以信息促規(guī)范

宋思思

摘要：高校后勤檔案工作是高校后勤保障工作的重要組成部分，特別是在當下高校規(guī)模不斷擴大的情況下，檔案信息數(shù)量疊加，信息化程度也不斷加深，因此，以信息化建設(shè)為主要突破口，厚實學校檔案的基礎(chǔ)業(yè)務工作已成為各大高校在促進自身檔案管理改革和創(chuàng)新上的重要手段，甚至已經(jīng)成為高校管理信息化的重要組成部分。本文即以高校檔案信息化建設(shè)為抓手，著重分析檔案管理信息化的背景，出現(xiàn)的相關(guān)問題，更新對高校檔案管理工作的認識，使學校檔案真正做到方便、準確、快捷，繼而更好的發(fā)揮其后勤保障和服務作用。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化；規(guī)范化；制度建設(shè)

一、高校后勤檔案管理的信息化背景

教育部在制定的《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》中提出要“加快教育信息化進程”的要求，并專門指出要在管理與社會服務信息化開展專門研究與探討。由此可見，高校檔案管理信息化已經(jīng)成為高校檔案管理的特色管理模式，是高校檔案工作改革和創(chuàng)新的必然趨勢，是我們不可忽視的重要背景。

后勤檔案信息化的背景沖擊意味著檔案管理模式從檔案的原有實體性管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案信息為焦點，這就要求我們轉(zhuǎn)變單一的實體檔案管理方式，更加強調(diào)利用數(shù)據(jù)庫傳輸技術(shù)、高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)，將紙質(zhì)文件、音視頻文件和歸檔電子文件組織成系統(tǒng)信息庫，再結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)的應用，建立全方位的數(shù)字檔案館。這是信息時代的發(fā)展要求，因此檔案管理也必須與信息化進程相聯(lián)系，這對于檔案管理工作可以說是一個全新的變革。它不僅大大提高了檔案管理的水平和使用效率，而且在一定程度上降低了人力勞動強度。當然，這一發(fā)展過程需要高校根據(jù)有關(guān)檔案管理辦法的要求和有關(guān)法律法規(guī)的要求，以堅持信息化管理方向為重點，形成檔案標準化管理體系，也只有這樣，才能真正促進檔案的管理規(guī)范化。

二、高校后勤檔案管理信息化進程中的問題

在高校檔案管理信息化的大背景大趨勢下，在以信息化促規(guī)范化的進程中依然面臨許多問題，當前我國高校檔案管理信息化存在的問題主要有以下幾點：

第一，制度機制問題。不僅僅是關(guān)于檔案管理信息化的有關(guān)制度不健全，即使是檔案實體管理本身的機制、制度都需要進一步地細化。當然，信息化的應用也需要我們統(tǒng)一尺度標準，比如字符編碼標準、信息轉(zhuǎn)換標準等等，畢竟只有標準統(tǒng)一，才能使傳統(tǒng)檔案數(shù)字化標準的保存、利用和傳輸成為可能。另外，隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化和數(shù)字化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在的威脅也越來越突出，而高校檔案的信息化管理畢竟還處于探索階段，網(wǎng)絡(luò)黑客也成為高校檔案信息發(fā)展的無形殺手，檔案的數(shù)字化、信息化要求還不清晰、不完善，檔案的保密性和安全性也得不到充分保障，所以有必要完善高校檔案數(shù)字化與信息化的相關(guān)標準，促使整個信息化進程有章可依，有規(guī)可循，這也是高校檔案管理規(guī)范化的應用之義。

第二，人才隊伍問題。在高校檔案化發(fā)展的進程中，缺乏與現(xiàn)代化發(fā)展相適應的復合型管理人才。檔案工作在高校的各項工作中處于基礎(chǔ)性的保障地位，不容易有較為突出的工作成果，任務量大，工作也比較繁雜，這使檔案工作崗位在優(yōu)秀人才的吸引力度上有限，人才隊伍的梯隊建設(shè)有待加強，人員對于信息化的應用能力也需進一步提升。

三、以信息促規(guī)范的意見建議

如何在加速高校檔案信息化的進程中，實現(xiàn)對檔案管理規(guī)范化水平的進一步提升，需要管理人員和具體工作人員加強對工作的改革創(chuàng)新力度的重視程度，在正視我們論述的上述問題的基礎(chǔ)上，從以下三個方面著手改進信息化和規(guī)范化建設(shè)工作。

一是要加大投入，加強相關(guān)的軟硬件設(shè)施建設(shè)。畢竟檔案信息管理必須與計算機、互聯(lián)網(wǎng)等有效結(jié)合，這些是實現(xiàn)高校檔案管理工作信息化的基礎(chǔ)。所謂“巧婦難為無米之炊”，因此，從硬件條件出發(fā)，兼顧軟件建設(shè)，加大經(jīng)費投入，改變基礎(chǔ)設(shè)施的相對陳舊、落后條件是我們進行下一步工作的基礎(chǔ)。

二是建立與實際檔案信息化情況高度匹配的檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理機制，實現(xiàn)檔案的有效管理，特別提高數(shù)字化管理水平。這其中一方面要完善已有的檔案實體管理制度，另一方面要特別針對信息化新增的軟件，如管理軟件、查詢軟件等等盡快出臺相關(guān)的制度性規(guī)定，從而從制度機制上提高高校檔案管理的信息化水平。

三是提高管理人員的綜合素質(zhì)，特別注重培養(yǎng)具有強烈的責任感（特別是保密意識和職業(yè)意識），扎實的計算機知識和檔案管理知識的復合型人才，可以考慮根據(jù)自身實際情況，制定相應的激勵政策，調(diào)動檔案管理人員的積極性和主動性，使他們主動做到知識結(jié)構(gòu)的自我提升，適應現(xiàn)代檔案管理工作。

參考文獻：

[1]關(guān)媛瑞.淺談大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理[J].中國管理信息化，2016，19（20）：179-179.

（作者單位：華北理工大學）