眾創(chuàng)空間示范基地建設(shè)的項目管理研究

陳春冬

引言

項目管理是把各種知識、技能、工具和方法應(yīng)用在項目活動中，使項目利用有限的資源就能實現(xiàn)項目目標。在項目管理過程中，需要整體把控項目的成本、質(zhì)量、范圍和時間，當一個項目較為復(fù)雜時，很多因素會相互影響可能導(dǎo)致項目無法保質(zhì)保量按時完成，此時項目管理的重要性就更加突顯出來。下文以上海市農(nóng)業(yè)科學(xué)院眾創(chuàng)空間示范基地建設(shè)項目為例，對項目建設(shè)過程中的項目管理內(nèi)容進行研究。

該項目中的項目組織和管理內(nèi)容包括全面組織院基建項目工程從立項、可行性研究、報批、布局設(shè)計、報建、施工、招投標、預(yù)決算、施工管理、協(xié)調(diào)資源、竣工驗收等，對工程的進度、造價、質(zhì)量、合同、文檔和信息進行全過程的控制與管理。項目建設(shè)完成后可在上海市農(nóng)業(yè)科學(xué)院內(nèi)營造一種大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新的良好環(huán)境和氛圍，為創(chuàng)客提供完備的科研場所及研發(fā)設(shè)備，便于創(chuàng)客更好地開展和進行農(nóng)業(yè)資源的高效利用的研究及應(yīng)用，還有在農(nóng)業(yè)高效種養(yǎng)、農(nóng)業(yè)面源污染治理、農(nóng)業(yè)設(shè)施與裝備智能化等領(lǐng)域的技術(shù)創(chuàng)新及應(yīng)用。

1 項目概況

該項目占地26019m2。擬新建GSW8440型大棚16096m2，新建道路2732m2，新建排水溝816m，配套新建信息化系統(tǒng)1項、室外不銹鋼配電箱1套、灌溉首部設(shè)備1套及綠化2512m2。項目主體工程為GSW8440型連棟大棚的建設(shè)（該連棟大棚型號是升級版），由于現(xiàn)場的場地和基礎(chǔ)條件有限，對標準化布置布局、溫室的組成部分及技術(shù)要求都存在困難，但最終通過技術(shù)團隊、領(lǐng)導(dǎo)小組和項目團隊反復(fù)溝通確認了設(shè)計方案并實施，順利地完成了該項目。

2 項目管理過程

項目管理過程由項目團隊實施，一般分為兩大類型：面向管理的過程和面向產(chǎn)品的過程。面向管理的過程就是項目管理過程，該過程包括五個項目過程組：啟動過程組、規(guī)劃過程組、執(zhí)行過程組、監(jiān)控過程組和收尾過程組[1]。任何項目都必須執(zhí)行這五個過程組，每一個子項目或者相關(guān)系統(tǒng)都要執(zhí)行全部的五個過程組，其中規(guī)劃過程組的內(nèi)容最多，在該階段若規(guī)劃得越詳細對面的執(zhí)行和監(jiān)控階段都十分有利。下面依次對項目管理過程中的五個項目過程組進行分析：

2.1 啟動過程組

在啟動過程組時我們需要明確項目的干系人有哪些，確定其需求，確定項目的目標，并且初步確定項目各階段執(zhí)行的先后順序和范圍說明。同時要進行項目立項、可行性研究、報批等操作，授權(quán)項目團隊對項目進行管理，項目管理團隊通過對項目干系人的需求進行管理并施加影響，確保項目進展成功。

2.2 規(guī)劃過程組

在規(guī)劃過程組中，我們要多方面考察備選方案，經(jīng)過各方技術(shù)及管理人員溝通討論后確認最終方案，確保最終方案能夠?qū)崿F(xiàn)項目干系人想要達到的目標，因此在確定方案之前應(yīng)該首先定義項目范圍，之后制定工作分解結(jié)構(gòu)，再制定項目進度計劃表和成本估算。

