加強(qiáng)檔案管理的策略探討

王紅崗

摘 要：單位檔案記錄著單位日常決策問題的全過程，是單位日?；顒又兴纬傻膬r(jià)值文件的總和，其涉及到單位的安全、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等諸多方面的秘密，其中還包括核心秘密，一旦泄密，很可能影響到單位的發(fā)展。因此，單位的檔案管理者和全體員工應(yīng)當(dāng)切實(shí)履行好單位保密的義務(wù)，加強(qiáng)檔案保密工作，以此保護(hù)單位的利益，提高單位的整體形象。

關(guān)鍵詞：檔案管理；重要性；策略

單位檔案管理工作是整體工作的基礎(chǔ)，其他的工作都是在此基礎(chǔ)之上展開的。檔案管理工作整理的好壞直接影響單位的工作效率和質(zhì)量，同時(shí)也會影響工作工作人員的工作情緒。單位的檔案整理是個(gè)巨大的工程，文件整理的數(shù)量較大，有很多是非資料進(jìn)行維護(hù)和記錄的工作，只有不斷的加強(qiáng)工作人員的檔案管理工作機(jī)制才能，不斷增強(qiáng)自身的文化素質(zhì)。但是在很多的單位中，很多管理工作人員對檔案管理這項(xiàng)工作不是很重視，對部門的檔案管理不是太熟悉，導(dǎo)致檔案管理工作非常的混亂，從而阻礙了單位對檔案管理工作的重視，隨著社會的不斷發(fā)展，檔案工作也就越來越重要，單位要想走可持續(xù)發(fā)展之路，就必須使得檔案管理工作要有更深層次的要求，跟上時(shí)代的步伐。

1 檔案管理的重要性

知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理作為一種知識管理，在社會發(fā)展中具有越來越重要的地位和作用。檔案工作繁瑣枯燥，但對工作的開展卻極為重要，為了使檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，必須建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度，實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則，嚴(yán)格公文制發(fā)；提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量，做好文書以及電子文件的處理工作。做好檔案管理工作的健康發(fā)展，檔案管理工作是機(jī)關(guān)管理工作的一部分，是提高機(jī)關(guān)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)單位部門工作業(yè)績與管理水平的重要尺度。機(jī)關(guān)檔案記載著這個(gè)單位或部門發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對進(jìn)一步促進(jìn)本單位或部門科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解本單位工作開展情況，適時(shí)調(diào)整工作思路提供準(zhǔn)確依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)定單位取得的成果，為本單位或部門科學(xué)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映本單位或部門工作狀況和工作成果。因此，做好檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的全面發(fā)展、不斷提升單位部門在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中的影響力具有重要意義。

2 加強(qiáng)檔案管理工作的策略探討

2.1 提高檔案管理意識，強(qiáng)化重視程度

增強(qiáng)全員的檔案管理意識，是搞好檔案工作的重要保證。首先單位領(lǐng)導(dǎo)層要重視檔案工作，并將這種意識輻射到廣大員工當(dāng)中。領(lǐng)導(dǎo)層要將檔案管理工作列入議事日程，采取切實(shí)措施，確保資金投入充足、設(shè)備配置到位、人員配置齊全。其次要經(jīng)常性地開展宣傳工作，例如通過舉辦《檔案法》的相關(guān)講座、展覽、開展知識競賽等形式，來提高職工的檔案意識，樹立合理利用檔案的觀念。

2.2 逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

現(xiàn)階段，已經(jīng)有很多單位配置了先進(jìn)的檔案設(shè)備，購置了檔案管理軟件。但仍有很多單位的檔案設(shè)施相對落后，這些單位需要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，引進(jìn)現(xiàn)代化高科技手段，來提高檔案管理工作的效率。對于已經(jīng)具有較高信息化檔案管理水平的單位，則需要提高數(shù)據(jù)處理方式、管理對象和功能實(shí)現(xiàn)程度等方面的管理水平，實(shí)現(xiàn)已有設(shè)備、軟件的高效率使用。

