企業(yè)信息化無紙辦公探討

楊光

信息時代的快捷方便改變了當(dāng)代人們的生活和工作，企業(yè)的發(fā)展也離不開信息化的建設(shè)，要推進(jìn)信息化、無紙化辦公，就要建立完善的企業(yè)信息交流和管理平臺，改變員工的意識，引入并應(yīng)用信息化無紙辦公，提高企業(yè)的工作效益。本文分析了紙質(zhì)化辦公的客觀狀況，并對信息化無紙辦公的意義與優(yōu)勢進(jìn)行探討。

互聯(lián)網(wǎng)是時代進(jìn)步下的偉大成果，其迅速發(fā)展也讓人們的生活發(fā)生巨大的改變。如今，電子信息化的趨勢已經(jīng)到來，信息技術(shù)的力量占據(jù)人們大部分的生產(chǎn)、生活，企業(yè)的發(fā)展要想趕上時代的步伐，不被大環(huán)境所淘汰，就必須要實現(xiàn)自身辦公的信息化，改變資源配置和辦公效率。

另一方面，企業(yè)以往所采用紙質(zhì)化辦公，很大程度上降低了自身發(fā)展的速度，這種浪費資源，增加成本的辦公模式已經(jīng)被時代所淘汰。推行企業(yè)辦公信息化模式，不僅節(jié)約了大量辦公的空間和資源，還能提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，實現(xiàn)資源共享，讓信息進(jìn)行實時溝通，對市場的變化做出及時地反應(yīng)，其是未來企業(yè)發(fā)展的有利保障和基礎(chǔ)。

紙張辦公的客觀現(xiàn)實

就目前來看，部分企事業(yè)單位在日常辦公中依然依賴于紙質(zhì)辦公的形式，辦公所用文件、文檔報表、數(shù)據(jù)等都要耗費大量的紙張打印成冊，大量的工作不僅耗費大量的紙張，還需要依賴于打印機(jī)、墨盒等其他資源，這種辦公方式無疑是不符合當(dāng)前所提倡的環(huán)境保護(hù)理念的，對資源是一種極大的浪費。并且紙質(zhì)化辦公模式限制了信息的廣泛交流，紙質(zhì)化信息以比較刻板、單一的方式為員工提供信息，并且每次都要大量印發(fā)、傳閱才能做到信息的傳遞，其信息傳播速度較慢，且受到空間和時間的限制。

企業(yè)辦公無紙化、信息化的意義

推行辦公無紙化、信息化模式是企業(yè)在當(dāng)前信息化時代的必經(jīng)之路，尤其是在大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢下，僅依靠紙質(zhì)義檔來保存企業(yè)的重要文件和龐大數(shù)據(jù)是一種十分低效的方式。而辦公無紙化能大大提高企業(yè)辦公的效率，以一種快捷方便的傳遞方式傳遞信息，節(jié)省大量時間，并且無紙化辦公節(jié)約了大量資源和資金投入，以一種節(jié)約環(huán)保的狀態(tài)辦公，使辦公環(huán)境更加消潔綠色。另一方面，無紙化、信息化辦公最大的優(yōu)勢在丁對信息的處理更加靈活多樣，通過數(shù)字化、多媒體、網(wǎng)絡(luò)等多種方式來實現(xiàn)信息交流和資源共享（圖1），從而大幅度提高工作效率，滿足人們的快節(jié)奏T作和牛活需要。

推進(jìn)企業(yè)無紙化、信息化的策略

企業(yè)進(jìn)行無紙化辦公建設(shè)，可以為企業(yè)提供一個更方便的內(nèi)部信息交流平臺，并且突破了時間和空間的限制，實現(xiàn)異地辦公，遠(yuǎn)程會議等；節(jié)約了大量時間，加快文件流轉(zhuǎn)時間，提高了辦公的效率。