2.2.1 定義項目范圍

一般的項目范圍定義內(nèi)容可以包括項目目標（工期）、成本、交付物、變更控制、制定工作分解結(jié)構(gòu)等[2]。例如在上海市農(nóng)業(yè)科學(xué)院眾創(chuàng)空間示范基地建設(shè)中，首先確定了項目名稱：上海市農(nóng)業(yè)科學(xué)院眾創(chuàng)空間示范基地建設(shè)項目；交付物：新建GSW8440型大棚16096m2，新建道路2732m2，新建排水溝816m,，配套新建信息化系統(tǒng)1項、室外不銹鋼配電箱1套、灌溉首部設(shè)備1套及綠化2512m2；投資金額：本項目總投資為710.06萬元。管理范圍：主體工程（GSW8440型大棚）、道路、排水溝、電纜、配電箱、信息化視頻系統(tǒng)、灌溉系統(tǒng)、綠化。

2.2.2 制定工作分解結(jié)構(gòu)

確定了項目范圍后，需要從眾多備選方案中選出最終方案，該方案通過技術(shù)團隊、領(lǐng)導(dǎo)小組和項目團隊共同研究確定[3]。之后盡可能的細化項目目標，便于后續(xù)對項目的每個模塊進行有效監(jiān)督。例如上海市農(nóng)業(yè)科學(xué)院眾創(chuàng)空間示范基地建設(shè)的設(shè)計方案里包括項目主體的建設(shè)規(guī)模及布局、溫室的組成部分、道路、排水溝、電纜、配電箱、信息化視頻系統(tǒng)、灌溉系統(tǒng)、綠化，將一個項目分解成多個項目模塊來進行實施和監(jiān)督管理。如在規(guī)劃整體布局中明確了各溫室規(guī)格、大棚結(jié)構(gòu)參數(shù)頂高、跨度、間距、肩高等，還包括溫室排列方向、大棚性能參數(shù)等，給出了GSW8440型連棟大棚的示意圖，如圖1所示。

圖1 GSW8440型連棟大棚示意圖

在溫室的組成部分描述中，進一步細化了項目目標和技術(shù)要求，確定GSW8440溫室主要由基礎(chǔ)、主體鋼結(jié)構(gòu)、電動卷膜天窗、手動卷膜側(cè)窗、內(nèi)保溫幕簾系統(tǒng)、雨水排放系統(tǒng)、道路、門，覆蓋材料、配電系統(tǒng)、外遮陽系統(tǒng)等組成。

2.2.3 制定項目進度計劃

在制定項目進度計劃時需要的時間制約因素包括項目正式啟動和強制性結(jié)束日期及項目干系人提出的一些關(guān)鍵時間節(jié)點[4]。明確了時間制約因素后，根據(jù)項目所需進行的活動清單、活動所需資源、活動歷時估算等信息，利用相關(guān)進度分析技術(shù)和工具制定出項目進度計劃。較為常用的有關(guān)鍵路徑法，該方法同時從正向反向兩個方面對項目進度進行分析，計算項目理想狀況時（不考慮資源限制）的最短和最長耗時。如果在制定項目進度計劃時，預(yù)先設(shè)定的時間計劃不能達到項目干系人的要求，或者突然發(fā)生了項目范圍的變化等情況，需要對項目進度進行壓縮，通常有兩種有效方法：趕工和快速跟進。趕工，顧名思義，增加部分人工成本的投入來縮減項目完成所需的時間，需要衡量成本和進度的重要性；快速跟進則是通過將原本計劃先后執(zhí)行的活動，同步并行來減短項目耗時，此方法可能造成項目完成質(zhì)量不高出現(xiàn)返工的情況，需要謹慎考慮。項目進度計劃表有很多種形式可以來表示，比如摘要剪短的形式或者詳細描述來表示，常見的形式有甘特圖和帶有時間點的項目網(wǎng)絡(luò)圖等。

2.2.4 進行項目成本估算

在進行項目成本估算之前，項目管理團隊應(yīng)該先制定成本管理計劃。在進行成本估算時，需要考慮在市場中不同條件不同條款下得到服務(wù)、產(chǎn)品的不同。具體進行項目成本估算的工具和技術(shù)有很多種：類比估算法是通過參照已完成的類似項目的成本進行估算，一般針對項目類型相同、項目內(nèi)容也近似的成本估算可以用到，否則由于信息量較少，可能與實際成本產(chǎn)生較大誤差；通過報價單或者商業(yè)數(shù)據(jù)庫來獲取成本信息，從而進行項目成本估算；通過物料清單法來進行項目成本估算，將每一個環(huán)節(jié)、細小的模塊所耗費的成本自下而上的匯總，即可得到較為精準的成本估算，這種方法也便于項目跟蹤和管理；項目管理軟件來進行估算，輸入信息后可通過表格或者軟件的形式自動生成。