2.3 建立健全檔案管理制度

單位需要建立完善的檔案管理工作制度，以制度管人，憑規(guī)矩辦事。具體包括建立檔案管理員工作職責(zé)、檔案保密制度、檔案室管理規(guī)定、檔案庫房管理制度、衛(wèi)生制度、檔案利用制度、檔案管理員目標(biāo)考核辦法等。其次，各科室做到職責(zé)明確，使歸檔有范圍、立卷有標(biāo)準(zhǔn)、借閱有規(guī)定、保密有條例、庫房管理有措施、開發(fā)利用有目標(biāo)，在細(xì)節(jié)上保證檔案管理的順利開展。第三，要定期檢查各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況，賞罰分明，充分調(diào)動檔案管理員的積極性，保證檔案管理工作高效有序地開展。

2.4 重視檔案信息資源的主動開發(fā)利用

檔案作為一種信息資源，可以為將來的工作提供重要的數(shù)據(jù)支持。檔案的信息資源開發(fā)與利用，需要堅(jiān)持按規(guī)章制度辦事，注重改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動、準(zhǔn)確、迅速。其次，強(qiáng)化單位檔案室的服務(wù)功能，努力開發(fā)其功能，使檔案由過去的以記錄為主轉(zhuǎn)化為以開發(fā)利用為主。第三，從不同角度編制多種檢索工具，匯編各種能反映單位特色的有較高利用價(jià)值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，不斷增強(qiáng)檔案室的綜合服務(wù)功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學(xué)服務(wù)。最后，根據(jù)檔案室所藏檔案內(nèi)容和利用者的不同需要，有目的、有步驟地開展編撰研究工作，將其作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，常抓不懈，這樣才能使工作逐漸走入正軌。

2.5 穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍，改善工作條件

單位應(yīng)通過人事制度改革，引進(jìn)競爭和激勵(lì)機(jī)制，因崗擇人，全員聘任競爭上崗，優(yōu)勝劣汰，堅(jiān)決克服要做的工作沒人做，能做的工作做不好的弊端，通過崗位的設(shè)置和工資待遇的分級，調(diào)動工作人員的積極性。從而建立一只較好的政治業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的檔案管理隊(duì)伍，并保持相對穩(wěn)定。

檔案經(jīng)費(fèi)應(yīng)列入單位預(yù)算經(jīng)費(fèi)，因?yàn)橐愫脵n案管理工作，設(shè)備設(shè)施建設(shè)尤為關(guān)鍵。檔案管理部門一定要把檔案設(shè)備設(shè)施建設(shè)作為單位基本建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，根據(jù)單位經(jīng)費(fèi)情況設(shè)置檔案管理辦公室、檔案借閱室、庫房以及管理過程中所需的防盜、防潮、防雷、防蛀、防火、調(diào)溫和通風(fēng)等設(shè)施，盡可能做到“三室分開”。對于音像、實(shí)物、電子材料等特殊而有長期保存價(jià)值的檔案，要設(shè)立專門的庫房，確保它們的保存質(zhì)量。

2.6 挖掘潛能，提供服務(wù)，開發(fā)利用

為了充分發(fā)揮檔案信息資源的開發(fā)與利用，我們要堅(jiān)持按規(guī)章制度辦事，注重改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動、準(zhǔn)確、迅速。做好后勤服務(wù)工作。強(qiáng)化檔案室的服務(wù)功能，努力開發(fā)其教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開發(fā)利用為主。為了開發(fā)檔案服務(wù)潛能，必須健全和完善檔案的檢索工具，匯編各種能反映單位具有較高利用價(jià)值的編研材料，使管理方法科學(xué)化，管理機(jī)構(gòu)高效化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，不斷增強(qiáng)檔案室的綜合服務(wù)功能。

3 結(jié)束語

檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，加強(qiáng)檔案管理工作將成為本單位重中之重的根本任務(wù)。合理科學(xué)的對檔案進(jìn)行管理，不但可以對企業(yè)或單位的業(yè)績給予衡量，還可以對企業(yè)或單位的管理水平給予衡量；同時(shí)要把握新《保密法》精神實(shí)質(zhì)，緊密結(jié)合城鄉(xiāng)規(guī)劃部門工作特點(diǎn)，積極研究把握城鄉(xiāng)規(guī)劃相關(guān)保密工作的規(guī)律，學(xué)以致用。

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