檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺(tái)的建立與應(yīng)用

楊卉

摘 要 檔案是人類的記憶。一份文件從起草到最終進(jìn)入檔案庫(kù)房，它都經(jīng)歷過(guò)怎樣的修改、流轉(zhuǎn)、分發(fā)、辦理過(guò)程。這份文件歸檔以后，是一直默默無(wú)聞，還是會(huì)被人反復(fù)查閱。這些看似無(wú)關(guān)緊要的數(shù)據(jù)，卻真實(shí)地記錄了一份檔案的生命。如果我們能夠獲取并記錄這些數(shù)據(jù)，那么是不是將會(huì)更加便捷有效地進(jìn)行檔案管理？當(dāng)我們不再關(guān)注內(nèi)容本身的時(shí)候，或許能夠看到比內(nèi)容本身更有趣的內(nèi)容。這就是檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺(tái)建立與應(yīng)用的最初設(shè)想。

關(guān)鍵詞 檔案管理；信息系統(tǒng)；公文流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)應(yīng)用

中圖分類號(hào) G2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708（2018）209-0106-03

1 檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺(tái)概述

如果給你一間中小型的檔案室，你會(huì)怎么管理？還在使用傳統(tǒng)的檔案信息管理方式嗎？盡管傳統(tǒng)的檔案信息管理方式已經(jīng)非常成熟：檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立完善、電子版檔案存儲(chǔ)進(jìn)電腦系統(tǒng)、完整的文件批示及所附來(lái)文等，你想要的全部都能在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)里找到。可為什么你還是會(huì)對(duì)著電腦屏幕發(fā)呆，悵然若失的對(duì)檔案管理人員說(shuō)，這不是我想要的？你究竟想要什么？

當(dāng)一份通知、批復(fù)或是決定、意見(jiàn)被起草出來(lái)，并印發(fā)成為一份格式標(biāo)準(zhǔn)的文件時(shí)，它就注定了要成為一份承載歷史的檔案的命運(yùn)。如果你能通過(guò)掃描二維碼的方式得知這份檔案的前世今生，你是不是就不會(huì)再對(duì)著查閱電腦冥思苦想當(dāng)時(shí)的辦理過(guò)程了。檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺(tái)就是要做這樣一件事：從一份檔案的出生、登記、辦理、印發(fā)、直到歸檔，記錄下它進(jìn)入檔案庫(kù)房前詳盡的流轉(zhuǎn)過(guò)程，盡可能還原給后來(lái)查閱它的人。你不僅僅能夠知曉它的內(nèi)容，也能知道它曾經(jīng)去過(guò)什么地方，見(jiàn)過(guò)什么人，最終交給了誰(shuí)，去了哪里。這個(gè)系統(tǒng)解決的不是“是什么”的問(wèn)題，而是“為什么”的問(wèn)題。

檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺(tái)是一個(gè)基于公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，收納、采集、分析并最終記錄數(shù)據(jù)的管理平臺(tái)。該平臺(tái)通過(guò)公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的源數(shù)據(jù)建立自己的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，從而對(duì)檔案在公文流轉(zhuǎn)時(shí)期的信息進(jìn)行系統(tǒng)管理的優(yōu)化平臺(tái)。從而為查找檔案人員提供更加完整的數(shù)據(jù)支持和流轉(zhuǎn)追蹤記錄。

2 檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺(tái)技術(shù)基礎(chǔ)

2.1 信息管理系統(tǒng)軟件

信息管理系統(tǒng)軟件是基于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA，Office Automation）的數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)。信息管理系統(tǒng)的主要任務(wù)就是對(duì)采集來(lái)的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，以轉(zhuǎn)換成為有用的信息。其最終目的是將計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理成可識(shí)別的信息結(jié)果。例如我們可以在文件最初的生成階段采用條形碼技術(shù)將文件初始擬稿人數(shù)據(jù)寫入，隨著文件的修改、流轉(zhuǎn)到最終印制、分發(fā)，在這個(gè)過(guò)程中通過(guò)信息管理系統(tǒng)掃碼的辦法不斷地增加新的數(shù)據(jù)寫入。由此便能夠在文件流轉(zhuǎn)的過(guò)程中及時(shí)追蹤文件的去向以及辦理進(jìn)程。當(dāng)這個(gè)文件完成了使命辦結(jié)歸檔以后，我們依然可以通過(guò)信息管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行掃碼查詢，并將查詢記錄進(jìn)行數(shù)據(jù)寫入。根據(jù)查詢數(shù)據(jù)情況建立檔案查詢數(shù)據(jù)庫(kù)。當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)積累到一定階段，可以采用在大數(shù)據(jù)分析樣本結(jié)果。根據(jù)分析結(jié)果得出哪類文件查詢次數(shù)高，而哪類文件查詢次數(shù)少或極少。從而進(jìn)一步優(yōu)化檔案保管期限的選擇。

