新時(shí)期旅游管理部門(mén)檔案管理芻議

高雅

摘 要：近年來(lái)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的背景下，人們的生活水平得到了很大的提高，在提高了對(duì)物質(zhì)生活的要求的同時(shí)，也越來(lái)越注重精神生活，這就大大推動(dòng)了旅游行業(yè)的發(fā)展。旅游行業(yè)是一個(gè)新興的服務(wù)行業(yè)，基于旅游行業(yè)的加速發(fā)展趨勢(shì)，我國(guó)已經(jīng)成立了旅游部門(mén)。但就現(xiàn)階段來(lái)說(shuō)，旅游部門(mén)在旅游檔案管理方面正處于摸索階段，必須進(jìn)一步加強(qiáng)、規(guī)范旅游管理部門(mén)的檔案管理工作，才能促進(jìn)旅游行業(yè)的持續(xù)發(fā)展。本文主要對(duì)新時(shí)期旅游管理部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：旅游管理部門(mén)；檔案管理；旅游檔案

為實(shí)現(xiàn)旅游行業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展，應(yīng)規(guī)范化地開(kāi)展旅游檔案管理。但就現(xiàn)階段來(lái)說(shuō)，旅游檔案管理依然存在著諸多問(wèn)題，究其原因在于，我國(guó)旅游行業(yè)的起步較晚。新時(shí)期，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)、深化旅游管理部門(mén)的檔案管理，提高旅游檔案管理水平，以更好地促進(jìn)旅游行業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。

1 新時(shí)期旅游管理部門(mén)檔案收集途徑的優(yōu)化

為確保旅游管理部門(mén)檔案管理工作的順利開(kāi)展，應(yīng)對(duì)檔案收集途徑進(jìn)行優(yōu)化，采取多種途徑與渠道，全面收集旅游檔案資料，這也是檔案管理的前提與基礎(chǔ)。檔案收集途徑主要包括：第一，主動(dòng)收集。旅游管理部門(mén)在收集檔案資料之前，應(yīng)深入了解所管轄區(qū)域內(nèi)的旅游業(yè)務(wù)，主動(dòng)對(duì)涉旅相關(guān)材料進(jìn)行收集，并完整歸檔，確保歸檔文件齊全[1]；第二，建立超前意識(shí)，提前收集檔案資料。旅游管理部門(mén)主管檔案收集工作的各個(gè)科室，應(yīng)積極與人事組織部門(mén)進(jìn)行交流，根據(jù)科室業(yè)務(wù)特點(diǎn)，明確檔案收集范圍、制定合理的歸檔制度，落實(shí)工作責(zé)任，盡量在歸檔前解決所有問(wèn)題；第三，全過(guò)程跟蹤。安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集相關(guān)旅游業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的文件，旅游業(yè)務(wù)一開(kāi)始，便安排專(zhuān)門(mén)檔案管理人員進(jìn)行跟蹤服務(wù)，并收集整理旅游檔案資料；第四，檢查驗(yàn)收。根據(jù)歸檔制度以及旅游檔案的收集范圍，對(duì)收集的旅游檔案資料進(jìn)行逐項(xiàng)檢查，確保其完整齊全之后方可整理歸檔，然后與人事組織部門(mén)辦理移交手續(xù)。

2 新時(shí)期旅游管理部門(mén)檔案管理的內(nèi)容

2.1 旅游檔案的分類(lèi)

旅游管理部門(mén)檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，必須加強(qiáng)對(duì)旅游檔案的分析，明確旅游檔案的種類(lèi)，以為實(shí)現(xiàn)精細(xì)化、規(guī)范化旅游檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。根據(jù)不同分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，可以將旅游檔案分為不同的類(lèi)型。以載體的不同為分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，可以將旅游檔案分為紙質(zhì)檔案、聲像檔案以及實(shí)物檔案；以旅游管理部門(mén)職能的不同，可以將旅游檔案分為旅行社類(lèi)檔案、政務(wù)人事類(lèi)檔案、旅游景區(qū)類(lèi)檔案、大型活動(dòng)類(lèi)檔案、宣傳類(lèi)檔案、旅游統(tǒng)計(jì)類(lèi)檔案、旅游商品類(lèi)檔案以及鄉(xiāng)村旅游類(lèi)檔案等[2]。

