醫(yī)院合同檔案管理工作的實(shí)踐研究與新思路

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)和人們生活對(duì)醫(yī)療需求的增加，醫(yī)院合同檔案管理工作內(nèi)容不斷增多，管理工作變得越來越復(fù)雜，大大提高了醫(yī)院合同檔案管理的難度。因此，醫(yī)院合同檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，才能更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，從而促進(jìn)我國(guó)醫(yī)行事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。本文就醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，提出醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新的策略，以此提高醫(yī)院合同檔案資料利用效率和管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；合同檔案；分類；利用

1 合同檔案的研究背景

《中華人民共和國(guó)合同法》于1999年10月1日開始實(shí)施，這部法律對(duì)合同做了明確的闡述：“合同，是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議?！彪S著社會(huì)發(fā)展，無論是我們的衣食住行，還是企事業(yè)單位的發(fā)展都離不開合同。本文以醫(yī)院為例，在醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展中，設(shè)備采購、辦公用品采購、醫(yī)療糾紛、基建等工作都會(huì)產(chǎn)生大量的合同檔案，可以說合同檔案與醫(yī)院發(fā)展是息息相關(guān)，不可分割的。

合同檔案，顧名思義就是指合同從簽訂到終止的整個(gè)過程中形成的體現(xiàn)簽訂各方意志的具有法律效力的文件及與之相關(guān)的具有保存價(jià)值的其他文件材料。近年來，為了改善醫(yī)療環(huán)境，提高醫(yī)院的服務(wù)水平，醫(yī)院不斷改擴(kuò)建臨床科室，建新院，引進(jìn)先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備，每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都產(chǎn)生了大量的合同檔案。這些檔案的形成清楚地反映出醫(yī)院完整的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，真實(shí)地記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史，在整個(gè)醫(yī)院的檔案管理中具有重要意義。

2 醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的問題

對(duì)合同檔案管理工作的重視不夠：目前很多醫(yī)院的高層領(lǐng)導(dǎo)不夠重視合同檔案管理工作，認(rèn)為合同檔案管理不會(huì)產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，故而忽視在其管理方面的投人，致使醫(yī)院合同檔案管理出現(xiàn)設(shè)備不齊全、管理機(jī)制不完善、管理技術(shù)落后等問題。在實(shí)際工作過程中，檔案資料不齊全、不準(zhǔn)確等會(huì)帶來嚴(yán)重后果，大大降低醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，從而影響醫(yī)院未來的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2.1 現(xiàn)代化的合同檔案管理制度不夠完善

由于與合同檔案管理相關(guān)的各種制度得不到完善，使得醫(yī)院合同檔案管理工作開展無法可依、無章可循，是當(dāng)前醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的最主要問題之一。以各部門的協(xié)調(diào)制度來說，合同檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較廣、要求較高，醫(yī)院各部門必須要積極配合合同檔案管理機(jī)構(gòu)的工作，相互協(xié)作，才能提高合同檔案管理工作的效率和質(zhì)量。但是，大部分醫(yī)院缺乏這方面的管理制度，致使各部門不能有效地配合工作，使醫(yī)院合同檔案管理的質(zhì)量和效率不斷下降。另外，部分醫(yī)院甚至未設(shè)立專門負(fù)責(zé)合同檔案管理工作的部門，一般都由其他相關(guān)部門代替，致使合同檔案管理工作比較滯后，很多檔案資料無法完整地保存，從而制約了醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。

2.2 合同檔案管理的信息化程度不夠高

隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，社會(huì)各行業(yè)都開始利用信息技術(shù)促進(jìn)自身的發(fā)展。對(duì)于醫(yī)院來說，必須要跟上時(shí)代步伐，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高自身服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)院的醫(yī)療水平，才能更好地迎接各種挑戰(zhàn)。在實(shí)踐過程中，醫(yī)院不僅要利用信息技術(shù)改進(jìn)自身的醫(yī)療服務(wù)方式，同時(shí)還要利用信息技術(shù)改進(jìn)合同檔案管理工作的方式，以真正提高合同檔案的管理水平。但是，大部分醫(yī)院只將信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院的服務(wù)方面，沒有在合同檔案管理工作上靈活運(yùn)用，使得合同檔案管理信息化建設(shè)滯后，信息化程度不夠高，無法有效地促進(jìn)醫(yī)院不斷發(fā)展。另外，部分醫(yī)院雖然重視將信息技術(shù)應(yīng)用于合同檔案管理工作中，但是因?yàn)槿狈染ê贤瑱n案管理工作，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，使得醫(yī)院合同檔案管理信息化發(fā)展非常緩慢。

2.3 合同檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)不高

目前，大多數(shù)醫(yī)院都存在合同檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)不高的問題，導(dǎo)致合同檔案管理工作的質(zhì)量和效率無法得到快速提升，給醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新造成極大阻礙。在安排人員時(shí)，醫(yī)院將一些工作能力不強(qiáng)或年老的員工放在檔案管理工作的崗位上，致使合同檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)不高。隨著醫(yī)院合同檔案管理信息化建設(shè)腳步的不斷加快，很多醫(yī)院都開始對(duì)合同檔案資料進(jìn)行信息化管理，但是原有的合同檔案管理工作人員因?yàn)槿狈π畔⒓夹g(shù)方面的能力，無法適應(yīng)新時(shí)代合同檔案管理工作的需求，造成醫(yī)院合同檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)水平無法快速提升。