2.2 數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)

數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)據(jù)組織層次中的最高級(jí)別。數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)是指管理數(shù)據(jù)庫(kù)的技術(shù)，在檔案信息管理系統(tǒng)中，是最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)組織架構(gòu)。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)分類、提取、分析等操作獲取相關(guān)信息。實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效利用。

例如在收文環(huán)節(jié)中，我們以每一個(gè)文件的信息作為數(shù)據(jù)庫(kù)的基本數(shù)據(jù)構(gòu)成原始數(shù)據(jù)庫(kù)。其中，每一個(gè)文件的每一條流轉(zhuǎn)信息作為該文件的子數(shù)據(jù)庫(kù)。發(fā)文也是如此。文件歸檔時(shí)，它在收文或發(fā)文環(huán)節(jié)中的基本數(shù)據(jù)要進(jìn)行再分類，按照檔案的分類方式進(jìn)行重新組合。但每一個(gè)文件所附帶的流轉(zhuǎn)信息作為子數(shù)據(jù)庫(kù)將繼續(xù)跟隨這個(gè)文件進(jìn)行分類。在文件歸檔以后，產(chǎn)生的查詢數(shù)據(jù)同樣也可以通過(guò)條碼寫入該文件的查詢子數(shù)據(jù)庫(kù)。如此針對(duì)每一個(gè)文件建立流轉(zhuǎn)子數(shù)據(jù)庫(kù)和查詢子數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而對(duì)這個(gè)文件實(shí)現(xiàn)從起草至歸檔的全部流轉(zhuǎn)查詢追蹤記錄。做到除了文件內(nèi)容，我們還能看到文件的辦理過(guò)程。以此實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的跟蹤、監(jiān)控以及統(tǒng)計(jì)的功能。

2.3 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)

當(dāng)檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺(tái)搭建好以后，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行對(duì)接。將每一個(gè)環(huán)節(jié)處理者作為數(shù)據(jù)源中的對(duì)象進(jìn)行屬性分類。例如我們可以規(guī)定任何一個(gè)人都可以是文件的擬稿人，但只有張三是文件的初核對(duì)象，那么掃描到張三處的文件就是進(jìn)行初核操作，我們可以在流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中固定備注為“初核”。我們通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性，可以讓一個(gè)單位內(nèi)使用檔案信息管理系統(tǒng)的人看到該文件正在張三處進(jìn)行初核，以此類推每一個(gè)環(huán)節(jié)。

3 檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺(tái)的建立

在辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)中生成條碼，該條碼相當(dāng)于這個(gè)文件的身份證，它具有唯一性和單向性。系統(tǒng)通過(guò)掃描條碼來(lái)轉(zhuǎn)出或轉(zhuǎn)入文件，每一次掃描都由數(shù)據(jù)庫(kù)記錄去向數(shù)據(jù)，建立文件辦理流程圖，根據(jù)流程圖建立單個(gè)文件的子數(shù)據(jù)。

在文件實(shí)體之間的聯(lián)系存在3類：一對(duì)一、一對(duì)多、多對(duì)多。一對(duì)一是指從一個(gè)實(shí)體到另一個(gè)實(shí)體的聯(lián)系，例如張三起草文件后轉(zhuǎn)給李四進(jìn)行初核。一對(duì)多是指一個(gè)實(shí)體到多個(gè)實(shí)體的聯(lián)系，例如文件印發(fā)后，分送多個(gè)單位。多對(duì)多是指多個(gè)實(shí)體到多個(gè)實(shí)體之間的聯(lián)系，例如多個(gè)單位就一件事項(xiàng)發(fā)備案函流轉(zhuǎn)至張三處，張三回復(fù)多個(gè)單位不同數(shù)據(jù)的復(fù)函。

首先，我們建立文件流轉(zhuǎn)流程圖（見(jiàn)圖1）。

圖1中的收文（A）和發(fā)文（B），經(jīng)過(guò)一系列的流轉(zhuǎn)、簽發(fā)最終履行檔案這個(gè)職能。在無(wú)關(guān)聯(lián)時(shí)，作為獨(dú)立檔案進(jìn)行歸檔。在有關(guān)聯(lián)時(shí)，如圖中發(fā)文（B）是依據(jù)收文（A）起草時(shí)，則A和B應(yīng)當(dāng)作為一件檔案進(jìn)行歸檔。但AB兩個(gè)文件之間是能夠互相轉(zhuǎn)換的。一個(gè)單位簽發(fā)的發(fā)文（B）即是另一個(gè)單位的簽收的收文（A）。故而在歸檔的時(shí)候，我們將發(fā)文（B）作為檔案主體。其流轉(zhuǎn)追蹤記錄也應(yīng)當(dāng)是以發(fā)文（B）作為主要依據(jù)。

