境外檔案業(yè)務工作指導問題研究

王曉瑋

摘 要：隨著國際化戰(zhàn)略的實施，境外資產(chǎn)和主營業(yè)務形成了大量的檔案文件，如何對境外檔案管理更專業(yè)，如何解決境外檔案業(yè)務的管理問題，本文將對檔案管理的普遍原則結(jié)合境外機構(gòu)檔案管理的特殊性，提出相關(guān)問題并給出相關(guān)的建議措施。

關(guān)鍵詞：境外檔案；管理制度；工作指導

1引言

近幾年隨著我國經(jīng)濟水平的迅速發(fā)展，與境外的貿(mào)易也是越來越平凡，很多的檔案資料也逐漸的堆積了起來，在我國對境外檔案的業(yè)務要求上也提高了很多的要求。境外檔案事業(yè)跨越式發(fā)展在新時期，新階段對境外檔案業(yè)務指導檔案工作提出了更高的要求，除境外檔案業(yè)務指導外如何適應新形勢和新要求，從傳統(tǒng)觀念中解放出來，與時俱進推進，促進外文檔案創(chuàng)新引導，實現(xiàn)新時期檔案事業(yè)的發(fā)展。摒棄原有的陳舊思維，加入更多更完善的管理機制，引進更多專業(yè)積極的檔案業(yè)務工作人員，創(chuàng)建更多全面專業(yè)的培訓這些措施是很有必要的。

2境外檔案業(yè)務工作內(nèi)容

（1）依照國家規(guī)定需要歸檔，存檔的資料，必須定期移交本單位檔案機構(gòu)或檔案室，集中管理，任何人不得靠近，不得擅自提交國家禁止提交的材料。

（2）機關(guān)，團體，企事業(yè)單位和其他組織應當按照國家規(guī)定定期將檔案移交檔案。

（3）保存在檔案館內(nèi)的博物館，圖書館，紀念館等文物古跡單位，由上述單位依照法律，行政法規(guī)的規(guī)定管理。檔案館在使用檔案時應與上述單位合作。

（4）各級檔案機關(guān)，機關(guān)，團體，企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當建立科學的管理制度，促進檔案的利用；組建確保檔案安全的必要設施；采用先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

（5）機密檔案的管理和使用，保密等級的變更和解密，按照國家有關(guān)法律，行政法規(guī)的規(guī)定處理。

（6）檔案保存價值評估原則，保管期限標準和檔案銷毀的程序，方法，由國家檔案行政管理部門制定。禁止未經(jīng)授權(quán)銷毀檔案。

（7）集體和個人擁有對國家和社會有價值的檔案，或者應當保密的，應當保持良好狀態(tài)?？紤]到保管條件或其他原因可能導致不安全和嚴重損壞的檔案，國家檔案行政部門有權(quán)采取保證檔案安全和保管等措施；

前款所列文件可以由檔案所有人存放或者出售給國家檔案館；出售給國家檔案以外的單位或者個人的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門依照有關(guān)規(guī)定予以核準。嚴禁出售或贈與外國人。向國家捐贈檔案的，應當給予獎勵。

3境外檔案業(yè)務指導工作面臨的困難與挑戰(zhàn)

（1）缺乏規(guī)章制度

中國于1993年3月頒布了關(guān)于境外檔案管理的規(guī)定，國家檔案館，國家計委，外經(jīng)貿(mào)部聯(lián)合下發(fā)了“關(guān)于加強承包工程設計咨詢，境外科技投入的通知”合作和勞務合作項目的檔案工作通知，這個檔案較早的時候，部分內(nèi)容已經(jīng)不適應當前檔案工作在國外的要求，適用性差。2002年8月，廣東省政府辦公廳發(fā)布“在境外和香港和“廣東省澳門地區(qū)國有企業(yè)檔案管理辦法”，適用范圍有限，僅為廣東省外國企業(yè)，對國家企業(yè)具有一般指導意義，2005年9月，國家檔案局發(fā)布“關(guān)于加強外國機構(gòu)和外國企業(yè)檔案工作的意見“，這個文件是“意見”，執(zhí)行力有限，要求宏觀，原則，實用性差。此外，境外對檔案管理的規(guī)定還可以參與由“關(guān)于進一步加強中央企業(yè)檔案工作意見”和廣州市政府聯(lián)合下發(fā)的國家檔案和國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會，北京市工商行政管理局出臺的有關(guān)措施對于分散行政管理來看，是一種可行，切實的指導。

