醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)建設效益評估

■馬媛

一、醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)效益評估

醫(yī)院檔案信息化是將傳統(tǒng)的以面向實體保管為主的檔案管理模式向以實體的數(shù)字化信息為主、向社會不特定群體提供服務的管理模式轉變。其信息化管理業(yè)務流程包括符合醫(yī)院檔案業(yè)務規(guī)則的數(shù)據(jù)庫和執(zhí)行各類檔案業(yè)務歸類操作的信息化后臺歸類業(yè)務處理端群（見圖1）。

圖1醫(yī)院檔案管理信息化總體業(yè)務流程

醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)效益評估是指通過科學、合理的評估原則和方法，對一定時期內(nèi)醫(yī)院檔案信息資源建設、運行情況及其成效等進行定性和定量分析，據(jù)此作出真實、客觀的綜合評價。效益評估是檔案信息工作的一項重要組成部分，通過必要的評估能夠及時了解檔案信息系統(tǒng)建成完成后，系統(tǒng)中的檔案信息資源在獲取、組織、開發(fā)等環(huán)節(jié)存在的問題，并有針對性的提出解決對策。此外，通過信息系統(tǒng)效益評估能夠總結經(jīng)驗和教訓，為后期的信息資源建設提供可供參考和經(jīng)驗借鑒，能夠幫助檔案部門準確定位其核心資源和競爭力，為檔案部門信息資源建設指明了發(fā)展方向，提升了信息資源建設質量和效果具有積極效果。

二、醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)效益評估體系

醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)是檔案信息收集、加工、傳輸數(shù)字檔案信息資源的專門的信息系統(tǒng)，是由多個相互聯(lián)系的檔案信息及其組織體系組成。醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)功能包括數(shù)據(jù)輸入、輸出、整理，業(yè)務管理和系統(tǒng)維護等組成。評估體系由醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)建設成本指標體系和效益評估指標體系共同組成。

1.醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)建設成本指標

（1）直接成本（客觀指標）。醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)建設成本主要包括硬件、軟件、網(wǎng)絡、運營、維護、咨詢、工資成本組成。1）硬件成本：醫(yī)院檔案信息化建設所需的必備的計算機、服務器、數(shù)碼相機、掃描儀、光盤等費用成本。2）軟件成本：檔案應用軟件及與其應用相關的各種軟件成本。3）網(wǎng)絡成本：醫(yī)院檔案信息化建設中開發(fā)的局域網(wǎng)、門戶網(wǎng)等過程中所產(chǎn)生的網(wǎng)絡成本費用，包括域名、布線、交換器等費用。4）維護成本：檔案信息系統(tǒng)的運營維護過程中所產(chǎn)生的電費、網(wǎng)絡接入費、系統(tǒng)更新、緊急備份等成本費用。以及保障檔案信息系統(tǒng)的安全性，而需要購置的殺毒軟件等相關費用。5）咨詢成本：檔案信息軟件開發(fā)后常還需要組織相關人員進行培訓，專家或咨詢公司提供的專業(yè)輔導等成本費用。6）工資成本：檔案信息系統(tǒng)的運行和應用離不開人才隊伍的保障，由此所產(chǎn)生的人員工資、津貼等費用成本。

用C表示醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)建設成本，上述5項成本的總和可以表示為

（2）間接成本（半客觀指標）。間接成本通常是指半客觀指標，該指標的數(shù)據(jù)常常是由經(jīng)驗計算或比對所獲取。如，檔案信息資源的下載成本，只有結合檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫成本及下載的實際情況進行估算才能得出。在實際評估中，醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)的間接性成本主要是隱含在項目活動中的一些成本，是由技術性成本與管理性成本指標組成，約占全部成本的二成左右。無論評估技術性間接成本還是管理性間接成本，其成本的計算方法其中α根據(jù)經(jīng)驗取值，通常為0.2左右。

2.檔案信息系統(tǒng)效益評估

效益種類繁多，為做好定量化評價，選取經(jīng)濟效益和社會效益兩個方面評估檔案信息系統(tǒng)效益。

（1）用戶人均服務成本。檔案信息系統(tǒng)建成投入應用后，檔案系統(tǒng)的應用部門會在一個財政決算年度內(nèi)列出相應的系統(tǒng)用戶支出費用。如醫(yī)院的病案檔案信息系統(tǒng)，每年初都會有根據(jù)上一年度該院患者病案數(shù)量作出病案信息系統(tǒng)應用費用支出預算?；谕瑯映杀厩樾蜗?，服務的用戶數(shù)量越大，用戶人均服務成本就越低，說明該檔案信息系統(tǒng)的服務范圍越廣，社會效益和經(jīng)濟效益就越大。

（2）用戶滿意度。檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)后，用戶會基于該系統(tǒng)的實際應用作出系統(tǒng)功能、質量及服務等方面的綜合性評價。用戶滿意度評價通常可以通過問卷調查，如設置“好”、“較好”、“一般”、“差”等次，賦予每個等次一定的權重，從而計算出相應的滿意度數(shù)值。數(shù)值越大，用戶的滿意度越高，反之，則滿意度越低。

