淺析檔案管理信息數(shù)據(jù)庫建設工作

高玲

摘 要：隨著信息化時代的發(fā)展，檔案管理信息數(shù)據(jù)化是檔案管理的未來發(fā)展趨勢。雖然這種管理方式已經(jīng)成為了一個發(fā)展方向，但是不少國內(nèi)外專家在研究電子檔案管理信息數(shù)據(jù)化時遇到了很多問題。我國的電子檔案管理也存在著這樣的問題，而且大部分的電子檔案對于紙質檔案來說，只是輔助性的工具，并沒能充分發(fā)揮電子檔案的功能。檔案數(shù)據(jù)庫可以看作是一些檔案數(shù)據(jù)的集合，將檔案管理與現(xiàn)代化科技結合起來，從而實現(xiàn)對檔案有效地管理。這在檔案信息化的建設過程之中起著至關重要的作用。因此本文將對這些問題進行簡單的探討，并給出個人對于改善這些問題的觀點。

關鍵詞：檔案管理；信息；數(shù)據(jù)庫建設

檔案數(shù)據(jù)庫技術是伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術發(fā)展起來的檔案數(shù)據(jù)處理方式，通過利用互聯(lián)網(wǎng)技術對檔案數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)化管理模式。由于它是利用一定的數(shù)據(jù)模型且主要面對著企業(yè)部門的數(shù)據(jù)，因此它具有獨立性強、數(shù)據(jù)安全性高、信息完整等優(yōu)點。檔案數(shù)據(jù)庫的建設可以節(jié)省紙質檔案，還可以提升檔案管理的效率，并且檔案數(shù)據(jù)庫可以進行長時間的保存。

1.檔案管理信息數(shù)據(jù)庫建設的問題

1.1缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃

雖然檔案信息庫的建設有著許多的優(yōu)點，但是這個過程中也出現(xiàn)了很多的問題。缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃就是檔案信息庫建設過程中不能被忽視的一個問題。因為我國的答案信息庫建立比較晚，因此檔案信息數(shù)據(jù)庫的各種標準不夠完善，多年以來，我國的信息數(shù)據(jù)庫的建設過程都與世界其他國家有較大的區(qū)別，而且建設的質量又參差不齊。因為沒有具體的標準體系可以供大家學習，所以我國各地的信息檔案數(shù)據(jù)庫的建設都各有其優(yōu)缺點，結構更是五花八門。尤其是在選取網(wǎng)絡系統(tǒng)和數(shù)據(jù)描述等方面嚴重缺乏標準化管理方式。由于我國檔案數(shù)據(jù)庫的建立在統(tǒng)籌規(guī)劃方面有所欠缺，因此它的安全可靠性就被大家質疑，更大的缺點就是由于各地采用的標準不相同，因此造成了在使用電子檔案管理時極大的不便。

1.2數(shù)據(jù)庫建設的定位不準確

檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立應該包括兩個方面：實體檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡信息數(shù)據(jù)化地建設。而我國的檔案數(shù)據(jù)庫的建設還處于比較低級的狀態(tài)，只停留在把紙質檔案轉化成數(shù)據(jù)庫信息的階段，這樣對實質工作并沒有什么太大的意義，也無法解決紙質檔案信息冗雜查找速度較慢的問題。我們國家對于數(shù)字庫建設的定位是存在一定誤區(qū)的，只是把紙質檔案數(shù)據(jù)轉移至網(wǎng)絡中無法真正做到利用網(wǎng)絡來實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的信息化管理，不能夠通過互聯(lián)網(wǎng)形成一個信息源，所建成的數(shù)據(jù)庫中的信息并不能做到共享。要想實現(xiàn)檔案信息之間的真實共享，必須要加強對檔案信息數(shù)據(jù)庫建設工作的完善更好的促進數(shù)據(jù)檔案信息化的管理水平以及服務質量。為了更好的提高檔案信息服務的質量，需要不斷地建立數(shù)據(jù)庫管理標準。在制定具體的標準時，要充分的借鑒國內(nèi)外的先進水準但還要結合我國的具體情況，將國外的先進水平，融入到我國的具體國情之中，這樣才能從根本上加快建立數(shù)據(jù)庫管理的標準規(guī)范流程。

