財(cái)務(wù)檔案信息化管理的完善措施研究

摘 要：財(cái)務(wù)檔案信息化管理模式自出現(xiàn)以來，在財(cái)務(wù)檔案管理方面得到了大規(guī)模的應(yīng)用，而財(cái)務(wù)檔案信息化管理過程中，遇到了諸多問題，如財(cái)務(wù)檔案信息管理機(jī)制不完善、信息管理水平不高等，對整體財(cái)務(wù)檔案管理工作的順利進(jìn)行造成了阻礙，因此本文根據(jù)現(xiàn)階段財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，結(jié)合財(cái)務(wù)檔案信息化管理特點(diǎn)，提出了一些財(cái)務(wù)檔案信息化管理優(yōu)化措施，以便提高財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作效率。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案；信息化管理；完善

《會(huì)計(jì)檔案制度》的相關(guān)內(nèi)容規(guī)定在財(cái)務(wù)檔案管理過程中應(yīng)定期進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案整理、分類，以保證整體財(cái)務(wù)檔案信息的規(guī)范有序。而現(xiàn)階段財(cái)務(wù)檔案信息化管理過程中財(cái)務(wù)管理人員并沒有嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)規(guī)范進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作，從而導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作質(zhì)量受到了不利影響，因此結(jié)合財(cái)務(wù)檔案信息化管理特點(diǎn)對其進(jìn)行全面分析非常重要。

1 財(cái)務(wù)檔案信息化管理問題

1.1 檔案管理水平不高

紙質(zhì)檔案管理仍然是我國財(cái)務(wù)檔案管理的主要模式，在信息化檔案管理方面并沒有充足的人力支持。由于財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)人力不足，在財(cái)務(wù)檔案收集環(huán)節(jié)個(gè)別工作人員并沒有進(jìn)行嚴(yán)格、仔細(xì)的劃分，更不用說進(jìn)行分類歸檔儲(chǔ)存，從而導(dǎo)致信息化檔案資料價(jià)值不明、作用不清晰，進(jìn)而影響了財(cái)務(wù)檔案信息利用價(jià)值的充分發(fā)揮。

1.2 檔案信息化管理認(rèn)識不足

財(cái)務(wù)檔案管理是整個(gè)財(cái)務(wù)管理工作的重要部分，其工作的進(jìn)行情況直接影響了財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量。但是個(gè)別機(jī)構(gòu)管理人員并沒有對財(cái)務(wù)檔案管理工作提供足夠的關(guān)注，如管理層對財(cái)務(wù)檔案信息化管理要求沒有足夠的認(rèn)識，認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案管理僅僅是簡單的信息儲(chǔ)存，從而導(dǎo)致相關(guān)機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)檔案信息無法進(jìn)行系統(tǒng)科學(xué)整理，個(gè)別財(cái)務(wù)檔案核算機(jī)構(gòu)并沒有依照相關(guān)規(guī)定見財(cái)務(wù)信息移交、整合，甚至出現(xiàn)了電子介質(zhì)檔案忽視不管的情況。

1.3 檔案管理機(jī)制不規(guī)范

現(xiàn)階段財(cái)務(wù)檔案信息化管理過程中，部分機(jī)構(gòu)雖然進(jìn)行了財(cái)務(wù)檔案信息整理分類，但是由于缺乏規(guī)范科學(xué)的分類方法，且沒有專業(yè)統(tǒng)一的檔案處理設(shè)施，導(dǎo)致整體財(cái)務(wù)檔案信息整理工作出現(xiàn)了一些混亂無序的情況，再加上一些財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及信息軟件磁介質(zhì)丟失情況，促使整體財(cái)務(wù)檔案信息化系統(tǒng)出現(xiàn)了缺損情況。