（3）功能完整性評價。用戶基于檔案信息系統(tǒng)的應用，對該系統(tǒng)為其提供檢索、瀏覽、下載、拷貝等適用度的一種評價。作為半經(jīng)驗性指標，比照滿意度的形式，通過問卷調查，賦予各個系統(tǒng)功能的一定數(shù)值權重，計算得分。得分結果越高，說明該檔案系統(tǒng)功能的開發(fā)越完整，反之，則不夠完整，應注重及時補充和完善。

（4）系統(tǒng)使用率。檔案信息系統(tǒng)應用后，目標時間段內(nèi)用戶在使用該檔案系統(tǒng)的平均檔案信息量與檔案信息系統(tǒng)所提供的總的檔案信息資源之間的比率。這一使用率指標反映的是用戶基于檔案信息系統(tǒng)提供的信息資源的利用是否能夠滿足其現(xiàn)實需要，是一項重要的評價指標。若比率越低，說明系統(tǒng)中所提供的檔案信息資源的價值性不高，當然，這一指標還受到檔案系統(tǒng)所提供的總的檔案信息量有關。

三、醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)效益評估模型及應用

基于醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)的效益評估，結合成本效益指標，分別構建相應的效益評估模型。

1.用戶人均服務成本。設人均服務成本為C，則用戶人均服務成本就為A/((B/C)×D)。式中，A：一個財政年度內(nèi)的檔案信息系統(tǒng)運行等各項費用之和。B：目標用戶群中選擇使用過該檔案信息系統(tǒng)的人數(shù)。C：目標用戶群眾中選取一定數(shù)量的用戶樣本總人數(shù)。D：目標用戶群總人數(shù)。如：某單位開發(fā)的人事檔案管理信息系統(tǒng)在一個財政決算年度發(fā)生的總費用為50000元。該系統(tǒng)的目標用戶人群D是10000人，評估該系統(tǒng)效益時，隨機抽取調查C：100人，使用過該系統(tǒng)的為B：70人。那么該檔案信息系統(tǒng)的用戶人均服務成本就是C=A/((B/C)×D)=50000/（70/100×10000）=7.14元。

2.用戶滿意度。該檔案信息系統(tǒng)投入到應用中，用戶對該系統(tǒng)所能提供的功能、質量及服務方面的滿意度，也為后期系統(tǒng)的完善提供現(xiàn)實依據(jù)?？梢酝ㄟ^問卷調查的方式，從系統(tǒng)的易用性、信息質量、界面友好性等設置多個問題，并賦予每個問題相應的評價分數(shù)，例如“易用性”方面分別賦予“滿意”、“基本滿意”、“不滿意”三個等級對應 5、4、3 三分。用戶滿意度為 S，S=A/B，式中，A為所有用戶群回答問卷數(shù)值之和；B為樣本用戶群人數(shù)。如，隨機選取使用該檔案信息系統(tǒng)20人進行“易用性”調查，20分回答的分值分別為 5、5、3、3、4……，數(shù)值之和為 85，那么，該檔案信息系統(tǒng)的用戶滿意度即為85/20,4.25分。略高于“基本滿意”的范疇。

3.功能完整性評估。檔案信息系統(tǒng)功能的完整性是其建設成效的重要指標，也是判斷后期是否需要進一步維護的重要依據(jù)，也是發(fā)揮檔案信息系統(tǒng)、創(chuàng)造經(jīng)濟效益和社會效益的重要前提。具體評估時，根據(jù)該系統(tǒng)的檢索、瀏覽、下載、拷貝等功能為目標，賦予其一定的數(shù)值和權重，數(shù)值則可以“1”表示有為，“0”表示無為，鑒于系統(tǒng)中的各個功能的應用頻次的不同，即重要性的差異，再賦予其一定的權重，權重值屬半客觀性指標，結合經(jīng)驗和客觀分析，計算綜合得分。

4.系統(tǒng)使用率。就是信息化檔案系統(tǒng)開發(fā)后，在目標時間段內(nèi)用戶使用該檔案信息系統(tǒng)的平均檔案信息量與檔案信息系統(tǒng)中提供的總的檔案信息資源比率。使用率用

式中：E(X)表示隨機變量的期望，在目標時間段里檔案信息資源的每天使用量之和。K表示目標時間段的天數(shù)，Z為檔案信息資源的總量，在目標時間段內(nèi)，假設檔案信息資源總量不變，若有變化，則可以選擇期望值（平均值）。

此外，除了上述四種信息化評估效益外，還有系統(tǒng)的可用性效益評價，即：一個目標時間段里，檔案信息系統(tǒng)的正?？捎锰鞌?shù)（扣除因軟件升級、更新、故障以及其他因素導致的系統(tǒng)不能使用的天數(shù)）；數(shù)據(jù)可得性效益評價，即，檔案信息系統(tǒng)所提供的、能夠有效利用的數(shù)據(jù)量/檔案信息系統(tǒng)信息資源數(shù)據(jù)總量。

結語

綜上，檔案信息系統(tǒng)開發(fā)應用中，要結合系統(tǒng)的評價指標，實時進行相應的效益評估，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)功能開發(fā)及應用情況，并給予不斷的完善，實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)開發(fā)的預期目標。

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