根據(jù)流程建立基本數(shù)據(jù)庫(kù)（表1），再根據(jù)單個(gè)文件建立子數(shù)據(jù)庫(kù)（表2、表3）。

由此可以看出，在表2當(dāng)中，“李四”是該單位辦公室公文流轉(zhuǎn)人員。在表3當(dāng)中，“王五”在1月3日借出該件而并未歸還。在有數(shù)據(jù)追蹤依據(jù)的情況下，我們能夠輕易獲得文件定位，對(duì)于辦公室工作的開(kāi)展，有極大幫助。而留下的數(shù)據(jù)又可以加以利用分析，進(jìn)而改進(jìn)工作方式，提高工作效率。這種做法就是將公文流轉(zhuǎn)及檔案管理的全過(guò)程進(jìn)行數(shù)據(jù)化。而數(shù)據(jù)化的結(jié)果是將我們想要的以及不想要的全部數(shù)據(jù)都記錄下來(lái)。我們?cè)谔崛⌒畔⒌臅r(shí)候，需要將數(shù)據(jù)進(jìn)行選擇去除那些無(wú)用數(shù)據(jù)。

但如果我們?cè)诜治鲂畔⒌臅r(shí)候，則可以利用全部數(shù)據(jù)進(jìn)行深入挖掘，從而發(fā)現(xiàn)更多有趣的相關(guān)關(guān)系。正如《大數(shù)據(jù)時(shí)代》中所說(shuō)：大數(shù)據(jù)時(shí)代開(kāi)啟了一場(chǎng)尋寶游戲，而人們對(duì)于數(shù)據(jù)的看法以及對(duì)于由因果關(guān)系向相關(guān)關(guān)系轉(zhuǎn)化時(shí)釋放出潛在的價(jià)值態(tài)度，正是主宰這場(chǎng)游戲的關(guān)鍵[1]。

4 檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺(tái)的實(shí)踐與應(yīng)用

4.1 檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺(tái)與移動(dòng)終端的連接

當(dāng)我們?cè)陔娔X終端上建立起了一個(gè)檔案信息管理系統(tǒng)并利用它收集和分析數(shù)據(jù)時(shí)。或許我們還可以考慮把它通過(guò)App或微信公眾號(hào)平臺(tái)等方式移植到手機(jī)移動(dòng)終端上面。當(dāng)我們想要獲取一份檔案數(shù)據(jù)時(shí)，只需要?jiǎng)觿?dòng)手指就可以快速檢索到它，并看到它曾經(jīng)的流轉(zhuǎn)記錄和現(xiàn)在的借閱記錄。如果剛好趕上你要借閱的檔案不在庫(kù)房時(shí)，還能夠看到它究竟去了哪里，被誰(shuí)借走了。你也可以在數(shù)據(jù)庫(kù)中直接調(diào)取電子版的檔案內(nèi)容，極大地降低了檔案利用成本，提高了檔案的利用價(jià)值，同時(shí)還節(jié)約了檔案庫(kù)房管理的人力成本。

4.2 檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺(tái)的應(yīng)用與推廣

在未來(lái)，真正的無(wú)紙化辦公時(shí)代即將來(lái)臨。但我相信檔案仍然會(huì)以紙質(zhì)的形式長(zhǎng)期存在。那么檔案數(shù)據(jù)的獲取、追蹤和管理將顯得尤為重要。尤其是關(guān)系到改革、變遷等重大事件時(shí)，檔案的重要性也就更加凸顯。利用檔案信息管理系統(tǒng)高效便捷的處理和分析數(shù)據(jù)，能夠?yàn)闄n案管理提供更科學(xué)簡(jiǎn)便的途徑。

這種獲取和利用數(shù)據(jù)的方式同樣適用于圖書音像資料及其他數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)追蹤領(lǐng)域的管理。用以提高那些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的價(jià)值。未來(lái)將會(huì)是信息化高度發(fā)達(dá)的時(shí)代，掌握信息就是掌握數(shù)據(jù)，掌握了數(shù)據(jù)，加以分析和利用，才能創(chuàng)造出更好的未來(lái)。

參考文獻(xiàn)

[1]維克托.邁爾-舍恩伯格肯尼思.庫(kù)克耶著大數(shù)據(jù)時(shí)代[M].盛楊燕，周濤，譯.杭州：浙江人民出版社，2013.