檔案管理過程中的主要問題及對(duì)策措施

張育文

摘 要：二十一世紀(jì)以來，隨著計(jì)算機(jī)的普及和通信技術(shù)的使用，許多行業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但是檔案管理工作現(xiàn)在還處在一個(gè)停滯不前的階段，信息化程度相對(duì)較低，更別說經(jīng)濟(jì)發(fā)展落后的地區(qū)。這就給當(dāng)?shù)貦n案部門的工作帶來了一些意想不到的問題，同時(shí)也不利于信息的整合利用，檔案管理工作也就處于停滯狀態(tài)。所以現(xiàn)在相關(guān)部門的當(dāng)務(wù)之急就是提高檔案管理水平。為了提高其管理水平，應(yīng)積極采取先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，整合檔案信息資源，使之與其他行業(yè)和領(lǐng)域的發(fā)展同步，促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對(duì)策

1事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

單位人力資源管理工作的好壞將會(huì)直接決定事業(yè)單位辦事效率的高低，科學(xué)、合理的事業(yè)單位人事檔案管理不僅可以對(duì)單位人員的流動(dòng)情況有個(gè)全面的了解和掌握，而且還可以通過人事檔案的統(tǒng)計(jì)來更好的掌握單位員工的年齡層次、性別比例、婚姻狀況等基本情況。人事檔案管理工作可以為單位的信息調(diào)控和人事補(bǔ)給提供參考標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，事業(yè)單位管理者也可以根據(jù)單位的實(shí)際運(yùn)作狀況來做好人員的調(diào)整工作。此外，人事檔案管理也可以更好的反映事業(yè)單位人力資源的空缺情況，以更好的滿足事業(yè)單位對(duì)人才的需求。

2檔案管理過程中存在的主要問題

2.1重視程度不夠

管理檔案是一項(xiàng)枯燥而單調(diào)的工作，其成果并非立竿見影，往往在日后的工作中才能發(fā)現(xiàn)檔案管理的深遠(yuǎn)意義。而部分機(jī)關(guān)和事業(yè)單位目光不夠長(zhǎng)遠(yuǎn)，只追求眼前利益，從而對(duì)于檔案管理的重要意義沒有引起足夠的重視。從監(jiān)管措施來看，不少單位都存在著一定的問題，在人力、物力、財(cái)力方面的投入都很不到位，使得檔案管理工作的開展舉步維艱。從考評(píng)的情況來看，有些單位的檔案工作根本不在考評(píng)之列，或者考評(píng)存在走形式的弊端，從而使得相關(guān)人員對(duì)于檔案管理缺乏積極性，甚至把精力轉(zhuǎn)移到其他工作，將檔案管理扔在一邊。此外，個(gè)別單位的檔案沒有做到妥善保管，各個(gè)科室為了節(jié)省時(shí)間，免去借閱流程，在調(diào)用檔案之后往往不歸檔，這種做法不僅加大了檔案管理工作的難度，而且也不符合相關(guān)法律法規(guī)的要求。

2.2保管條件落后

我國(guó)有不少機(jī)關(guān)以及事業(yè)單位的辦公樓在建國(guó)初期就已存在，建筑條件較為落后，達(dá)不到“十防”標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)于檔案的管理來說是十分不利的。隨著時(shí)間的推移，檔案的數(shù)量是有增無減的，而有的檔案室地方有限，難以容納越來越多的檔案，新增檔案只能堆放在地上，從而導(dǎo)致檔案擺放混亂，出現(xiàn)落灰、破損等情況。還有的機(jī)關(guān)和事業(yè)單位公然將檔案室作為他用，將與檔案管理無關(guān)的物品放在檔案室中，大大增加了檔案存放的安全隱患。這些問題都對(duì)檔案管理的質(zhì)量造成了不良的影響。

