淺談Excel軟件在教學(xué)管理工作中的應(yīng)用

陳立英

【摘 要】Excel是大家較為熟知、應(yīng)用廣泛的電子表格軟件。它可以對各種數(shù)據(jù)進(jìn)行處理、統(tǒng)計(jì)分析、預(yù)算等操作，廣泛地應(yīng)用于財(cái)務(wù)、金融等領(lǐng)域。論文就筆者在教學(xué)管理工作中充分運(yùn)用Excel軟件，高效地完成教學(xué)管理中各項(xiàng)工作的方法進(jìn)行分享。

【Abstract】Excel is a well known and widely used spreadsheet software. It can process， analyze and budget various data， and it is widely used in finance， monetary finance and other fields. In this paper， the author shared the work of teaching management by using Excel software in the teaching management.

【關(guān)鍵詞】Excel軟件；教學(xué)管理；數(shù)據(jù)處理；成績分析

【Keywords】 Excel software； teaching management； data processing； score analysis

【中圖分類號】TP391.13 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）04-0102-02

1 引言

在實(shí)際的教學(xué)管理工作中，大數(shù)據(jù)的使用給我們帶來了極大便利。同時(shí)，我們經(jīng)常會有諸多個(gè)性化、多變性、規(guī)律性較低的工作內(nèi)容需要處理，如對全校不同年級、同類型學(xué)生多個(gè)班級的各科考試成績的匯總分析，全校任課教師課時(shí)量統(tǒng)計(jì)，各項(xiàng)賽事報(bào)名信息的匯總，高考錄取情況分析等。本人多年從事電算化取證課、數(shù)據(jù)庫管理、程序設(shè)計(jì)等課程的教學(xué)工作，對Excel軟件的使用比較熟練，積累了一些有效的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)和使用技巧。

2 Excel軟件在學(xué)生成績匯總分析中的運(yùn)用

我校是首批國家級重點(diǎn)中等職業(yè)學(xué)校，辦學(xué)形式多樣。學(xué)校目前有四大類十幾個(gè)專業(yè)六十多個(gè)班級，累計(jì)四千多名學(xué)生。為了加強(qiáng)教學(xué)管理及考核，了解分析學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，不斷提升教學(xué)水平，對升學(xué)班每次考試的成績進(jìn)行匯總分析是必不可少的。要分別對三個(gè)年級多個(gè)升學(xué)班學(xué)生的四門考試課成績進(jìn)行匯總分析，完全可以借助Excel辦公軟件通過簡單的操作實(shí)現(xiàn)[1]。

下面就以上學(xué)期16級8個(gè)三二升學(xué)班累計(jì)300名左右學(xué)生的語文、數(shù)學(xué)、英語、專業(yè)綜合四門課程的成績匯總分析為例，介紹具體的解決方案。

第一步，導(dǎo)出成績。即將16級8個(gè)三二升學(xué)班的所有學(xué)生（300多人）的四門課程的成績從OA系統(tǒng)中導(dǎo)出到Excel文件（16級三二升學(xué)班期末成績.xls）的第一個(gè)工作表中（母表），導(dǎo)出的內(nèi)容包括學(xué)號、姓名、語文、數(shù)學(xué)、英語、專業(yè)綜合四門課程的成績；

第二步，對導(dǎo)出數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算處理。即使用Sum（）、Average（）、Rank（）等函數(shù)及填充柄的功能分別計(jì)算出每名學(xué)生的總分、每門課程的平均分，及每名學(xué)生的名次（每名學(xué)生的年級排名）；

第三步，生成各班的成績表（子表，分別以各班的班號命名）。利用Excel中跨工作表的數(shù)據(jù)鏈接（即單元格內(nèi)部引用，如sheet2中的A3單元格引用sheet1中C8單元格中數(shù)據(jù)，公式為“A3=sheet1！C8”）、公式填充等功能很快完成8個(gè)班次的成績表，并分別對每個(gè)班的成績表利用第二步的方法，計(jì)算出每個(gè)班各門課程的平均分及每名學(xué)生在本班內(nèi)的名次（每名學(xué)生的班級排名）；

第四步，編制一張各班各門課程的平均分的對比分析表。先根據(jù)班級數(shù)及課程數(shù)編制一張成績對比表，見下圖，然后利用第三步中的方法，從母表中將計(jì)算出的各門課程的總平均分，及每張子表中每個(gè)班每門課程的平均分分別進(jìn)行數(shù)據(jù)鏈接，生成此分析表中第2～5列的數(shù)據(jù)，再用sum（）函數(shù)計(jì)算每個(gè)班語、數(shù)、外三門課程的平均分之和、用rank（）函數(shù)求出每個(gè)班年級排名。為了直觀地顯示各班的成績，可以將數(shù)據(jù)創(chuàng)建成圖表。

