計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

李華昌

[摘要]面對經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，辦公中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息越來越多，龐大而復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息為高效開展工作帶來困難。而計算機技術(shù)的迅速發(fā)展為辦公提供了便捷、快速的處理工具，極大的提高工作效率。將計算機技術(shù)應(yīng)用到現(xiàn)代辦公中是越來越多現(xiàn)代化公司的做法。能夠提高企業(yè)的工作效率，提高市場競爭力。本文就計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用進行闡述，簡要分析辦公自動化的內(nèi)涵、構(gòu)成要素和基本功能，對計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用和意義分析，并對未來辦公自動化發(fā)展趨勢做展望。

[關(guān)鍵詞]計算機技術(shù)；辦公自動化；應(yīng)用

[中圖分類號] TP

[文獻標識碼]A

[文章編號]1671- 5918（ 2018） 04- 0119- 03

以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)的信息技術(shù)帶來了社會的變革，對經(jīng)濟和社會發(fā)展產(chǎn)生深刻影響。計算機技術(shù)當前廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，在辦公工作中實現(xiàn)自動化管理，提高工作效率，降低成本，為企業(yè)發(fā)展贏得競爭優(yōu)勢。

一、辦公自動化的內(nèi)涵

我國計算機技術(shù)起步較晚但是發(fā)展迅速，隨著計算機技術(shù)的逐漸成熟以及現(xiàn)代化辦公的需要，該技術(shù)被廣泛應(yīng)用到現(xiàn)代企業(yè)辦公領(lǐng)域，逐步實現(xiàn)辦公自動化，辦公自動化充分發(fā)揮計算機技術(shù)的優(yōu)勢，使企業(yè)辦公效率明顯提升。

辦公自動化（ Office Automation）簡稱OA，是指應(yīng)用計算機技術(shù)和各種辦公設(shè)備、通信設(shè)施對辦公室的內(nèi)部事務(wù)和信息實現(xiàn)自動化處理的系統(tǒng)。由計算機技術(shù)支撐的辦公系統(tǒng)就是我們常說的辦公自動化系統(tǒng)，可以實現(xiàn)信息的收集、傳遞、加工、整理、存儲等工作，在具體辦公中可以分為個人辦公系統(tǒng)、公共管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)等功能模塊，極大的便利r辦公工作。

二、辦公自動化的要素構(gòu)成和基本功能

（一）辦公自動化的構(gòu)成要素

辦公活動基本圍繞著信息數(shù)據(jù)的處理展開，主要包括信息的收集、傳遞、加工、整理、使用、存儲等工作，這些辦公工作主要涉及以下要素：

其一，工作人員，這是辦公自動化的首要要素，盡管工作人員的職位部門不同，但都要使用辦公軟件，對操作系統(tǒng)有一定的了解，才能實現(xiàn)高效辦公。

其二，企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，這是實現(xiàn)辦公自動化的第二要素，公司的組織架構(gòu)決定了辦公模式，而不同的辦公模式所使用的辦公軟件自然也不同，一般現(xiàn)代化的企業(yè)會根據(jù)公司特點開發(fā)適合自己的辦公自動化系統(tǒng)。

其三，企業(yè)制度，計算機系統(tǒng)的自動約束系統(tǒng)是根據(jù)企業(yè)制度進行設(shè)置的，自動化約束制度為辦公工作的順利實施提供保障。

其四，信息通訊技術(shù)，企業(yè)部門之間分工不同，一般情況下各司其職，但有需要部門協(xié)同的工作就需要保障信息溝通及時有效，信息通訊技術(shù)將彼此獨立的辦公系統(tǒng)統(tǒng)一起來，實現(xiàn)部分之間資源共享，互通互聯(lián)，提高工作效率。

其五，信息，信息是辦公自動化的處理對象，辦公工作就是圍繞信息展開的。

其六，辦公環(huán)境，辦公自動化改變了以往的辦公環(huán)境，打破了時空對工作的限制，計算機技術(shù)的使用拓展了辦公時空。

（二）辦公自動化的主要功能

1.數(shù)據(jù)處理，現(xiàn)階段很多企業(yè)所提供的商品就是數(shù)據(jù)處理服務(wù)，而大多數(shù)企業(yè)的數(shù)據(jù)處理工作也顯得尤為重要。對數(shù)據(jù)進行處理是公司發(fā)展的首要條件。計算機技術(shù)的產(chǎn)生就是為了提高數(shù)據(jù)處理能力，對企業(yè)產(chǎn)生的大量復(fù)雜數(shù)據(jù)進行收集整理，并為企業(yè)管理者提供決策支持，是數(shù)據(jù)處理的基本任務(wù)。計算機系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)會對數(shù)據(jù)進行實時處理和記錄，并且可以降低數(shù)據(jù)冗余，保證數(shù)據(jù)處理的精確度和可靠性。

