關(guān)于石油企業(yè)檔案管理工作的措施分析

鄭福利

摘 要：隨著現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，當(dāng)前已經(jīng)緊隨時(shí)代發(fā)展的需要逐步建立起統(tǒng)一的檔案目錄中心，這樣一來(lái)就十分方便進(jìn)行查詢和搜索客戶資料，人們以后只需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就能夠找到自己所需要的各種檔案資料，從而利用檔案信息就不會(huì)再受時(shí)間和空間的限制。本文首先分析了石油企業(yè)檔案管理的重要作用，然后分析了石油企業(yè)現(xiàn)階段檔案管理中存在的問(wèn)題：重視程度不夠；人員素質(zhì)不高；檔案管理不夠標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，最后分析了石油企業(yè)檔案管理的具體措施：從內(nèi)心重視加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理工作；進(jìn)一步完善石油企業(yè)檔案管理制度；積極引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才；進(jìn)一步完善石油企業(yè)檔案管理制度。

關(guān)鍵字：石油企業(yè)；檔案管理；措施；

1 石油企業(yè)檔案管理的重要作用

眾所周知，所謂的檔案數(shù)字化指的是利用相關(guān)的智能信息處理技術(shù)將過(guò)去那種傳統(tǒng)的以錄音帶、紙張為存貯介質(zhì)的各種檔案資料（原始），通過(guò)壓縮、掃描、轉(zhuǎn)化等各種手段將其轉(zhuǎn)換成圖片文件、錄像文件以及聲音文件等形式，然后再運(yùn)用各種存儲(chǔ)管理技術(shù)將他們有效保存各種介質(zhì)上來(lái)保證數(shù)據(jù)不會(huì)丟失，與此同時(shí)還可通過(guò)各種便捷的查詢手段快速而且準(zhǔn)確的檢索出所需要的檔案資料。

通過(guò)上面的描述應(yīng)該可以感覺(jué)得到，檔案數(shù)字化必將是未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)，因?yàn)檫@樣檔案從起草到修改再到后來(lái)的印發(fā)都可以直接在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行操作，同時(shí)數(shù)字檔案還具有開(kāi)放、方便檢索和方便利用等特性這可以帶來(lái)多方面的好處。首先，檔案信息數(shù)字化的形成可以使眾所的利用者不需要像以前那樣到檔案館去進(jìn)行翻閱，而是隨時(shí)隨地（只需要有網(wǎng)絡(luò)的地方）都能夠進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)來(lái)查閱自己需要的檔案信息；然后，通過(guò)這種方式會(huì)使檔案工作進(jìn)入一個(gè)良性循環(huán)之中。雖然如此，但是就目前而言依然存在著這樣或者那樣的諸多原因造成計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中無(wú)法充分體現(xiàn)出應(yīng)當(dāng)有的價(jià)值，檔案的保密性同樣受到了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。鑒于此，要實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)檔案信息的共享，就必須想方設(shè)法進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)。這樣做的目的在于可以突破時(shí)間以及空間的限制，不管是何時(shí)何地通過(guò)各種方式查找并且利用所需的信息。

2 石油企業(yè)現(xiàn)階段檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 重視程度不夠

首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)與重視，甚至有一些領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案在信息化時(shí)代背景下的重要地位。有的單純地認(rèn)為收集企業(yè)往年的歷史資料，便是完成了檔案管理；有的認(rèn)為檔案管理無(wú)法直接給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)收益，從而錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)需要投入大量人才物力的不必要的工作。其次，缺乏對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到檔案、業(yè)務(wù)之間的關(guān)系，導(dǎo)致檔案與業(yè)務(wù)出現(xiàn)了分離，也沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性與必要性。再次，缺乏對(duì)檔案信息安全的正確認(rèn)識(shí)與重視，沒(méi)有意識(shí)到檔案信息安全對(duì)企業(yè)的重要意義，因?yàn)槭推髽I(yè)缺乏對(duì)檔案的保密意識(shí)，沒(méi)有建立科學(xué)、完善的安全管理機(jī)制，忽視檔案審查與檔案管理，沒(méi)有安全保管檔案，借閱歸還手續(xù)不嚴(yán)格，從而嚴(yán)重威脅著檔案的保密性與安全性。最后，石油企業(yè)檔案管理現(xiàn)階段處于被動(dòng)狀態(tài)，在實(shí)際開(kāi)展企業(yè)各項(xiàng)管理工作的過(guò)程中，缺乏開(kāi)展檔案管理的主動(dòng)性、積極性，甚至開(kāi)展檔案管理只是為應(yīng)付上級(jí)考察。