2.2 旅游管理部門(mén)檔案管理的類(lèi)別及其內(nèi)容

旅游管理部門(mén)的各項(xiàng)旅游業(yè)務(wù)，其地點(diǎn)、時(shí)間、內(nèi)容、載體以及形式等得有不同，但也有一定的普遍性，也就是檔案均有階段性特征。不同階段中，各個(gè)類(lèi)別形成的檔案，構(gòu)成旅游管理部門(mén)檔案管理的全部檔案。具體如下：第一，旅行社類(lèi)檔案，該類(lèi)檔案的主要內(nèi)容是各旅行社主要業(yè)績(jī)、申報(bào)、審批、年檢、驗(yàn)收、投訴處理情況以及質(zhì)量保證金使用情況等；第二，政務(wù)人事類(lèi)檔案，該類(lèi)檔案的主要內(nèi)容是上級(jí)主管部門(mén)、當(dāng)?shù)攸h委政府的黨務(wù)政務(wù)信息、財(cái)務(wù)財(cái)產(chǎn)管理情況、各規(guī)章制度、人事任免、重要通知以及重要會(huì)議紀(jì)要等；第三，旅游景區(qū)類(lèi)檔案，該類(lèi)檔案的主要內(nèi)容是旅游景區(qū)規(guī)劃以及實(shí)際實(shí)施情況，各A級(jí)旅游景區(qū)的申報(bào)、審批、復(fù)核、驗(yàn)收、人才培訓(xùn)、主要業(yè)績(jī)以及項(xiàng)目建設(shè)情況，旅游景區(qū)的宣傳計(jì)劃與實(shí)施情況、旅游景區(qū)投訴處理情況以及旅游團(tuán)隊(duì)接待情況等；第四，大型活動(dòng)類(lèi)檔案，該類(lèi)檔案的主要內(nèi)容是大型文旅活動(dòng)的舉辦情況以及國(guó)家旅游局、省旅游局、其他省市組織的大型旅游會(huì)展活動(dòng)情況等；第五，宣傳促銷(xiāo)檔案，該類(lèi)檔案的主要內(nèi)容是年度旅游宣傳促銷(xiāo)規(guī)劃、各類(lèi)媒體宣傳活動(dòng)的開(kāi)展情況以及專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的落實(shí)情況等；第六，旅游統(tǒng)計(jì)類(lèi)檔案，該類(lèi)檔案的主要內(nèi)容是所有涉旅單位的項(xiàng)目建設(shè)投資、接待人數(shù)、綜合收入、旅游收入的月報(bào)、季報(bào)與年報(bào)檔案，包括旅游景區(qū)、旅游飯店、旅游強(qiáng)縣、旅游特色村、旅行社、農(nóng)家樂(lè)、休閑漁業(yè)旅游點(diǎn)或者是工農(nóng)業(yè)旅游點(diǎn)等；第七，旅游商品類(lèi)檔案，該類(lèi)檔案的主要內(nèi)容是各旅游紀(jì)念品、旅游商品的生產(chǎn)、銷(xiāo)售情況，各類(lèi)旅游商品創(chuàng)新大賽的獲獎(jiǎng)情況等。針對(duì)不同類(lèi)型的旅游檔案，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行管理，有利于提高旅游檔案管理的效率，也促進(jìn)了旅游檔案管理的精細(xì)化發(fā)展。

3 新時(shí)期旅游管理部門(mén)檔案管理的發(fā)展

3.1 制度化發(fā)展

新時(shí)期，為了確保旅游管理部門(mén)檔案管理水平的持續(xù)提高，應(yīng)推動(dòng)旅游檔案管理的制度化發(fā)展。在發(fā)生重大旅游活動(dòng)的時(shí)候，旅游業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)向檔案管理部門(mén)備案，從而能夠使檔案管理部門(mén)及時(shí)指導(dǎo)、監(jiān)督、管理其所產(chǎn)生的檔案資料。

3.2 責(zé)任化發(fā)展

各級(jí)旅游部門(mén)，針對(duì)旅游檔案管理工作，應(yīng)明確一名領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，在此基礎(chǔ)上，各級(jí)旅游業(yè)務(wù)部門(mén)，也要安排專(zhuān)職、兼職人員，負(fù)責(zé)檔案收集工作、檔案整理工作，這些人員為直接負(fù)責(zé)人，對(duì)檔案收集、檔案整理質(zhì)量負(fù)責(zé)，實(shí)現(xiàn)了將責(zé)任落實(shí)到人。對(duì)負(fù)責(zé)人進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理能力，從而進(jìn)一步提升旅游管理部門(mén)檔案管理質(zhì)量與水平。

3.3 信息化發(fā)展

信息社會(huì)化、社會(huì)信息化時(shí)代背景下，信息技術(shù)不斷完善，并在各行各業(yè)中得到了廣泛應(yīng)用，為推動(dòng)行業(yè)轉(zhuǎn)型與現(xiàn)代化發(fā)展做出了良好的貢獻(xiàn)[3]。因此，新時(shí)期，旅游管理部門(mén)也要積極引進(jìn)信息技術(shù)，創(chuàng)建電子檔案。但這并不代表要完全摒棄傳統(tǒng)載體，而是應(yīng)該在相關(guān)部門(mén)的指導(dǎo)下，根據(jù)電子檔案特點(diǎn)及不同載體特點(diǎn)，制定科學(xué)的檔案收集、歸檔方法，形成多種載體并存的局面。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期，旅游管理部門(mén)檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)與新的機(jī)遇，旅游管理部門(mén)為進(jìn)一步提高檔案管理水平，應(yīng)積極加強(qiáng)對(duì)檔案收集途徑的優(yōu)化，深入研究檔案管理內(nèi)容，確保旅游檔案管理的順利開(kāi)展，為推動(dòng)旅游行業(yè)的持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]程潔.高點(diǎn)定位 整體推進(jìn) 不斷提升旅游檔案管理水平[J].山東檔案，2017（03）：68-69.

[2]劉化雨.旅游系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)的探究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2016（14）：22-23.

[3]冀波.旅游檔案的特點(diǎn)及開(kāi)發(fā)利用措施探討[J].旅游縱覽（下半月），2015（08）：49.