2.文字處理，辦辦公系統(tǒng)中常用的文字處理軟件有Word和WPS等，可以輕松實現(xiàn)對文字的編輯、轉(zhuǎn)換、復(fù)制粘貼、檢索、保存打印等諸多功能，很大程度上改變了傳統(tǒng)工作的負擔，使我們的日常辦公變得簡單明了。

3.表格處理，最常見的表格制作軟件就是Excel表格，它能夠輔助我們進行數(shù)據(jù)記錄、整理，其強大的公式使用功能，可以幫助我們進行數(shù)據(jù)的篩選、排序等一系列復(fù)雜工作，并且可以生成不同用途的表格，利用表格數(shù)據(jù)生成不同類型的統(tǒng)計圖，可以清楚數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系，此外，還可以對不同數(shù)據(jù)進行不同顯色處理，區(qū)別不同信息的使用功能，減輕了辦公人員的數(shù)據(jù)表格整理工作。

4.圖像、圖像處理，該功能的實現(xiàn)以上的處理工具也都兼具著這種功能，可以實現(xiàn)對圖片、圖像的編輯，可以豐富信息表達形式，形象的傳遞信息。在進行遠程會議時，可以實現(xiàn)文字和圖像的同步傳輸。

5.語音處理，計算機技術(shù)支持語音處理系統(tǒng)，能夠自動識別和處理語音，節(jié)省了文字輸入工作，在保密和鑒別方面有著重要的作用。

6.輔助決策，計算計系統(tǒng)可以對計劃、預(yù)算等問題及時分析和處理，并對歷史數(shù)據(jù)進行分析，對未來可能發(fā)生的情況進行預(yù)測，為管理層的決策提供參考信息，而且可以規(guī)劃多種參考方案，根據(jù)企業(yè)需要做出最優(yōu)選擇。

7.資料在現(xiàn)，計算機和高性能的復(fù)印機、傳真機進行連接，可以實現(xiàn)高效的輸出功能。

8.郵件往來，電子郵件在現(xiàn)代企業(yè)的辦公工作中發(fā)揮了很大的作用?？梢暂p松打破時間和空間限制。解決了辦公通信中時間延誤和傳遞出錯的問題。將辦公資料上傳到中心計算機或者服務(wù)器上，就可以輕松實現(xiàn)資源共享，各個具有通汛和服務(wù)性的終端機可以實現(xiàn)文字處理功能。

9.遠程會議，現(xiàn)代企業(yè)的業(yè)務(wù)分布較廣，尤其是跨國公司或一些大型企業(yè)擁有很多子公司或海外機構(gòu)，參會人員直接面對面交流有一定的難度，但重要決策的發(fā)布和實施又無法耽擱，開展遠程會議就可以打破時空的限制，當前計算機技術(shù)支持的視頻通話功能，使得企業(yè)工作得以順利開展，同時也提高了決策的民主性、科學性。

三、計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用及意義

（一）技術(shù)有效融合，提供辦公便利

辦公自動化的實現(xiàn)離不開計算機技術(shù)和通訊技術(shù)的高效融合，二者的融合為辦公自動化提供基礎(chǔ)，二者構(gòu)成的計算機網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)不僅提供了信息傳輸效率，還具有較強的抗干擾能力。辦公自動化過程中運用多種傳輸形式，和以往的通訊技術(shù)相比，以其反應(yīng)迅速、兼容性高、形式多樣的優(yōu)點被廣泛運用。將通訊技術(shù)和計算機技術(shù)二者的優(yōu)點集合在一起，推動了技術(shù)的升級，在辦公領(lǐng)域發(fā)揮重要作用。信息時代條件下，企業(yè)適應(yīng)發(fā)展要求，將辦公自動化系統(tǒng)引用到公司事務(wù)處理中，主要的目的是實現(xiàn)高效便利的數(shù)據(jù)處理、分析，為決策提供技術(shù)支持。

（二）構(gòu)建辦公自動化管理體系

在文章的前部分介紹過辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)成要素，主要包括工作人員、信息、公司組織機構(gòu)、辦公制度、技術(shù)工具和辦公環(huán)境等，這些要素為辦公自動化打下穩(wěn)定基礎(chǔ)。

1.辦公自動化提高員工工作效率和職業(yè)技能

辦公自動化的實現(xiàn)不僅提高了辦公效率，帶來辦公質(zhì)量的提升，而且對于使用辦公系統(tǒng)的工作人員來說，具有更高的業(yè)務(wù)要求。辦公人員不僅需要掌握本職工作的內(nèi)容，還需要進行計算機技能的培訓，了解和掌握與工作有關(guān)的計算機知識和辦公技巧。公司要想實現(xiàn)辦公自動化，需要對工作人員做技能培訓，培訓相關(guān)的計算機基礎(chǔ)知識和技能，確保適應(yīng)辦公環(huán)境的改變。為了提高企業(yè)員工的職業(yè)技能，企業(yè)需要定期開展培訓和考核，不斷提升員工能力，使員工對工作中出現(xiàn)的各項現(xiàn)代化辦公技能逐漸適應(yīng)，并熟練應(yīng)用。計算機技術(shù)的應(yīng)用簡化工作程序，節(jié)約辦公用時，因此，員工應(yīng)該積極參加辦公自動化技能培訓，提高自身適應(yīng)能力，提升辦公素質(zhì)。