2.3分類不明確導(dǎo)致效率低下

在科學(xué)技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為了機(jī)關(guān)和事業(yè)單位主要的辦公手段。而從檔案管理的情況來看，檔案信息量也在不斷增加，管理難度越來越大，因此，只有借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，走管理信息化之路，才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，保證檔案管理工作的準(zhǔn)確性和高效性。然而從目前的情況來看，不少單位的檔案管理還是依靠人工操作，從而使得檔案管理效率低下，每次查閱都要耗費(fèi)大量時(shí)間。還有的單位檔案存放缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)檔案員的存放順序都不一樣，加上歸檔不及時(shí)，使得管理效果很不理想。

2.4管理人員業(yè)務(wù)水平不高

檔案管理工作內(nèi)容繁瑣，對(duì)于管理人員知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的要求都比較高?？墒菑哪壳暗那闆r來看，不少機(jī)關(guān)和事業(yè)單位在檔案管理人員的選派上帶有很大的隨意性，部分單位甚至根本沒有專管部門和專人負(fù)責(zé)，而是交由其他部門代為管理，而這些代管部門都有各自的職責(zé)，很難保質(zhì)保量地完成檔案管理工作，使得檔案管理工作陷入僵局。有的單位檔案管理人員并非專門負(fù)責(zé)檔案管理，而是身兼數(shù)職，從而難以專心本職工作。部分單位的檔案管理崗位完全就是臨時(shí)人員中轉(zhuǎn)站，管理人員常常更換，這使得管理人員很容易將檔案管理當(dāng)成是一項(xiàng)臨時(shí)性的工作，難以引起重視。還有的單位追求“畢其功于一役”，在對(duì)檔案進(jìn)行一次性集中整理后就放手不管了，這對(duì)于檔案的后續(xù)管理是十分不利的。

3解決檔案管理工作中問題的對(duì)策措施

3.1改善基礎(chǔ)設(shè)施

檔案的保管是檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如果因保管不善，造成檔案的損毀，不但會(huì)影響檔案管理工作的順利進(jìn)行，也會(huì)給所在單位造成損失。因此，機(jī)關(guān)和事業(yè)單位要真正意識(shí)到檔案保管對(duì)于檔案管理的重要性，不能僅僅為了應(yīng)付檢查而進(jìn)行管理。檔案保管要根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行，確保檔案保管條件符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。為此，機(jī)關(guān)和事業(yè)單位要加大投入，為檔案保管提供良好的條件。檔案室的環(huán)境要保持清潔，檔案存放順序要有統(tǒng)一的規(guī)定，不可按照管理人員個(gè)人的習(xí)慣進(jìn)行存放。

3.2提高檔案管理能力

我們應(yīng)該有效利用新的科學(xué)技術(shù)，計(jì)算機(jī)技術(shù)可以更加系統(tǒng)的完成從前人工的檔案管理內(nèi)容，并且在質(zhì)量與效率方面都要比人工處理更加具有優(yōu)越性。另外，隨著科技的不斷進(jìn)步與企業(yè)逐步走向世界，檔案管理的信息化與智能化是必然的發(fā)展方向，也是社會(huì)的要求。所以對(duì)于檔案管理者的工作的能力就有了更高的要求，不僅需要具備一定的檔案管理能力，還要掌握一些計(jì)算機(jī)的知識(shí)。

3.3完善檔案管理體制

為了適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展，檔案的管理工作應(yīng)該實(shí)行先進(jìn)的、信息化的管理體制。首先為了使檔案管理工作更加系統(tǒng)化，所以應(yīng)該設(shè)立一個(gè)檔案管理小組，并且上級(jí)部門要將檔案管理工作納入檔案管理小組主管人員的工作范圍之內(nèi)，這種方式既提高了對(duì)檔案管理在重視程度，又做到了檔案管理體制的完善；另外，還要安排檔案專職人員負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作。

3.4增強(qiáng)管理激勵(lì)機(jī)制

檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案部門實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

3.5提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)

提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。

4 結(jié)語

事業(yè)檔案管理工作近些年雖然取得了一定的成績(jī)，但是同樣也存在著一些問題，只有在實(shí)際的工作中認(rèn)真對(duì)待這些問題，并積極提出相應(yīng)的完善對(duì)策，才能夠有效的促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平，為構(gòu)建和諧社會(huì)做出更大的貢獻(xiàn)。

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