2.2.5 進行項目溝通管理

與項目管理的其他方面相比較，項目溝通管理是項目管理所需掌握的軟技能中最重要的一點，其耗時和需要消耗的精力最多，對項目的影響力也最大。項目溝通管理包括四個部分：溝通規(guī)劃、信息發(fā)布、績效報告和干系人管理，在進行項目溝通規(guī)劃時，我們需要與干系人確定溝通方式，何時何地、出具什么形式的報告，在重要的時間節(jié)點召開里程碑會議，項目召開例會的頻率等信息都需要在溝通規(guī)劃過程中確定下來。最終總結(jié)到項目溝通計劃表內(nèi)，如表1所示。

表1 項目溝通計劃表

2.2 .6 進行項目風(fēng)險管理

在規(guī)劃過程組中完成了以上內(nèi)容后，并不代表規(guī)劃過程組的內(nèi)容全部完成，而是恰好相反，最考驗團隊的是能否對項目風(fēng)險進行規(guī)避，使得項目受到最小的消極影響，順利地如期完成項目所有內(nèi)容，所以很重要的一步就是進行項目風(fēng)險管理。項目風(fēng)險管理包括風(fēng)險管理規(guī)劃、風(fēng)險識別、風(fēng)險應(yīng)對規(guī)劃、風(fēng)險監(jiān)控、定量風(fēng)險分析、定性風(fēng)險分析。簡單來說，項目管理團隊需要制定風(fēng)險管理評估表，確定項目可能存在的風(fēng)險并討論出解決方案來規(guī)避，如果無法規(guī)避的問題則給出應(yīng)對方案，在項目會議時及時跟蹤和反饋風(fēng)險信息。

2.3 執(zhí)行過程組

在規(guī)劃過程完成后，進入執(zhí)行過程階段，在該階段需要整合人力和資源組建項目團隊，確保項目可以保質(zhì)保量的按時完成。在組建項目團隊時需要確認項目需要的角色和明確職責(zé)，還有每種角色需要的項目人數(shù)，綜合考慮現(xiàn)有人力資源的情況，資深人員帶領(lǐng)一下新同事，以及根據(jù)項目復(fù)雜程度考慮不同成員的能力水平進行分配。

2.4 監(jiān)控過程組

監(jiān)控過程組的作用就在于實施監(jiān)管項目是否按照計劃在進行，項目成本、項目進度、項目質(zhì)量是否在計劃內(nèi)，是否出現(xiàn)風(fēng)險管理規(guī)劃中的問題，實時監(jiān)控項目過程以便出現(xiàn)偏差時及時調(diào)整和補救。同時監(jiān)控過程中應(yīng)該特別注意和有效控制項目變更的次數(shù)和程度，確保在有限的條件下實現(xiàn)項目目標。

2.5 收尾過程組

收尾過程組是整個項目管理過程的最后一個階段，主要任務(wù)是對項目進行驗收或者產(chǎn)品交付。在此之前需要準備竣工申請、資料、報告等，同時還有項目管理考核評價等方面的管理，此階段一定要把所有合同相關(guān)的內(nèi)容和項目管理過程中產(chǎn)生的信息文件歸檔，以便后續(xù)工作開展或者參考使用。

3 結(jié)論

本文通過以上海市農(nóng)業(yè)科學(xué)院眾創(chuàng)空間示范基地建設(shè)項目為例，研究了面向管理的項目管理過程，對其中的五個過程組進行了簡要的闡述，結(jié)合項目的實際情況進行了一部分內(nèi)容擴展，其中規(guī)劃過程組的內(nèi)容最多也最重要，規(guī)劃過程中考慮的東西越多，能更大程度保障項目順利執(zhí)行，也便于過程中的項目監(jiān)管。除了本文闡述的內(nèi)容外，規(guī)劃過程組中應(yīng)該還包含項目風(fēng)險管理的內(nèi)容在其中，這是以后在進行項目管理時需要重視的地方。最后希望項目的建成可以給創(chuàng)客提供完備的科研場所及研發(fā)設(shè)備，同時也希望這篇文章能給同行業(yè)的朋友一些借鑒參考。