通過這樣的一張匯總分析表，對16級8個(gè)升學(xué)班的各門課程的考試情況就一目了然啦。通過簡單的操作，借助Excel軟件大大地提高了工作效率，使過去使人頭痛的工作輕松準(zhǔn)確高效地完成了。

3 利用Excel軟件中數(shù)據(jù)透視表功能進(jìn)行春季高考各院校錄取情況的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析

各區(qū)考試院下發(fā)到每個(gè)學(xué)校春季高考的考生錄取信息，是一個(gè)有關(guān)本?？忌浫⌒畔⒌腅xcel電子表格文件，其中包括考生號、姓名、院校名稱、專業(yè)名稱。面對一張包含幾百名考生錄取信息的表格，學(xué)校想要了解考生被各院校錄取的具體數(shù)據(jù)，就有了一定的難度。Excel中有數(shù)據(jù)庫操作功能：其中之一是分類匯總的方法進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；其二是Excel軟件中統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的強(qiáng)大武器——數(shù)據(jù)透視表。兩種方法比較，前者比較簡單但匯總出來的數(shù)據(jù)布局不能調(diào)整，后者能夠合理設(shè)計(jì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的布局，同時(shí)還可進(jìn)行排序、圖表分析等，所以選擇使用數(shù)據(jù)透視表。它的主要作用在于提高Excel報(bào)告的生成效率，幾乎涵蓋了Excel中大部分的用途，無論是排序、篩選、計(jì)算、函數(shù)等，還可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)透視表報(bào)告的人機(jī)交互

功能。以2017年我校320名14級春季高考錄取的數(shù)據(jù)為例。

數(shù)據(jù)源：321行，4列（考生號、姓名、院校名稱、專業(yè)名稱）的考生錄取數(shù)據(jù)。

對此區(qū)域的數(shù)據(jù)要求匯總出每個(gè)院校招錄的人數(shù)。如果一個(gè)一個(gè)的數(shù)，效率太低，不能保證準(zhǔn)確性。如果用數(shù)據(jù)透視表處理只要1～2min就可以搞定。步驟如下：

第一步，選中原數(shù)據(jù)區(qū)域中任意一個(gè)單元格，單擊“插入”選項(xiàng)卡→“表格”組→“數(shù)據(jù)透視表”命令，進(jìn)入創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的向?qū)В?/p>

第二步，選擇分析的數(shù)據(jù)區(qū)域和放置數(shù)據(jù)透視表的位置。數(shù)據(jù)區(qū)域即為所有學(xué)生的錄取信息（$A$1：$D$321）；透視表的位置可以放在本工作表中，也可以存放在新的工作表中；

第三步，設(shè)置數(shù)據(jù)透視表的布局。即要形成的分析數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)，這是用數(shù)據(jù)透視表的難點(diǎn)，要根據(jù)需要分析的數(shù)據(jù)，將報(bào)表需要篩選的字段分別從“數(shù)據(jù)透視表字段”框拖放到數(shù)據(jù)布局（行字段、列字段、值字段）中，本例是將“院校名稱”字段拖放到行字段、“姓名”字段拖放到值字段；

第四步，更改值字段的匯總方式及其名稱；本例中值字段的匯總方式為”計(jì)數(shù)“，其名稱為”各院校錄取人數(shù)“；

第五步，更改行標(biāo)簽與列標(biāo)簽單元格文字，選中相應(yīng)單元格，點(diǎn)擊編輯框，即可根據(jù)需要改成合適的名稱；

最后，設(shè)置表格格式即可大功告成。

這樣簡單的五步操作，很快就統(tǒng)計(jì)好了所需要的數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)效率和準(zhǔn)確率大幅提升。

4 結(jié)語

Excel電子表格具有非常強(qiáng)大的功能，以上只是通過在兩個(gè)實(shí)際應(yīng)用的案例，簡單的應(yīng)用Excel的部分功能進(jìn)行了分享。希望在求學(xué)道路上的學(xué)子們能夠深入地學(xué)習(xí)Excel軟件，熟知其功能，掌握各項(xiàng)操作，提升自己的工作能力。更希望相關(guān)工作崗位上的同仁們，在工作中不斷的鉆研Excel軟件，探究它的諸多功能，使它為我所用，為大家所有，提高我們的工作效率，降低工作強(qiáng)度，減少工作壓力。其實(shí)在我們經(jīng)常使用的很多熟悉的軟件中隱含著很多簡潔有效的竅門，這些竅門會給我們的工作和生活帶來很多便利，需要我們大家用創(chuàng)新的思維去發(fā)現(xiàn)它、使用它。

【參考文獻(xiàn)】

【1】李峰.Excel函數(shù)在高校財(cái)務(wù)中的運(yùn)用[J]. 中小企業(yè)管理與科技（旬刊）， 2014（3）：102-102.