2 財(cái)務(wù)檔案信息化管理優(yōu)化措施

2.1 完善信息化財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制

在財(cái)務(wù)檔案信息化管理過程中，相關(guān)信息化管理機(jī)制的建立可以為財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作提供有效的依據(jù)，依據(jù)財(cái)務(wù)檔案信息化管理特點(diǎn)，財(cái)務(wù)檔案信息化管理機(jī)制主要有保管機(jī)制、借用機(jī)制、歸檔機(jī)制等幾個(gè)方面[1]。首先依照檔案管理的相關(guān)規(guī)定可進(jìn)行電子化財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制的建立，在建立完成后應(yīng)第一時(shí)間選擇相應(yīng)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行備份處理，并將相應(yīng)的備份磁盤進(jìn)行獨(dú)立存放。同時(shí)根據(jù)不同財(cái)務(wù)檔案類型的區(qū)別進(jìn)行分類有序標(biāo)號，并注明相應(yīng)的時(shí)間、內(nèi)容主題等；其次進(jìn)行信息化財(cái)務(wù)檔案歸檔機(jī)制的建立完善，依據(jù)財(cái)務(wù)檔案管理的實(shí)際情況可將財(cái)務(wù)賬簿、財(cái)務(wù)計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)合同、開發(fā)設(shè)計(jì)說明、財(cái)務(wù)憑證、用戶規(guī)劃、財(cái)務(wù)信息化科目等相關(guān)信息納入財(cái)務(wù)信息化歸檔機(jī)制中，除此之外還應(yīng)將財(cái)務(wù)信息處理方式進(jìn)行集中處理，如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)檢驗(yàn)公式、財(cái)務(wù)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬公式、財(cái)務(wù)報(bào)表格式、財(cái)務(wù)科目代碼表等。在相關(guān)財(cái)務(wù)信息化管理應(yīng)用檔案及其軟件程序編制完善后，應(yīng)選擇相應(yīng)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行備份處理，并將現(xiàn)金日記、記賬憑證、銀行存款日記等重要信息進(jìn)行打印保存；最后進(jìn)行財(cái)務(wù)信息化借用機(jī)制的構(gòu)建，財(cái)務(wù)信息化借用機(jī)制主要是針對企業(yè)財(cái)務(wù)檔案使用人群需求進(jìn)行相關(guān)權(quán)限的設(shè)立，主要有未經(jīng)企業(yè)主管人員同意財(cái)務(wù)信息管理人員不可進(jìn)行信息私自拷貝行為；相關(guān)財(cái)務(wù)檔案信息管理人員在進(jìn)行信息管理時(shí)，應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行有序借還，若需要機(jī)構(gòu)核心財(cái)務(wù)信息，應(yīng)提交上級部門申請，上級主管部門同意后方可進(jìn)行借用手續(xù)的辦理；機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員均不得將相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)磁盤或其備份財(cái)務(wù)磁盤帶出管理機(jī)構(gòu)，若其他機(jī)構(gòu)人員需借用本機(jī)構(gòu)信息時(shí)可持相關(guān)單位介紹文件及其他有效身份證件向本單位主管人員申請，獲得主管人員同意后，方可在相關(guān)人員的陪同下進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案信息查閱[2]。此外在財(cái)務(wù)磁盤介質(zhì)保存過程中應(yīng)注意避光保存，并注意防止腐蝕性物質(zhì)及灰塵等物質(zhì)進(jìn)入磁盤介質(zhì)儲(chǔ)存區(qū)域內(nèi)，在磁盤借出返還后應(yīng)及時(shí)仔細(xì)檢查是否感染病毒，保證磁盤介質(zhì)的穩(wěn)定性。

2.2 強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)完善是財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。在財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作進(jìn)行過程中相關(guān)財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)自身工作需要加大財(cái)務(wù)信息化管理資金投入，可建立專門的財(cái)務(wù)檔案信息化管理資料室，然后根據(jù)不同財(cái)務(wù)信息等級配置相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理人員，在相關(guān)財(cái)務(wù)權(quán)限及崗位職責(zé)機(jī)制的管理下，保證財(cái)務(wù)檔案管理工作高效、穩(wěn)定進(jìn)行。然后根據(jù)實(shí)際需要優(yōu)先購置質(zhì)量較優(yōu)良的磁盤介質(zhì)及其他計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，并依據(jù)硬件設(shè)備需求對財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)內(nèi)部相關(guān)軟件進(jìn)行及時(shí)更新完善，保證財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)的有效管理。