加強(qiáng)信息化辦公的宣傳應(yīng)用。目前，并不是所有企業(yè)都可以實現(xiàn)信息化辦公，所以為了普及這一辦公模式，為所有企業(yè)的發(fā)展帶來幫助，就要加大宣傳力度。通過讓企業(yè)實際應(yīng)用這一模式，來體會無紙化辦公模式的優(yōu)勢。通過調(diào)查，部分企業(yè)十分關(guān)注無紙化辦公在實行過程中的安全性和規(guī)范性問題，針對這些質(zhì)疑，相關(guān)人員要在宣傳過程中對其重點解釋，從而引導(dǎo)企業(yè)管理者對信息化辦公有一個全面、客觀的了解和認(rèn)識，以便于做到全面推廣應(yīng)用。

增強(qiáng)員工信息化辦公及環(huán)保意識。通過調(diào)奩可以發(fā)現(xiàn)，所述員工對信息化辦公的接受度不高，并不是因為信息化、無紙化辦公不如紙質(zhì)化辦公，只是員工意識還沒有發(fā)生轉(zhuǎn)變，還沒有體會到信息化無紙辦公的優(yōu)點和便捷之處，所以要培養(yǎng)員工信息化辦公的意識和環(huán)保意識，讓員工切實體會信息化物質(zhì)辦公的好處，明確信息化無紙辦公的地位和價值，以及未來企業(yè)辦公的發(fā)展趨勢，讓員工轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念。另外，要加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)，新的辦公方式不一定被所有人接受，很多員工對電子化室的操作并不是很熟練，所以要通過培訓(xùn)才能確保員工具有信息化辦公的能力?？傊?，要讓員工增強(qiáng)無紙化辦公意識的同時，保證所有員工都掌握辦公無紙操作的技術(shù)，才能確保整體辦公效率的提高。

完善管理機(jī)制。企業(yè)無紙化、信息化辦公要建立相關(guān)的制度，對信息化工作流程進(jìn)行規(guī)范，確定電子文檔的法律效力。針對當(dāng)前復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，要通過完善的制度對信息化辦公進(jìn)行規(guī)范化，確保企業(yè)信息安全，所以信息安全管理尤為重要，要設(shè)置有法律效力的保護(hù)機(jī)制來進(jìn)行保護(hù)和監(jiān)管，保證企業(yè)無紙化、信息化辦公的安全性和穩(wěn)定性。

消除企業(yè)信息孤島。紙質(zhì)化辦公會出現(xiàn)資料和數(shù)據(jù)的大量囤積問題，若公司資源還沒有實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，那么共享平臺的缺失很容易導(dǎo)致資源和數(shù)據(jù)得不到充分的利用。并且，傳統(tǒng)的人工和紙質(zhì)記載方式很容易出現(xiàn)信息孤島。因此開展辦公無紙化模式，建立公司管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、辦公系統(tǒng)等，可以通過網(wǎng)絡(luò)共享平臺實現(xiàn)資源的有效利用，節(jié)約辦公時間，同時減少工作量，保證數(shù)據(jù)和資料更加精確，消除企業(yè)信息孤島。

企業(yè)無紙辦公是順應(yīng)時代發(fā)展趨勢的必經(jīng)之路，這種辦公模式已經(jīng)被越來越多的企業(yè)所采用，但是想要被普及和廣泛應(yīng)用，還需要經(jīng)歷一些挑戰(zhàn)。另一方面，企業(yè)在采用信息化無紙辦公時要綜合考慮利弊，整體規(guī)劃，從長遠(yuǎn)發(fā)展的角度為企業(yè)考慮。另外，在制度和法律的保護(hù)下，企業(yè)信息化平臺的確會給企業(yè)辦公帶來巨大的利益，但是切不可在制度和系統(tǒng)不完善的情況下去盲目效仿別的企業(yè)，而是要做全面考慮和完善的計劃，扎實推進(jìn)，從而促進(jìn)自身的持續(xù)發(fā)展。