2.改善企業(yè)辦公環(huán)境

辦公自動化帶來的最大改變就是實現(xiàn)了無紙辦公，由于數(shù)據(jù)信息的存儲和傳輸方式改變，依靠計算機技術(shù)就可以完成數(shù)據(jù)處理、存儲和信息傳遞。計算機技術(shù)的發(fā)展使數(shù)據(jù)、文字、圖像、語音等編輯工具多樣化，基本上可以實現(xiàn)無紙化辦公，以此，辦公環(huán)境被不斷壓縮，現(xiàn)代化的辦公環(huán)境基本上僅需設(shè)置辦公桌椅和電腦即可。工作人員之間的距離不斷縮短，辦公空間效率提升。以往我們見到的文件堆積如山的情況很少見，辦公環(huán)境簡單，高效，一些公司為了改善員工工作環(huán)境還會布置文化作品和綠植進行環(huán)境美化。由此可見，計算機技術(shù)為辦公環(huán)境的改善奠定基礎(chǔ)。

3.建立信息數(shù)據(jù)庫

信息和數(shù)據(jù)處理的多樣性是實現(xiàn)辦公自動化的基礎(chǔ)，企業(yè)的辦公自動化系統(tǒng)首先有自己的數(shù)據(jù)庫，而數(shù)據(jù)庫的管理權(quán)限需要進行設(shè)定，對企業(yè)比較重要的信息進行設(shè)置和加密。不同職能崗位的工作人員需要有不同的權(quán)限設(shè)置，為了保障數(shù)據(jù)庫運行的安全，需要設(shè)置專門的管理維修人員，而數(shù)據(jù)庫的建立和維修工作需要管理員進行操作，其他人員沒有權(quán)限進行操作。若需要對數(shù)據(jù)進行修改需要通過管理員權(quán)限。數(shù)據(jù)庫的建立根本上是為了方便辦公數(shù)據(jù)的傳輸、處理和資源共享，其安全性要求較高，可以通過信息系統(tǒng)安全評估建立評估標準，一切活動的開展以標準為基礎(chǔ)。在信息評估的過程中需要借助一定的技術(shù)和工具，可以根據(jù)企業(yè)的不同需求進行選擇。信息評估可以為信息提供安全運行環(huán)境，正確的評估方法可以提高信息的準確定和可靠性，為企業(yè)的辦公環(huán)境提供安全支撐。在辦公自動化環(huán)境下，企業(yè)的信息安全是一個重要的工作，不容忽視。

4.規(guī)范辦公制度

基于計算機技術(shù)的辦公制度具有相當?shù)拈_放性和自由度，為企業(yè)的管理帶來一定的困難。為了適應(yīng)辦公自動化環(huán)境，應(yīng)該在企業(yè)內(nèi)部制定網(wǎng)絡(luò)使用標準和規(guī)范。對辦公人員的權(quán)限進行管控，合理使用辦公軟件，同一功能部門之間為了便于交流應(yīng)使用統(tǒng)一軟件，提升辦公效率。對管理環(huán)境實行優(yōu)化，盡量避免外來信息的干擾。提高辦公網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)置，有專門的安全管理員實施監(jiān)管，對可能發(fā)生的網(wǎng)絡(luò)安全隱患進行預(yù)防和及時處理。辦公中的審核需要計算機自行開展，有限的管理人員可以開放管理權(quán)限。對辦公系統(tǒng)的各個模塊設(shè)置身份識別和密碼認證，沒有權(quán)限的工作人員應(yīng)自覺網(wǎng)避。

5.重組企業(yè)組織結(jié)構(gòu)

企業(yè)的辦公活動是建立在有序的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)上的，而企業(yè)組織結(jié)構(gòu)具有嚴格的等級。而辦公自動化可以有效地改善傳統(tǒng)企業(yè)管理中效率低下的問題。計算機技術(shù)支持下，信息傳遞比較暢通，擴大了管理層的管理幅度，減少了信息傳遞中的信息失真問題，實現(xiàn)了企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的扁平化管理。對于企業(yè)內(nèi)部來說每個層級之間的溝通是平等的。

總之，企業(yè)在實現(xiàn)辦公自動化后可以降低管理成本，提高企業(yè)的組織活力和創(chuàng)新能力，提升辦公效率和辦公質(zhì)量。

結(jié)束語

計算機技術(shù)在辦公領(lǐng)域的應(yīng)用為現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展注入長足動力，簡化辦公過程，提高辦公效率，解決大量信息處理的復(fù)雜問題，其強大的數(shù)據(jù)、文字、圖像等處理功能幫助企業(yè)解決溝通困難的問題，節(jié)省了企業(yè)管理成本，減輕員工工作壓力。未來辦公自動化的發(fā)展將更加智能化，將為企業(yè)帶來更大的經(jīng)濟效益。

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