2.3 提升財(cái)務(wù)管理服務(wù)效能

財(cái)務(wù)檔案信息的可利用價(jià)值是財(cái)務(wù)檔案管理的核心內(nèi)容。在財(cái)務(wù)檔案信息化管理過程中，通過信息采集、信息整理、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、數(shù)據(jù)共享等過程可為各項(xiàng)財(cái)務(wù)決策提供有力的支持。財(cái)務(wù)管理服務(wù)效能的提升可從檔案信息查詢服務(wù)優(yōu)化及信息傳輸范圍拓展兩個(gè)方面進(jìn)行。一方面相關(guān)財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)可利用電子郵件或者微信公眾平臺的建立進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案信息服務(wù)拓展，通過財(cái)務(wù)信息咨詢、公共目錄查詢、財(cái)務(wù)資源匯總等相關(guān)服務(wù)的完善，提高整體財(cái)務(wù)檔案信息服務(wù)能力。同時(shí)為了促使相關(guān)部門對整體財(cái)務(wù)信息有正確的認(rèn)識，相關(guān)機(jī)構(gòu)可建立統(tǒng)一的財(cái)務(wù)檔案網(wǎng)站，通過在財(cái)務(wù)檔案平臺上相關(guān)用戶權(quán)限的設(shè)置，促使財(cái)務(wù)檔案信息得到全面、技術(shù)的利用。在財(cái)務(wù)檔案系統(tǒng)運(yùn)行過程中，相關(guān)企業(yè)管理人員還可以將企業(yè)發(fā)展過程中出現(xiàn)的新業(yè)務(wù)、新技術(shù)等相關(guān)信息進(jìn)行匯總宣傳，進(jìn)一步拓展相關(guān)機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)工作公眾信服度。另一方面財(cái)務(wù)管理部門可通過財(cái)務(wù)檔案信息管理服務(wù)的優(yōu)化，在本部門進(jìn)行各項(xiàng)財(cái)務(wù)信息查詢服務(wù)的開設(shè)，便于內(nèi)部工作人員及時(shí)了解財(cái)務(wù)信息出處，同時(shí)利用財(cái)務(wù)檔案信息在線管理功能將檔案形成、調(diào)閱工作進(jìn)行有效的整合，促使財(cái)務(wù)資源得到有效的應(yīng)用。

此外，在財(cái)務(wù)信息管理過程中應(yīng)將重要的或者損害頻率較高的紙質(zhì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行電子化處理，即在財(cái)務(wù)管理及檔案管理規(guī)范的指導(dǎo)下，結(jié)合安全性、科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的管理原則，通過財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)收集、整理、篩選、儲(chǔ)存管理等過程促使檔案管理信息化工作正常開展，然后根據(jù)其內(nèi)容不同進(jìn)行分類整合，如管理、技術(shù)、業(yè)務(wù)開發(fā)等，并依據(jù)相應(yīng)的資料類型進(jìn)行相關(guān)檔案檢索目錄的編制，根據(jù)檔案信息重要程度的差別可分為專題目錄、案卷目錄、全引目錄等類型，在數(shù)據(jù)目錄編制完成之后可將其匯總到統(tǒng)一的財(cái)務(wù)信息管理平臺上，并結(jié)合不同財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)應(yīng)用評論，進(jìn)行不同檢索權(quán)限的設(shè)置，便于檔案信息的有效利用[3]。

3 總結(jié)

綜上所述，在信息化時(shí)代發(fā)展過程中，財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作在機(jī)構(gòu)發(fā)展過程中發(fā)揮著越來越重要的作用，其不僅僅是財(cái)務(wù)工作的一部分，而且也是相關(guān)機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)管理能力的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)，因此你在財(cái)務(wù)檔案信息化管理過程中，相關(guān)機(jī)構(gòu)管理人員應(yīng)正確認(rèn)識自身不足，根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)一步完善財(cái)務(wù)檔案信息化管理機(jī)制，在財(cái)務(wù)檔案信息化模式拓展的基礎(chǔ)上促使自身財(cái)務(wù)檔案信息化管理能力不斷提升。

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作者簡介

李晶（1977-），女，漢族，河南省淇縣，本科，中級館員，研究方向：檔案管理、地名檔案的編研.