1.3缺少專業(yè)人才和發(fā)展資金

要想發(fā)展一個事物，必須要有人才支持和資金支持，發(fā)展檔案信息數(shù)據(jù)庫建立和完善，更是需要專業(yè)人才和大量資金儲備。而在目前的檔案庫信息建立過程中，專業(yè)的信息管理人才是很缺乏的。因為數(shù)據(jù)檔案庫信息化管理需要有專門的互聯(lián)網(wǎng)方面的人才來對所建成的軟件進行維護管理，當前這種人才缺失的狀況，造成了數(shù)據(jù)檔案庫信息化進程緩慢。另一個致命的限制條件就是資金缺失，沒有資金儲備的支撐就沒有辦法，快速的發(fā)展數(shù)據(jù)檔案庫信息化地建設。因為數(shù)據(jù)化建設一般需要軟硬件的開發(fā)以及互聯(lián)網(wǎng)的應用，這些東西都是需要巨大的資金投入的，經(jīng)費不足嚴重影響了檔案數(shù)據(jù)庫的建設與開發(fā)。

2檔案管理信息數(shù)據(jù)庫建設的發(fā)展方向

2.1加強統(tǒng)籌規(guī)劃

要想建立和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫，必須要加強對這項工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，為其樹立一個行業(yè)標準，因此這需要檔案事業(yè)管理部門的積極配合。檔案事業(yè)管理部門應該制定相應的宏觀政策來調(diào)控當前狀況下各地數(shù)據(jù)庫建設各有標準的窘狀，我們應該適當?shù)膶W習國外的先進理論，合理安排地區(qū)與行業(yè)之間的層級規(guī)劃標準。詳細的規(guī)劃建設好數(shù)據(jù)庫的總體思路和目標，一定要以數(shù)據(jù)庫的共享為基礎來發(fā)展，要協(xié)調(diào)好各地的數(shù)據(jù)信息，在數(shù)據(jù)的框架結構以及內(nèi)容方面有嚴格的標準，這樣就能有效的避免不同地區(qū)之間由于標準不同而出現(xiàn)的信息不能夠共享的狀況。政府部門一定要做好引導的職能，來協(xié)調(diào)各個地區(qū)之間由于標準不統(tǒng)一，質量層次分級的局面；各地區(qū)部門只要根據(jù)上級指導，嚴格的按照標準來執(zhí)行計劃，以實現(xiàn)全局數(shù)據(jù)庫共享的遠大目標。

2.2完善信息數(shù)據(jù)庫的建設技術

數(shù)據(jù)庫的建立是需要有技術的支撐的，因為檔案數(shù)據(jù)庫的信息化建立需要有計算機知識的支持，因此，這個工作比較繁雜和困難。因為它涉及的技術層面比較廣，所以當管理部門在進行工作之前一定要進行充分的論證，以保證數(shù)據(jù)的可靠和正確。不僅要考慮到當前狀況下人們對其需求，更要將目光放遠高瞻遠矚考慮其未來發(fā)展方向，盡可能的完善信息數(shù)據(jù)庫檔案的內(nèi)容。還應該培養(yǎng)一批懂得計算機網(wǎng)絡以及數(shù)據(jù)庫建設的人才，因為這個工作需要的專業(yè)化知識較高，因此專業(yè)化的人才對于數(shù)據(jù)庫的開發(fā)和建立有著至關重要的作用。

2.3培養(yǎng)人才并給與資金支持

因為檔案庫數(shù)據(jù)化建設工作在我國，還仍然處于一種比較小眾的狀態(tài)，真正有專業(yè)技能知識的人才對這個工作沒有太大的好感，因此真正投入這個工作的人其實他們的專業(yè)技能并不足以匹配這個工作。所以國家一定要從觀念上向廣大有計算機知識的青年樹立這個工作的意義，并且培養(yǎng)一批既懂的計算機網(wǎng)絡知識，又能熟練管理檔案數(shù)據(jù)的專業(yè)化人才。舉個并不恰如其當?shù)睦觼碚f，古人言重賞之下必有勇夫，這句話在當代依然適用。如果進行這項工作可以獲得高工資回報，那么我相信專業(yè)化人才也會更多的涌向這個領域中來。由于數(shù)據(jù)庫檔案的建設需要大批的資金投入，政府一定要做到在資金方面的支持，每年撥出的專項經(jīng)費應該更可能的多一些，只有這種做法才能推動我國數(shù)據(jù)庫檔案信息化管理的進程。

3 結語

我國的信息化檔案數(shù)據(jù)庫建設起步較世界許多國家都晚，因此我國的檔案數(shù)據(jù)庫建設還仍處于比較落后的狀態(tài)。對檔案進行數(shù)據(jù)庫信息化管理，可以滿足不同用戶對于不同信息資源的需求，在對于建立數(shù)據(jù)庫檔案的過程中出現(xiàn)的各種問題，要及時地進行完善。只有不斷的完善數(shù)據(jù)庫檔案的信息化過程，才能保證它的安全性以及信息完整性，對其未來發(fā)展也有著重大的意義。

參考文獻

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