（2）檔案管理意識全面，檔案館藏難度大

檔案管理收藏難度大，由境外檔案館管理工作決定，不被重視。決策者從境外公司或境外項目管理意識出發(fā)，設立離岸公司或認為對外承包項目是為了更好地實現(xiàn)境外業(yè)務的目的，開拓新市場或通過工程，質(zhì)量，進度等方式來實現(xiàn)經(jīng)濟效益，需要收集和歸檔的管理。特別是在一些國家的免費檔案管理的影響下，建筑項目中產(chǎn)生的企業(yè)日?；顒踊蛭募殡S著外國檔案項目的活動或損失成為普遍現(xiàn)象。

（3）檔案工作者流動性高，專業(yè)檔案管理程度低

外籍員工往往受到東道國簽證和出境時間的限制，他們需要定期返回中國。企業(yè)本身也在國內(nèi)外員工之間進行輪換，導致企業(yè)派遣境外員工頻繁變動，人員流動性大。除了企業(yè)的經(jīng)營成本控制外，員工也傾向于多元化，檔案一般都是兼職人員，同時負責檔案工作，同時還負責文件，翻譯等工作。

（4）檔案存儲分散

由于檔案管理意識薄弱，檔案人員多元化，檔案管理制度缺乏統(tǒng)一，外國公司較少配備專門的檔案庫，實行集中統(tǒng)一管理，而是行政，技術(shù)，合同，法律等。各種檔案資料處理，分散在各業(yè)務部門

（5）信息建設水平低，管理落后

檔案信息化建設基于一定的軟硬件和網(wǎng)絡平臺，需要增加對國外企業(yè)或項目的成本投入。大多數(shù)外資企業(yè)為了管理效益最大化而增加了這部分投資，一些企業(yè)也因為那個國家或地區(qū)經(jīng)濟落后，信息化整體水平不高，無法滿足檔案信息化建設的前提和要求，導致檔案信息化水平相對較低。

4解決問題的思路與挑戰(zhàn)

（1）建立有效的監(jiān)督機制

國內(nèi)有關(guān)部門應加強對境外公司或境外項目檔案工作指導的監(jiān)督，應在國家宏觀指導下，積極探索國外檔案管理模式，建立或完善檔案工作備案，統(tǒng)計，報告制度等有必要開展專項研究檔案工作，指導，檢查督促整改，甚至直接參與境外檔案管理工作。

（2）建立備案記錄系統(tǒng)

境外企業(yè)應當建立符合檔案安全要求的倉庫，有專門的設備設施和統(tǒng)一管理境外檔案的倉庫。檔案管理人員應根據(jù)內(nèi)容重要性的分類管理存檔，涉及國家秘密，企業(yè)產(chǎn)權(quán)，商業(yè)秘密，債權(quán)債務，內(nèi)容檔案為重點和核心，集中整理和制作 鑒于倉庫內(nèi)部，為了應對外部政治動蕩，經(jīng)濟波動，公共秩序的混亂可能導致緊急情況。

（3）通過信息化手段加管理

充分利用現(xiàn)代信息管理手段，建立與國內(nèi)相互聯(lián)系的檔案管理制度。通過收集，整理和編目，統(tǒng)計，使用管理功能等建立歸檔數(shù)據(jù)庫入門級的系統(tǒng)，對分類文件進行分類，逐步實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡服務。境外企業(yè)應將有條件掃描儀，數(shù)碼相機等電子設備用于境外未分類檔案的數(shù)字化，上傳到檔案管理系統(tǒng)，建立全文數(shù)據(jù)庫文件，實現(xiàn)文件信息全文檢索，授權(quán)檢查使用情況。為了保證信息安全，境外企業(yè)可以通過VPN與國內(nèi)主管單位網(wǎng)絡連接，根據(jù)實際情況選擇服務器置于境內(nèi)外。

（4）加強對境外企業(yè)或項目人員的培訓

從境外企業(yè)或境外項目決策者到普通員工，要提高對境外檔案工作重要性的認識，增強境外檔案工作的責任感和使命感。境外業(yè)務培訓人員應在出境前出席記錄，著重了解涉外檔案工作的意義和檔案的形成和相關(guān)知識的積累，為境外檔案文件的收集工作做好充分準備。

5結(jié)語

在境外組織人員緊張的情況下，境外檔案工作體系機制趨于形式化。國際商業(yè)的快速發(fā)展和復雜的國際政治經(jīng)濟形勢為加強境外檔案工作就快了步伐。外資機構(gòu)和業(yè)務領(lǐng)域和規(guī)模的擴大會不斷增加，維護和保存境外資產(chǎn)和我們的權(quán)益，防范政治，經(jīng)濟，法律風險，將更依賴證據(jù)文件。同時，完善境外檔案資源安全管理制度，保持境外機構(gòu)的工作活動，管理歷史資料的開發(fā)，對境外檔案的完整性提出更高的要求。

參考文獻

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