3 解決方法

3.1 加強(qiáng)人才建設(shè)和作風(fēng)建設(shè)

醫(yī)院檔案管理工作所承擔(dān)的責(zé)任極為重大，其需要具備一定的社會(huì)責(zé)任感和奉獻(xiàn)精神?，F(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理工作需要管理人員首先具備專業(yè)的醫(yī)療基本知識(shí)，既要熟悉檔案專業(yè)知識(shí)又要掌握現(xiàn)代化管理理論，既要具備相關(guān)醫(yī)學(xué)知識(shí)又要具備優(yōu)秀的作風(fēng)。現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理工作需要的是一專多能的現(xiàn)代化復(fù)合型人才。醫(yī)院要制定相應(yīng)的人才管理策略，加強(qiáng)院風(fēng)建設(shè)，制定醫(yī)院的相關(guān)文化和思想理念的培訓(xùn)計(jì)劃，提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。在相關(guān)政策的指導(dǎo)和引領(lǐng)下，使檔案管理人員能夠保持淡泊名利，保有奉獻(xiàn)精神。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層要通過各種激勵(lì)制定的建立激發(fā)工作人員的潛能，使其在工作中勇于創(chuàng)新，奮發(fā)向上。通過對(duì)人員的培訓(xùn)和對(duì)外交流等工作使檔案管理人員不斷改善知識(shí)結(jié)構(gòu)、擴(kuò)大知識(shí)面、更新理念，為醫(yī)院檔案管理工作做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

3.2 以創(chuàng)新促進(jìn)檔案科學(xué)發(fā)展

創(chuàng)新永遠(yuǎn)是企業(yè)和單位發(fā)展的動(dòng)力源泉，只有創(chuàng)新才能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的發(fā)展和保持持久活力。醫(yī)院檔案管理人員固有的落后思想一定要革除，思維方式要改變，將以往檔案管理的邊緣化思路徹底理順，改變重管輕用的傳統(tǒng)現(xiàn)象。改革一定伴隨著劇痛，檔案管理工作亦是如此，在創(chuàng)新理念不斷日新月異的今天，如果還是一味地抱殘守缺就等于自絕后路，醫(yī)院的發(fā)展更加無從談起。因此，檔案管理工作今后的任務(wù)就是要開闊思路，擴(kuò)大視野，緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)與時(shí)代發(fā)展不相匹配的落后制定進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，使之更切合現(xiàn)代檔案的發(fā)展需求，經(jīng)過創(chuàng)新管理模式，合理運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化技術(shù)管理，使檔案管理始終處于良勝發(fā)展，事實(shí)證明，落后的管理方式已不能滿足現(xiàn)代工作的需要。

3.3 網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化理念

當(dāng)前，高科技手段被運(yùn)用于各個(gè)領(lǐng)域，給工作帶來很大的便利，管理方式也更加科學(xué)，大大提高了管理人員的工作效率。管理人員應(yīng)該盡快熟練對(duì)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用，使檔案管理工作趨于規(guī)范化。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化是大勢(shì)所趨，也可以為檔案管理提供強(qiáng)大助力，形成新的活力。醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速和便捷性的實(shí)現(xiàn)，從數(shù)據(jù)的入庫、鑒定、保存、利用、檢索、編研等各個(gè)環(huán)節(jié)予以體現(xiàn)。檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化對(duì)于檔案的開放、實(shí)現(xiàn)快速檢索、便于利用以及信息資源的整合共享等具有不可替代的作用，能夠極大滿足社會(huì)發(fā)展的需要。

3.4 合作共享發(fā)展理念

檔案管理工作不僅要實(shí)現(xiàn)與人之間的交流合作，而且也要提高與不同領(lǐng)域經(jīng)驗(yàn)的良好合作。檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)與其他管理部門，如科研部門、檔案學(xué)會(huì)、檔案局以及檔案網(wǎng)站等進(jìn)行交流與合作，以開放的姿態(tài)學(xué)習(xí)和借鑒他人的管理經(jīng)驗(yàn)和模式。與這些單位合作舉辦各種活動(dòng)，共同開發(fā)各種項(xiàng)目，開拓視野，拓寬思路，整合資源。與不同領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)檔案管理的數(shù)字化收集，異地備份等戰(zhàn)略合作，更好地為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。

機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，基層的檔案事業(yè)發(fā)展還有很大的進(jìn)步空間，我們?cè)谧龊萌粘w檔工作的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)積極思考，從提升檔案服務(wù)效率的角度出發(fā)，不斷地用實(shí)際行動(dòng)去檢驗(yàn)，去反思，尋找檔案最佳的管理、利用方案。

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作者簡(jiǎn)介

郭維婭（1984-），女，漢族，山東省青島市，合同檔案管理員，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。