2.2 人員素質(zhì)不高

就現(xiàn)階段的情況來(lái)看，我國(guó)石油企業(yè)的人才隊(duì)伍建設(shè)正在逐步穩(wěn)定向前發(fā)展，但信息化時(shí)代下，面對(duì)呈爆炸式增多的信息，目前的石油企業(yè)檔案管理人員尚無(wú)法在繁雜的檔案管理工作中做到游刃有余。檔案管理部門(mén)的人員素質(zhì)水平整體不高，缺乏既熟悉檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、又熟練新興科技與管理方法的高技術(shù)、高素質(zhì)人才，也缺乏能夠深入研究檔案信息、科學(xué)管理檔案資料的專業(yè)性人才。除此之外，檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，所采取的管理方法也存在一定的滯后性，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，石油企業(yè)也應(yīng)用了一些數(shù)字化、智能化技術(shù)，但現(xiàn)階段仍無(wú)法完全取代手工管理方式，也沒(méi)有可以熟練掌握現(xiàn)代化技術(shù)的高技術(shù)人才，導(dǎo)致檔案管理的信息化發(fā)展緩慢。

2.3 檔案管理不夠標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

石油企業(yè)中，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理是實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理的前提與基礎(chǔ)。但由于受到歷史原因的影響，導(dǎo)致石油企業(yè)在檔案管理方面的基礎(chǔ)相對(duì)較差，案卷標(biāo)題、檔號(hào)等方面，尚未明確一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)的混亂局面，嚴(yán)重阻礙著檔案管理工作的順利開(kāi)展。

3 石油企業(yè)檔案管理的具體措施

3.1 從內(nèi)心重視加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理工作

總的來(lái)說(shuō)，就是需要石油企業(yè)管理人員真正的重視企業(yè)檔案管理工作，與此同時(shí)要在企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中最大限度的發(fā)揮檔案管理的真正價(jià)值。要做到這一點(diǎn)，就需要檔案管理人員清楚地認(rèn)識(shí)到自身的責(zé)任所在，建立一套檔案管理工作考核與激勵(lì)制度，做得好的有獎(jiǎng)，做得不好的有罰，通過(guò)這種方式來(lái)提高員工對(duì)檔案管理工作的積極性。另外，要根據(jù)實(shí)際需要加大在對(duì)檔案管理人力物力財(cái)力的投入，將檔案管理工作與國(guó)際一流企業(yè)的檔案管理保持同步，從而建立具有現(xiàn)代化意義的檔案管理體系。

3.2 進(jìn)一步完善石油企業(yè)檔案管理制度

歸納的說(shuō)，就是石油企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r在遵守相關(guān)部門(mén)制定的法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，在檔案管理過(guò)程對(duì)的檔案進(jìn)行有效的收集整理、分類(lèi)保管、鑒定編寫(xiě)等相關(guān)工作，從而建立現(xiàn)代化的企業(yè)管理制度，并在實(shí)踐的基礎(chǔ)上不斷的摸索經(jīng)驗(yàn)來(lái)完善管理辦法與細(xì)則。

3.3 積極引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才

眾所周知，檔案管理具有很大的工作量而且流程比較復(fù)雜，屬于一種專業(yè)性較強(qiáng)的工作，這就需要檔案管理人員認(rèn)真細(xì)致的加以對(duì)待方可取得最佳效果。除此之外，由于檔案管理工作本身往往是會(huì)讓人感覺(jué)到比較枯燥無(wú)味的，每天所做的事情都是大同小異，，所以需要檔案管理人員自身具備較強(qiáng)的工作責(zé)任感，與此同時(shí)還可以將專業(yè)檔案管理知識(shí)與實(shí)踐活動(dòng)有機(jī)結(jié)合起來(lái)。

3.4 進(jìn)一步完善石油企業(yè)檔案管理制度

歸納的說(shuō)，就是石 油企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r在遵守相關(guān)部門(mén)制定的法律法 規(guī)的基礎(chǔ)上，在檔案管理過(guò)程對(duì)的檔案進(jìn)行有效的收集整理、分類(lèi) 保管、鑒定編寫(xiě)等相關(guān)工作，從而建立現(xiàn)代化的企業(yè)管理制度，并 在實(shí)踐的基礎(chǔ)上不斷的摸索經(jīng)驗(yàn)來(lái)完善管理辦法與細(xì)則。眾所周知，檔案管理具 有很大的工作量而且流程比較復(fù)雜，屬于一種專業(yè)性較強(qiáng)的工作， 這就需要檔案管理人員認(rèn)真細(xì)致的加以對(duì)待方可取得最佳效果。 除此之外，由于檔案管理工作本身往往是會(huì)讓人感覺(jué)到比較枯燥 無(wú)味的，每天所做的事情都是大同小異，，所以需要檔案管理人員 自身具備較強(qiáng)的工作責(zé)任感，與此同時(shí)還可以將專業(yè)檔案管理知 識(shí)與實(shí)踐活動(dòng)有機(jī)結(jié)合起來(lái)。

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