提升現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用效率，難以保證數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，不能保證數(shù)據(jù)信息儲存的安全性與合理性。傳統(tǒng)的紙張檔案管理方式已經(jīng)不能滿足我國現(xiàn)代化發(fā)展需求，除了會導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息搜集與整理速度降低之外，還會引發(fā)一系列的管理問題。然而，在應(yīng)用現(xiàn)代化管理方式之后，工作人員可以利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集與整理，提升檔案信息數(shù)據(jù)查閱的便利性與安全性。在備份處理之后，可以做好應(yīng)急工作，規(guī)避信息數(shù)據(jù)丟失等問題。對于檔案自身管理環(huán)境而言，現(xiàn)代化管理方式可以拓寬其儲存空間，減少紙張的應(yīng)用，減少資源浪費(fèi)問題。在現(xiàn)代化管理工作條件下，檔案管理人員可以提升數(shù)據(jù)信息資源共享工作的可靠性，建設(shè)專門的管理系統(tǒng)，利用先進(jìn)的管理方式對其進(jìn)行處理，規(guī)避檔案管理中存在的各類問題。由此可見，在檔案管理工作中，對其進(jìn)行現(xiàn)代化改革較為必要，相關(guān)部門在實(shí)際工作中，必須要制定完善的管理方案，創(chuàng)新工作方式，發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用作用。

4 檔案管理原理在檔案現(xiàn)代化中的應(yīng)用

4.1 檔案系統(tǒng)管理措施

在對檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理的時(shí)候，相關(guān)工作人員需要制定完善的管理制度，創(chuàng)新工作方案，提升其工作質(zhì)量。要想促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，就要制定核心系統(tǒng)理論機(jī)制，明確工作目標(biāo)，摒棄傳統(tǒng)的管理模式，打破傳統(tǒng)管理方式的局限性，樹立正確的現(xiàn)代化發(fā)展觀念，創(chuàng)建全面的系統(tǒng)管理理論系統(tǒng)，對其進(jìn)行有效的管理。同時(shí)，還要樹立整體管理觀念，利用分層次管理的方式對其進(jìn)行處理，保證可以優(yōu)化檔案管理工作系統(tǒng)。檔案管理人員可以利用系統(tǒng)工程建設(shè)方式全面開展各類管理活動，發(fā)揮系統(tǒng)中各個(gè)管理分支的運(yùn)行價(jià)值，并對其進(jìn)行有效的融合，形成整體檔案管理結(jié)構(gòu)，以此提升其工作效率與工作質(zhì)量。對于檔案管理工作而言，工作原理的應(yīng)用較為重要，只有掌握工作原理，才能逐步創(chuàng)新工作方式，并對其進(jìn)行有效的歸納總結(jié)，利用先進(jìn)技術(shù)促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)步。

4.2 加強(qiáng)重視力度

檔案管理部門在實(shí)際發(fā)展中，必須要加強(qiáng)對于檔案管理工作的重視力度，樹立正確的工作觀念，并嚴(yán)格、謹(jǐn)慎的開展相關(guān)管理活動。首先，要正確應(yīng)用檔案材料，根據(jù)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況、文化發(fā)展情況與產(chǎn)業(yè)發(fā)展情況等，豐富檔案管理材料，為其后續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。其次，相關(guān)工作人員在實(shí)際管理中，必須要明確檔案管理對象，大力開發(fā)各類信息資源，在信息資源共享的情況下，節(jié)省人力與物力，降低其管理成本，以此提升檔案管理部門的經(jīng)濟(jì)效益，達(dá)到預(yù)期的管理目的。

4.3 發(fā)揮外向與內(nèi)向作用

在檔案管理期間，相關(guān)工作人員必須要重視工作原理的向外與向內(nèi)功能，遵循相關(guān)管理原則。對于向外功能而言，主要就是檔案管理人員為社會做出的各類共享，根據(jù)社會的實(shí)際發(fā)展需求，逐漸優(yōu)化自身工作形式，并創(chuàng)新工作方式，保證可以根據(jù)社會發(fā)展需求等為其做出較多的貢獻(xiàn)，以此提升檔案管理工作質(zhì)量與社會價(jià)值。對于向內(nèi)功能而言，主要就是促進(jìn)檔案管理部門的良好進(jìn)步，提升內(nèi)部部門的發(fā)展效率，根據(jù)自身工作要求與部門的發(fā)展需求，對各類工作進(jìn)行全面的處理。同時(shí)，檔案管理工作還具備一定的服務(wù)特征，工作人員需要樹立正確的服務(wù)觀念，發(fā)揮自身工作價(jià)值，靈活運(yùn)用向外與向內(nèi)功能，促進(jìn)社會的長遠(yuǎn)進(jìn)步。

4.4 科學(xué)應(yīng)用反饋原理

在檔案現(xiàn)代化發(fā)展中，相關(guān)人員需要科學(xué)應(yīng)用反饋原理，保證可以提升其工作質(zhì)量。首先，工作人員可以將自身工作分為幾個(gè)要素，通過良好的排列與組織，對各類要素進(jìn)行全面的規(guī)范、約束，在提升自身工作效率的情況下，發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理方式的應(yīng)用作用。其次，管理人員需要站在不同角度看待事物，對其進(jìn)行全面的分析與排列組合，在科學(xué)分工的形勢下，逐步優(yōu)化自身工作方式，提升自身工作質(zhì)量。同時(shí)，還要明確檔案管理職責(zé)，做好各類科研工作，提升其工作可靠性。最后，相關(guān)部門在開展檔案管理工作的時(shí)候，必須要制定完善的管理制度，創(chuàng)新工作方式，并對其社會效益等進(jìn)行處理，明確工作目標(biāo)，逐漸增強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)的工作效果，發(fā)揮其工作作用，達(dá)到預(yù)期的工作目的。

5 結(jié)束語

在檔案管理過程中，管理人員需要制定完善的管理方案，將工作原理應(yīng)用在檔案現(xiàn)代化中，提升其工作質(zhì)量與可靠性，發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用作用，滿足社會檔案管理發(fā)展需求。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

杜雅霞（1965-），女，中共黨員，承德市交通運(yùn)輸管理處，從事檔案管理工作。